原创《关于医院人事档案实施信息化管理》
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随着信息化时代的到来,医院对于人事档案的管理也逐渐趋向科学化.但是目前还处在信息化管理的初级阶段,并没有成熟的管理体系,并且某些医院还停留在原始的档案管理制度上,本文将对医院人事档案如何实施信息化管理及其重要性等方面进行具体分析和探讨.
一、医院人事档案管理存在的问题
（一）领导缺乏重视.由于医院的主要工作是治病救人,医院的领导管理层就会忽视其他方面的需求,使得后勤等工作缺乏关注.大部分医院在人事档案管理方面很少投入精力和资源,导致医院的人事档案管理工作存在很多不足,比如,人事档案的信息得不到真正的开发和利用,无法为医院的工作安排提供帮助.另外,医院的档案管理也并不规范,比如新员工入职时,并没有严格审查档案信息,很多员工的档案缺少基础信息,给后期的考核、审批等工作带来了不便,加大了工作量,也降低了工作效率.
（二）缺失优秀的档案管理员.我国大部分医院的人事档案管理员,都是一些快要退休的老员工,或者是一些不能胜任其他工作的新员工,这也就拉低了整体人事档案管理人员的业务水平.由于这些档案管理员没有足够的业务知识和整理档案的工作经验,因此,他们的工作只是对人事档案做一些简单的收集、整理和归纳,使得人事档案的资源无法物尽其用,这也是目前医院人事档案管理存在的另一个问题.
（三）人事档案管理方法刻板.虽然部分医院已经对人事档案实施信息化管理,但是还有些医院在人事档案管理工作中还没有引进电子信息技术,仍然在使用原始的档案管理方案：人工记录、翻阅、整理,由于医院人事档案内容较多,人工整理过程中经常会出现很多错误,需要多次整理,不仅增加了管理员的工作难度,还容易导致档案破损、遗失,使得人事档案管理中最基本的保管业务都无法实现.
（四）人事档案管理工作范围狭窄.目前,只有很少的医院在人事档案管理工作方面,可以展现出其对档案的统计能力,其他大部分医院对于医护人员的人事档案只是简单地催交、分类和保存,并没有对人事档案加以全面、系统的分析和利用,造成人事档案资源的浪费.
（五）档案管理意识淡薄.由于档案管理员的工资相对较低,没有经济利益的刺激,使得管理员不能全身心地投入工作中,并且会出现档案管理工作可有可无的心态,只是单纯地查阅和归档,完全不考虑其在人事管理工作中的重要性,进而影响了档案管理工作的质量和利用率.
二、如何提升医院人事档案管理水平
（一）建立人事档案信息数据库.利用电子信息技术,将员工的人事档案与个人医疗、行政档案相结合,并且详细记录医院每一个工作人员的基础信息、全院人才的储备情况以及医护人员的专业领域,便于后期可以公平、公正地考评员工业绩以及评定职称.信息数据库内可以存储大量资料,这在存储空间方面而言,是传统档案管理方式所无法比拟的.
在建设人事档案数据库的同时,还应当把如何保障信息存储安全考虑在内.具体可以选择安全、稳定的硬件设备充当存储介质,再对数据进行备份,确保出现意外时数据不会丢失.首先,应当建立医院人事档案基本信息数据库,其中应当录入职工的姓名、出生年月日、籍贯、民族、家庭住址、学历、参加工作时间、职务、奖惩、工资等各项信息.其次,建立医院人事档案查询目录数据库,便于可以快速查询人事档案,具体可以将工作人员按姓氏首字母或者笔画排名,依次录入职工的姓名以及档案编号等其他数据.后续,可以直接运用查找功能,搜档案编号或者姓名,直接搜索出员工档案信息.最后,需要建立医院人事档案材料目录数据库.近年来,医院的人数在逐渐增加,每年都堆积了大量的档案材料,将员工的信息录入数据库时,可以利用目录迅速归类,实现档案数据标准化.
（二）开发强大的信息检索平台.医院需要按照内部的使用需求,开发独特的信息检索平台,使之适合内部员工使用.当然,人事档案信息检索平台还应当具有保证长期使用、维护成本低、操作便捷等特点,使之给员工带来便利的同时,也能降低医院的成本.
（三）培养信息化人才.人事档案管理工作人员不仅需要掌握丰富的人事档案管理知识和经验,还要能够熟悉计算机,可以通过电脑对人事档案进行录入、检索、使用和提取,并且还要了解一些医疗知识.而此类人才并不多见,因此,这就需要医院针对此类人才进行专业的培训,使之可以提高业务能力,保障以后所参与的医院人事档案管理工作更加科学、高效、规范.
（四）完善人事档案管理制度.在对人事档案进行信息化建设的同时,传统的档案管理模式也一直没有废除,两种档案管理模式同时存在,给工作人员带来了很多不便,因此,我们需要对档案管理制度进行完善.首先,医院应该统一人事档案管理模式,选用科学、合理的档案管理软件系统.一套科学完善的人事档案信息系统,可以有效提高整体的工作效率,加快人事档案信息化管理建设.其次,需要加大对人事档案工作人员的考核,针对档案管理员制定具体的奖惩制度,对档案管理有贡献的员工给以奖励,借以提高员工的工作积极性,促使员工不断提升业务能力,发挥所长,进一步完善人事档案管理工作.
（五）提高档案管理员主动、创新意识.随着医院人事制度的不断改革、完善,过去的档案管理制度已经不适应当今的管理模式.档案管理员需要在为医院中心服务时,积极利用干部人事档案资源,把人事档案与医院工作相结合,为各科室中层干部竞争上岗、评定职称、人员调整等方面提供重要依据.另外,档案管理部门还应该积极探索,提高创新意识,研究专科医生和行政人员的档案管理办法,进一步完善医院人事档案管理制度.
三、医院人事档案信息化建设的重要意义
（一）有利于提高工作效率.传统的人事档案工作,有很多局限性,主要由于个人整理档案的过程中,极容易发生错误.而对人事档案进行信息化建设之后,一方面可以节省工作人员的很多时间,提高了工作效率,还能减少错误.另一方面也方便医院核查,比如在对人事调动时,可以第一时间调取档案.
（二）有利于实现人事档案微机化.当今,很多档案都被强制要求微机化管理,档案微机化管理的好处不言而喻.微机化,作为一种全新的档案管理模式,主要是档案管理员借助原有的人事档案资料,将有关资料手动输入微型电脑并加以核对,使之形成一个完整的人事档案数据库,进一步提高档案管理的质量和利用率.
（三）有助于提高医院现代化管理水平.随着科技的发展,在大部分医院行政工作中已经用到了自动化办公,而实施医院人事档案的信息化管理,可以使得医院现代化管理水平得以提高.把人事档案与医院行政档案、医疗档案三者进行结合,可以更好地考评医护人员的工作绩效、充分发挥医护人员的工作积极性、提高医院的管理效率.
（四）有助于保护纸质档案.由于纸质档案极易破损、遗失,而很多工作中又必须要求提供书面材料.因此,保护纸质档案也是档案管理员的一项工作,但是长期翻阅又容易破坏档案.人事档案信息化建设可以将原始纸质档案的内容输入电脑,后期查找不再需要翻阅原件,从而可以有效保护纸质档案原件.
四、结束语
医院对于人民群众而言,是一个不可或缺的健康保障机构.而医院的人事档案管理体系是否健全,也会影响医护人员的工作效率,甚至是整个医院的运作效率、管理透明度以及服务能力,因此,对医院人事档案管理进行现代化建设显得十分重要.
信息化管理论文参考资料：
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