原创《单位档案信息化管理的路径反思》
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档案信息化建设是一种对档案材料文件进行有效保存、开发、利用的手段,我们应当积极应用现代信息技术促进档案材料的转换,科学开展好各类档案资源的整理、保存与利用工作,建立更加完善的档案信息数据库,为单位各项工作的有序开展提供有效的数据支持.
一、档案信息化管理的优势
一方面是数字档案自身存储环境具有优势.过去的档案管理工作通常都是以纸作为媒介,利用人工录入的方式进行记录,而纸质材料的保存期限不是很长,在后期的使用、维护工作中也存在一定的困难,而实现档案信息化管理,将纸质档案材料转换为数字档案,通过建立数据库、网络平台,利用电子录入的方式来强化对档案资源的管理,从根本上转变了档案材料的管理方式与途径.档案材料能够直接存储到电子磁盘中,其占用空间大大缩小,也能够更加便捷地进行读取利用.从其存储环境来说,档案信息化管理对工作环境的要求不是很高,有助于促进管理效率的提升.另一方面是数字档案在查询使用过程中具有优势.档案管理工作属于单位各项工作的重要支撑点,怎样充分挖掘和利用好档案材料,发挥出档案材料的价值与作用,促进其使用效率的提升,这是我们必须要深入思考的问题.过去的档案管理在查询和使用上存在一些制约因素,比如说纸张老化、手续流程繁杂等,对档案资源进行数字化处理之后,能够第一时间为使用者找出其需要的档案,同时在很大程度上简化了档案查询利用的流程,提高了档案利用效率.
二、单位档案信息化管理的路径
（一）推进信息化管理平台建设.新时期,档案信息化管理方式能够有效促进档案整理、检索、存储、利用等工作效率的提升,让各种不同类型的数据信息得以更好的处理.要确保信息化管理工作的有序开展,首先必须要加快信息化管理平台的建设,利用统一的档案信息管理平台,真正实现档案资源的内部共享,依托信息平台来实现档案信息的高效传输,帮助使用者更快地解决各种问题.同时还应当强化单位各部门的沟通,在信息平台中设置完善的子系统,以便于使用者第一时间找到自己所需的档案材料,促进单位档案管理工作朝着更加科学化和规范化的方向发展.
（二）应用现代计算机硬件设备.只有科学选择配置硬件设备,才能够确保信息化管理工作得以顺利开展.对单位档案信息化管理工作而言,硬件设备是重要不可或缺的,我们在选择硬件设备的过程中,也应当结合单位实际情况和档案管理工作的使用需求来决定.比如说所选择的硬件设备需要满足单位日常档案材料的存储需要,设备质量要确保其可靠性,防止因为硬件故障而导致重要档案材料丢失或数据受损的情况.对超大容量的硬件存储设备而言,应当保证其具备较强的抗外力性,在实际使用过程中不会轻易受到外部环境因素的影响或破坏,确保其中存储的档案材料的安全.
（三）引进或开发档案管理软件.档案信息化管理工作不单单需要硬件设备的支持,同时还应当增加新的技术支持,对档案管理工作而言,要借助于专业、完善的档案信息管理软件来支撑整个信息管理活动的开展.所以我们应当积极引进或开发新的符合单位档案管理工作实际的管理软件,不断促进单位档案信息化管理系统的完善.档案管理人员应当对各类管理软件有充分的了解,能够熟练使用,不断提升档案信息化管理水平.
（四）信息化管理注重资源共享.在过去的档案管理工作中,纸质化的档案材料为使用者的查找、利用带来了很大的困扰,很多时候因为纸质材料容易丢失或者受损,导致一些重要资料无法使用.为有效处理好这一问题,我们在信息化管理的过程中应当强调档案资源的共享,可以将单位档案材料传输到内部网络存储器中,防止因为信息管理系统故障而导致数据的丢失.另外也可以通过建立档案信息数据库的方式来实现档案的存储与共享,而在日常的档案信息收集整理的过程中,也应当及时做好数据备份,保证档案材料的安全性与完整性.
（五）提升管理人员信息素养.“人”是做好一切工作的关键,想促进档案信息化管理水平的提升,首先应当不断提升档案管理工作者的综合素质和专业能力.我们可以借助于定期组织进行培训教育活动的方式来强化档案管理人员的信息技术应用能力,提高他们的计算机使用水平,培养档案管理人员的评估鉴别能力、信息收集能力.同时在档案信息化管理工作中,档案管理人员也应当主动进行自我充电,利用空余时间积极学习信息技术、现代管理等方面的知识,增强自己的综合素质,并重视学习过程中的积累和探索,真正将理论与实践联系起来.
三、结语
总而言之,单位档案信息化管理工作关系到方方面面的内容,是一项长期性系统性的工作.作为档案管理工作者,我们必须要引起充分的重视,将传统管理和现代化管理理念结合起来,寻找更高效、更便捷、更加智能化的档案管理工作方法,从而为单位各项工作的有序开展提供更多的便利,让档案管理工作作出更大的贡献.
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