原创《办公自动化背景下的医院档案管理分析》
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文/贵州省都匀市黔南州精神病医院 陈佳强
【摘 要】信息技术的飞速发展带动了办公自动化的普及,在这样的大背景下,医院档案管理也开始从传统管理模式向着现代化、信息化和智能化的方向转变.本文从办公自动化的特点出发,对当前医院档案管理中存在的问题进行了简单分析,并就如何提升档案管理效果提出了几点建议.
【关键词】办公自动化；医院；档案管理
档案管理对于医院的正常运营意义重大,而针对当前医院档案管理中存在的问题,如何保证其在办公自动化环境下的管理效果,是医院能否实现顺利运营的关键.从医院角度,应该做好问题的分析,做出适当改变,创新档案管理方式和手段,利用电子管理的方式来推动医院档案管理的自动化.
一、办公自动化的特点
办公自动化指利用先进的计算机信息技术实现办公,内容包括信息传递、数据存储等,可以显著提升办公的灵活性和可靠性.从医院档案管理的角度,办公自动化具备几个非常显著的特征：一是资源共享,通过对计算机互联网信息共享系统的利用,医院档案管理更加规范,可以借助办公自动化实现资源共享,强化不同部门、不同科室之间的沟通交流,对于办公效率的提高有着良好的推动作用.二是迅速精准,医院能够将记录的资料迅速录入到信息系统中,提升档案管理的精准性和高速性,保证管理的系统化,也能够为信息的实时检索提供便利.三是存储灵活,传统档案管理采用的是纸质文档,对于存储环境有着较为严格的要求,而且需要占据较大的空间,而在办公自动化的支持下,纸质档案变成了电子文档,也可以对图像、音频和视频等进行存储,在节约空间的同时,也可以延长文档寿命.
二、医院档案管理中存在的问题
首先,在医院档案管理中,并没有配备专业的档案管理人员,其本身专业素质不足,对办公自动化缺乏足够的掌握,依然习惯沿用传统的文档管理模式,或者只是单纯地掌握了计算机操作技术,并不能很好地胜任新时期的文档管理工作.其次,医院档案管理缺乏完善的管理系统,调查显示,多数医院档案管理系统的水平不高,实用软件少,操作繁琐且缺乏针对性,无法实现与医院其他管理系统的有效融合,电子文件与电子档案的转化和存储缺乏可靠连接,档案信息的录入障碍重重.再次,管理不足,办公自动化的出现,为人们的办公提供了便利,但是同时也引发了一些新的问题,如无法对原始文件进行保存,文档存储方式不统一等,导致数据库检索相对混乱,给文献资料的检索工作增加了难度.最后,安全隐患众多,办公自动的最大问题在于其本身存在诸多安全隐患,电子文档本身并没有固定的形式,也没有可供对比的特殊标记（字迹、签名等）,在方便修改的同时,也使得其失去了权威性和标志性.另外,自动化的文档管理很容易遭遇木马和病毒等的入侵,导致数据错乱或者丢失,在影响医院档案管理质量的同时,也可能导致病患个人隐私的泄漏.
三、办公自动化背景下医院档案管理
（一）提升人员素质.高素质的管理人员是保证医院档案管理效果的关键,想要确保医院档案管理的有效落实,必须设置专门的档案管理人员,比如或者轮值的情况.从适应办公自动化需求的角度,医院应该加强对于档案管理人员的教育和培训工作,为管理人员提供理论学习与实践的机会,促进管理人员专业素质和职业道德素质的提高,为档案管理工作提供良好的人才保障.另外,应该设置相应的考核机制,对档案管理人员的能力进行考查,配合激励机制,激发管理人员的竞争意识,使得其能够更加积极地投身到档案管理工作中去,逐步构建起完善的档案管理及机制.
（二）完善管理系统.在办公自动化背景下,医院应该立足自身实际,加快办公自动化档案管理系统的研究和完善,增加一些实用性强的管理软件,构建档案管理子系统,推动电子文件与电子档案的有效连接,以方便文件的转化与存储.档案管理系统中可以设置相应的信息共享平台,实现医院各部门各科室之间的信息共享,对于不同应用,应该做好相应的权限管理,以此来强化档案管理的针对性和适用性.
（三）规范管理流程.医院应该制定完善的档案管理规范和条例,对档案管理路程进行规范,配合计算机技术,促进档案管理效率的提高.同时,应该制定严格的档案管理标准,依照国家相关规定,从医院本身的实际情况出发,合理进行档案分类,提升档案管理的标准化程度,管理人员必须依照相关标准进行档案管理.另外,应该做好医院档案管理制度的更新和调整,定期进行档案的检查,保证数据准确可靠.
（四）强化安全防护.医院应该构建可靠的信息化管理网络,通过设置防火墙、权限管理和信息加密等方式,提升档案管理的安全性；应该定期对档案信息进行备份,以确保档案遭到破坏或者出现遗失后,可以进行数据的恢复.
四、结语
在办公自动化背景下,医院档案管理出现了许多新的特点,也暴露出一些问题,需要医院领导的高度重视,运用办公自动化技术手段,逐步实现档案管理的电子化、数字化和现代化,提升档案管理的有效性,推动医院的长远稳定发展.
办公自动化论文参考资料：
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