原创《某公立医院人事档案信息化管理体系建设实践》
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文/济宁医学院附属医院 刘腾 汲洪国 胡霄阳 常诚诚
【摘 要】公立医院人事档案管理是人力资源管理的重要工作.为满足日益增长的人事档案信息需求,在分析当前档案管理工作存在的弊端的基础上,A医院积极探索信息化管理体系建设,对当前人事档案的信息化管理模式进行了优化,进一步提升了人事档案信息化的管理效率与质量.
【关键词】公立医院；人事档案；信息化；体系建设
随着科学技术的不断进步,信息化管理被越来越多的组织管理者认可并加以使用,对于人事档案,信息化尤为重要.人事档案是记录职工发展的重要原始资料,随着员工评估考核工作的科学化、规范化,人事档案的作用日渐突出.目前,传统的人事档案管理模式已经不能满足新时代的档案管理需求.为了适应时展,提升档案管理工作质量与使用效率,档案管理者必须要应用信息化的现代管理手段.笔者结合某大型公立医院A医院的人事档案管理实践,就人事档案信息化体系建设进行探讨.
一、人事档案管理日趋重要
人事档案管理工作是一项基础的内容,干部人事档案记录了员工从入学到退休的整个职业发展历程,是反映干部的自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料,是核算待遇、提拔重用人才的重要参考依据,同员工利益切身相关,有着举足轻重的作用.干部人事档案内容的充实、完善、高效使用,是机关事业单位人事管理的重要支撑.
二、传统人事档案管理存在的问题
（一）管理者忽视人事档案的重要性.档案管理工作不产生直接效益,故易受到管理处的忽视,在日常工作中也是注重对档案的保存,却缺少对其的使用.同时对档案的各项设施投入力度也较小,尤其是信息化设备的落后阻碍了档案利用率的提高.
（二）档案管理人员缺乏专业素质.目前医院的档案管理人员大都是临床转行政的人员,没有进行过系统的档案管理知识和档案信息化培训,缺乏专业性知识,没有充分认识档案资源的重要意义和作用,因此在档案管理和信息化建设方面能力有限,大大阻碍了人事干部档案信息化进程.
（三）档案完整性与准确性欠缺.干部档案中缺少重要材料的现象比较普遍,尤其是考核材料、参加工作材料等重要材料的缺少占很大比例.一是收集工作不及时,比如年度考核表、工资变动表、干部任免材料,没有及时地归入个人档案.其次,部分材料如《干部履历表》为本人填写,难以避免地出现填写随意、不清,甚至错误等问题,且之前的档案管理部门审核不严,致使个别干部档案记载的“三龄二历”等方面信息,前后不一、自相矛盾,还有一些干部档案中存在不同程度的档案涂改问题.
（四）未形成完善的档案管理流程与制度.实际工作中,工作流程设计不合理往往是造成档案管理工作低效的主要原因.一是组织设计存在缺陷,分工不明、责任不清,没有明确各个管理员间协调与分工,易造成互相推脱、重复劳动.二是管理制度设计缺陷,没有有效的预防、纠错机制,导致档案管理质量参差不齐.
三、A医院实现信息化管理的实践
目前来看,人事档案使用频率不断提高,传统医院人事档案管理方式已无法满足医院的快速发展.利用信息化技术,加快人事档案信息化管理不仅能提升医院人事档案管理的质量,也在一定程度上促进了医院人事档案管理的效率,具有重要的实践意义.另外,传统纸质档案易丢失、易损毁,因此,需要信息化以保证档案信息的安全性,使其得以长期保存,避免了多次翻阅使用对档案的损害.
对于目前人事档案管理中存在的问题,不仅需要信息系统设备硬件的支持,更需要与信息化相匹配的管理机制建设,所以,A医院不仅止步于架设信息管理设备,更注重从根本上解决目前档案管理存在的问题,以信息化建设为契机,全面规范完善人事档案管理工作.
（一）转变对人事档案管理的传统认识.首先档案管理部门加大宣传,提高院领导对档案工作的重视.在全院通过开展讲座等方式,将档案管理概念灌输给医院全体职工,从思想上转变和深化认识,形成院领导、职能科室、医院员工对档案管理的一致重视,深刻认识到人事干部档案管理的重要性,能够积极主动支持并配合职能科室做好档案标准化、信息化建设工作.该院档案主管部门将档案信息化建设工作列入年度计划,提高其在日常工作中的地位,并保证相应的人力和设备配置.
（二）提升档案管理人员素质.目前,档案管理的专业化要求日渐提高,档案管理人员承担着档案的接收、分类、编目、编制、检索等科学管理职责以及保障档案安全,保证档案保密等重要职责.因此,该医院加大了对档案管理者的培训,组织了对档案管理知识的考核,对易出现问题的环节和情形组织集中讨论,强化管理人员的档案管理意识.
（三）建立健全人事档案信息化管理制度.制定完善人事档案信息化管理制度,明确个人及职能科室在人事档案信息化管理中的职责,减少管理的随意性.1.完善人事档案立卷归档工作流程和制度.人事档案整理和信息化工作涉及材料众多,根据提供对象的区别分为组织提供材料和个人提供材料.其中,组织提供材料包括入党材料、工资材料、考核材料等,一般为统一收集,规范性较高,统筹收集有利于提高人事档案管理的效率；个人提供材料包括学籍材料和进修材料等,内容容易出现填写不规范、材料不完整、提交不及时的情况.因此,需根据档案材料形成规律,定时、定向收集归档材料,对档案中缺少的材料及时进行登记、催缴和补充,确保档案材料的完整性.人事档案管理部门制定立卷归档制度,对各项材料的收集时间、内容要求、格式等进行详细的规定.为避免个人提交档案中常出现的填写不规范的问题,人事档案管理部门指定管理责任人,负责个人提交档案材料的初审工作,严把入档关,对入档材料鉴别真伪、查漏补缺,确保提交档案材料的规范性.对不符合归档要求的材料要及时处理,对个人档案内缺少的材料（如学籍材料、报到证等）及时通知补缴,手续不全的材料退回补充信息,虚假信息坚决禁止入档,同时对不能提交原件的情况通知个人缴纳相关证明材料,确保档案的完整性.2.完善档案信息化工作流程.人事档案的信息化是一项庞大的工作,需要前期大量的基础性扫描、整理、上传工作,为做到档案的分类准确、编排有序,使档案信息化的各个工作环节有效衔接,该医院设计了档案工作流程表,通过各工作环节人员在同一流程表上的工作记录,管理人员可极为方便地核查工作进度,并责任到人,每一项工作完成后,相应环节负责人均在流程登记表中签字.各个工作环节紧密联合,每一环则是对上一环工作的检查,使得档案数字化进程有序高效地运行,做到整理有人检查,装订有人把关,验收有人负责.其次,建立人事档案信息化核查工作机制,制定的图片存储标准：既要每张图片清晰、完整,杜绝图片歪、斜、尺寸失真、过度,并保证图片处理工作由专人负责.材料入库前通过抽查的方式比对图片存储标准和纸质档案材料,保证数据库内的图片材料真实还原档案原件的面貌.同时,合理布局扫描仪器,将高扫、平扫仪器由原有两台机器改为安装在一台机器上,减少材料对接程序环节,提质提速.
四、结语
通过构建信息化管理体系,A医院真正将“死档案”变为“活档案”,通过规范化的管理制度,提高档案标准化水平,同时,提高了档案使用效率,实现了人事档案全面、动态化长效管理.
信息化管理论文参考资料：
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