原创《信息化背景下传统档案管理工作的改革》
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文/汉江师范学院 张善勇
【摘 要】随着21世纪网络信息化的迅猛发展,传统档案管理技术与企业类型多样化、员工数量的增多之间的矛盾不断涌现.传统管理技术已经无法满足现有工作要求,利用计算机技术实现档案管理工作的信息化这一任务刻不容缓.同时传统档案管理工作繁琐,日后不方便查阅,造成许多不必要的麻烦.通过本文对信息化背景下档案管理工作的改革原因与改革方向的探析提出建议,希望能促进传统档案管理工作的发展,提高工作效率与工作质量,进而更好地为大众服务.
【关键词】社会信息化；档案管理；改革
随着社会生活节奏的加快,传统手写记录信息的方式已经不适合现代化的进程.延长信息储存时限,精确信息内容,提高服务效率与工作质量是档案管理者所必须重视的问题.而档案信息化就是档案员在管理部门的正确引导下,运用先进技术对档案进行系统化、精准化、简易化的处理.在信息化的背景下,档案管理工作理应跟随时代的脚步,应用现代信息技术,朝着信息数字化的方向发展.
一、传统档案管理工作中存在的问题
在信息化时代之前,传统档案主要以纸质档案为主,档案管理人员负责各部门文件的收集整理、鉴定组卷、分类归档,因工作量大、办理管理的手续繁琐、消耗大量的人力物力资源,却又容易丢失破损,促使档案管理者不得不寻求更为有效的管理方法.在现实生活中,有些单位部门因对档案管理不重视与法治建设理念薄弱造成档案系统的不完整,基本信息缺失；还有的地方档案管理划分紊乱,信息储存不完整,查找交接存在严重困难,影响档案管理质量与办事效率.档案管理方式单一、收集资料形式单调落后、档案管理者工作经验的欠缺导致传统的档案管理方式遭淘汰.
二、新时期档案管理工作的改革方向
（一）改变旧时代思想,发展创新精神.网络信息化时代,人们追求方便快捷获取信息的方式,那么与人们生活密切相关的档案管理应率先步入现代进程中.国家档案局原局长杨冬权曾说：“过去我们对档案服务功能的认识存在一个误区,即重视为历史服务的功能而轻视档案为现实服务的功能,也就是重视档案为党和国家积累史料,提供历史经验,传承历史文明方面的功能,而忽视通过建设档案对人、财、物、事进行管理从而提高社会管理水平,提高社会效率方面的功能.与此相联系的又一个认识误区是重视档案工作在提供档案信息服务方面的功能,而忽视在帮助建设和管理档案方面的功能.”由此可以看出,档案工作管理者要具有创新精神与时俱进,构建适合社会发展的新型档案管理制度.
（二）提高工作人员管理能力与信息技术应用能力.优化传统工作方式,提升管理水平,构建更缜密、更先进、更专业的工作队伍.不仅要对档案管理专业知识运用自如,而且掌握一定的计算机办公技术,有上进心和对新事物的探索与学习能力,工作人员的责任感强弱是办事效率质量高低的关键.牢记档案工作的基本原则：统一领导,分级管理,从质量上维护档案的完整性,保证档案安全,避免天灾人祸的损害,便于社会各方面的利用.
（三）形成严谨的档案管理机制,遵循法律法规,加强信息保护工作.信息化时代应顺应时代要求,在国家的带领下,形成属于自己的管理策略与方针.同时应明白,档案管理的信息化要做到资源共享,这方便了我们的生活,节约了处理问题的时间,实现了资源互补,但是应注意对必要、私密的信息工作人员应做好保密工作,避免外泄,因为网络世界的公开自由性,信息化进程阶段中,必然出现诸多问题,建设者应考虑全面,细致严谨,以防对当事人造成伤害.
三、信息化背景下档案管理工作改革的意义
随着我国经济建设的快速发展,网络生活是当下大部分群众的选择,因此档案管理工作改革顺应了时展进程.《关于加强国家档案管理工作的决定》中提出：“档案工作的任务就是要统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度,科学地管理这些档案,以便于国家机关工作和科学研究工作的利用.”从中我们可以明显意识到,传统的档案管理方式已经不能满足日益增长的档案管理工作量的需要,只有适应新形势的社会需求,立足当下管理形式,不断提高管理能力,才能满足社会需求,增进档案工作者热情,实现档案管理的价值,为社会发展与前进作出贡献.档案记录了一段时期重要事件,在经济、文化不断发展的今天,我们应牢记“四个自信”的主要内容,做好档案管理工作,注重对档案的保护,顺应时代的发展,充分发挥档案管理工作的优势.
四、结语
通过对传统档案管理工作与社会信息化的探析,本文提出了档案管理工作的前进方向.档案管理信息化建设是现代化发展的趋势,这有助于档案信息处理的方便快捷与服务质量的提高,有利于形成中国特色的档案管理制度.我国近年来虽然在这方面有了很大的进步,但是本着可持续发展的战略方针,在信息化的社会背景下要注重循序渐进,逐步实现档案信息化.
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