原创《新形势下事业单位人事档案管理信息化》
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【摘 要】人事档案的信息化管理,已成为人事档案管理研究的新课题.为了更好地适应时展的需要,提高人事档案管理水平,加强人事档案信息化建设,有必要对人事档案信息化建设管理做进一步的探讨.
【关键词】事业单位；人事档案管理；信息化
人事档案是事业单位选拔人才、干部升职、任用、调动、退休等利用的重要依据.也是坚持公道正派地选人用人的重要基础.人事档案信息化管理是现今社会发展的需要,是事业单位组织人事工作的重要内容.
一、事业单位人事档案管理的现状和问题
（一）人事档案基础工作投入不足,电子化硬件设备得不到保障.有的单位没有独立的档案室,档案设备简陋,没有、电子摄像头,没有防光效能高的窗帘,没有仿真扫描仪,计算机硬件和档案存储设备落后,不能适应新时期档案管理工作的信息体系.
（二）单位领导不重视,没有配备充足的档案员.传统的档案管理需要耗费大量的人力,一旦人员不够,就会使得材料归档不及时、归档材料不齐全,不利于档案的完整与保管,也影响了工作效率.
（三）缺乏专业的档案管理人员.大部分事业单位没有专业性强的档案员,人事档案管理人员没有经过专业的培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,对计算机使用、数字化管理和信息化软件使用不熟练,甚至一窍不通.随着信息技术的不断应用,传统的档案管理模式也在不断改进,为适应现代信息化、数字化档案管理需求,对档案管理人员专业化水平的要求也越来越高.
（四）传统的纸质档案保管不方便.传统的纸质文档保存、借阅、管理不方便,容易损坏泄密,造成不良影响.信息化时代急需提供电子档案的管理,大量的电子文档和数据,有效的管理方法就是信息化管理.如何确保海量档案资料安全？如何更好地发布档案信息,便于查找和使用？这些都是纸质档案管理无法解决的问题.因此,新时期电子文档数据化、信息化管理很有必要.
（五）管理的科学化、信息化程度不高.随着科学技术手段的不断更新,人事档案信息管理系统已经被普遍采用.但在实际操作中还没有充分挖掘和发挥一些先进技术手段,人事档案管理现代化、智能化、数据化没有得到广泛的应用,有的单位只是简单地将、档案目录输入电脑,资料检索、调阅则进行手工操作,基本没有实施无纸化阅档.
二、人事档案管理信息化的必要性和作用
（一）信息化人事档案管理改变了传统的档案管理模式.传统的人事档案信息工作“重藏轻用”,在数字化信息管理环境下,档案工作的最终目的是为了利用.信息化档案管理可以将数据进行一定层次的分类,解决了纸质档案信息量大、数据复杂的缺点,使人事档案管理工作变得越来越有条理性,为档案利用提供了高效便捷的档案信息服务渠道,提供了更加全面的信息,还能够有效避免信息的丢失,解决了纸质版档案保存的弊端.这种档案管理模式的改变既节省了人力又能提高档案管理工作效率,还能提升档案管理水平.
（二）信息化档案管理可以实现档案信息资源共享.对于企事业单位来说,档案管理信息化的模式可以对电子档案、电子文件进行有效的集中管理,通过对信息资源的接收、采集、整理、保存等过程,对档案管理进行信息化处理.对于领导来说,在规定相应使用权限的情况下,可以更加方便查阅本单位个人部分信息,调取档案数据,公开、透明地选人、用人.对人事工作者来说,档案往来变得更加快捷明了,办理调动及退休时查档审档越来越方便,实现了档案信息资源的共享.
三、对策和建议
（一）实行档案规范化管理.领导要对干部人事档案工作高度重视,完善档案管理体制.将档案管理工作纳入单位的议事日程,主管领导亲自抓档案管理工作,从制度上、硬件设施上、人员管理上得到支持和保证.
（二）提高档案管理人员的档案意识和责任感.管档单位要加强档案人员的责任意识,挑选责任心强,有耐心的员工承担这份工作.要求管理人员积极上进,及时转变思想观念,开拓进取,熟练掌握档案数字化处理技术,以及计算机软件系统操作规程.
（三）强化管档人员的业务培训.上级管理部门应加大对干部档案管理人员的培训力度,努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质.采用“请进来,走出去”的方式,既邀请上级主管单位的专业人士进行指导,又鼓励支持管档人员参加地市级举办的人事档案管理培训班.特别是现代信息技术发展日新月异,干部档案管理引入信息技术手段势在必行.
（四）加快档案信息化进程,提高工作效率.尽快做好数据库的建立工作,充分利用微机、扫描仪等现代设备和现代技术,用微机整理输入档案资料,通过相应的技术处理,把文字资料向数据资料进行转变,使人事档案纸质和数据格式的并存有所实现；建立人事档案数据库,将目前人事档案管理工作中手工管理的方式向数字管理进行转变,确保人事档案接收、传递、存储和利用实现一体化.
（五）加快人事档案全文数据库建设.为了深化人事档案信息资源的开发利用,提高人事档案利用工作的效率,满足利用者的需求,保护实体档案,全文数据库的建设就显得尤为重要.建立一个全文数据库,利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了.建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络,以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对人事档案信息资源的共享.
事业单位人事档案管理人员要依据当前事业单位发展的需要,抓住当前有利时机,结合单位实际情况,加强学习、不断改革创新,改变以往纸质版档案的管理模式,将电子化档案广泛应用到实际工作中来.
管理信息化论文参考资料：
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