原创《电子信息化管理模式在档案管理中的作用》
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【摘 要】随着我国的经济实力越来越雄厚,国家的发展程度也越来越高了,当经济发展到一定程度后,国家和人民对计算机网络技术的重视程度也逐渐增加了,因此,在电子技术极度发达的现在,人们的日常生活和企业工作发展都离不开计算机网络,在档案管理工作中使用电子技术已经成为一种潮流,电子信息化管理模式的出现让档案管理工作得到了解放,将繁复的管理工作变得简单方便,让信息能有安全的储存和能快速地查找到想要的信息变得可能了.本文将详细讲述电子信息化管理的特点,并列举出电子信息化管理模式在档案管理中的具体作用.
【关键词】电子信息化管理；档案管理；作用影响
自从进入21世纪以来,信息技术对国家是影响力越来越大,当前时代已经进入了一个“信息全球化”的时代.不管是老人还是小孩,所有人都对电子产品有了一定程度的了解,更别说是年轻人了,他们不但在生活中不能离开电子信息技术,在工作中也处处依赖着计算机网络,在各个企业中,所有将传统工作模式与现代信息技术完美结合的部门都取得了质的飞跃,尤其是在档案管理工作中,电子信息化的档案管理工作已经逐步替代了传统管理模式,将档案管理推上了一个新的高峰.
一、电子信息化管理的概念
电子信息化管理是指在时代和社会的影响下,以高新科学技术和发达的计算机网络技术为媒介手段的一种生成信息、储存信息的管理方式.电子信息化管理制度在企业中一般将信息储存在私人计算机、硬盘、U盘等储存软件中,然后利用计算机网络技术对储存的信息进行管理分类、调查总结、转运传递等.电子信息化管理模式不但可以储存管理文字信息,还能将图片、声音、视频信息进行分类处理,因此,企业在档案管理中使用电子信息化管理模式不但能够使工作变得便捷方便,提高管理工作的效率,还能节约纸墨资源、减少浪费、保护环境,符合国家可持续发展的要求.
二、电子信息化管理的特点
计算机网络技术在人们的日常生活中越来越重要,甚至不断地被各行各业应用到了实际工作中去,为了跟上时代进步的步伐,符合社会和人民的要求,企业在档案管理工作上也开始利用电子信息技术了.经过人们的探索和挖掘,使电子信息化管理在档案管理工作中已经趋于成熟,无论是档案的生成还是储存都与电子信息技术息息相关,电子信息技术以其独有的严密性和方便性在档案管理中占据了不可缺少的位置,相较于传统档案管理工作而言,电子信息化管理需要的工作人员更少,却更能保证档案的安全性,且由于电子信息化管理是将档案储存在计算机中,因此,调取档案、储存档案只需要进行电脑操作而不用耗费大量人力物力进行翻阅寻找,电子信息化管理将档案管理工作变得更加安全便捷.
三、电子信息化管理模式在档案管理中的作用
（一）构建了有流程体系的档案管理工作.电子信息化管理的档案管理工作给当前阶段档案管理带来的与传统管理最不同的地方在于它能做到资源共享,以及能使档案管理工作变得有条理有流程,利用电子信息技术可以让档案管理变成自动化管理模式,不需要人为操控,只要在投入使用之前提前设定好相应的程序,计算机就能根据实际情况进行操作,将信息储存和信息共享完美地融合在一起.
（二）有效地提高了档案管理工作的效率.电子信息化管理模式的档案管理的主要管理媒介是计算机,这也就意味着在进行档案管理和信息储存时只需要利用计算机网络、硬盘、U盘等工具就能将信息全部储存下来了,这种储存方式首先可以减少纸质储存占有的空间和资源,将信息储存变得环保,并且,工作人员在进行电子信息化档案管理时只需要操控计算机网络进行工作,而不要耗费大量的人力和物力资源,这在很大程度上使工作变得简洁快速,提高了工作效率.
（三）增强档案管理工作的准确性.对于任何一个企业而言,档案管理都是十分重要的,在企业档案中不只包括了企业内员工的信息档案,还有关乎企业发展未来的重要信息,因此,企业在对档案管理方面非常严格,它要求较高的安全性和准确性,电子信息化管理的优势恰好体现了出来,电子信息技术是以计算机网络技术作为管理手段,以电脑作为信息管理载体的,机械化的技术在精确性和保密性方面都较人工操作更加严格,在查找信息时,利用计算机的检索技术比传统翻阅查找要准确迅速得多.
（四）保证了档案管理工作的时效性.电子信息化管理的时效性也是它的主要优点之一,在传统档案管理模式中,工作量巨大,耗费时间长是困扰企业和工作人员的一个重要原因,而利用电子信息技术对档案进行分类管理既可以提高工作速度,又能保证工作质量,因此,电子信息化管理对提高档案管理效率有极大的作用.
四、结束语
总而言之,在社会和时展的巨大影响之下,企业为了满足市场的需求,将档案管理工作转化为电子信息化管理模式已经成为必然,电子信息化管理具有严谨、方便的特性,因此,在档案管理工作中科学合理地使用电子信息技术能在很大程度上使档案管理工作变得轻松快捷,帮助企业解放出传统档案管理中的劳动力,提高企业的工作效率.另一方面,还能使企业信息储存更加安全,防止在企业竞争中被信息而导致企业损失.据调查显示,电子信息化的档案管理已经被大多数企业所接受并投入使用,想要在巨大的竞争之下脱颖而出,企业需要不断地改善自身电子信息技术,将档案管理工作与计算机网络技术更完美地融合在一起.
【参考文献】
[1]史文梅.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].中国集体经济,2014(22):34-35.
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[3]杨立新.电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].企业文化(中旬刊),2015(10):189-189.
信息化管理论文参考资料：
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