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《基于独立学院档案管理中存在的弊端和解决办法分析》

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摘要：随着我国社会的不断发展,档案管理对于学生和学校都有着越来越重要的意义.对着计算机技术以及互联网技术的不断发展,传统的档案管理已经逐渐难以满足使用者的需求.因此不断对档案管理工作进行完善是必然的选择.对于我国的独立学院来讲,由于其起步时间较晚,配套设施也处于不断完善的过程中,所以在档案管理的过程中还存在着一些问题,本文通过对我国独立学院档案管理工作中存在的问题进行了分析,并为如何更好的进行独立学院的档案管理提出了一些建议.

关键词：独立学院、档案管理、弊端和解决办法

引言：作为我国高等教育中的新生产物,独立学院的各种配套设施还处在发展中的阶段,学院的发展也处于探索阶段.随着我国社会的不断进步,我国对于高等教育的关注度越来越高,政策扶持也越来越完善.在这样的情况下,独立学院迎来了非常好的发展前景,但是在档案管理方面,独立学院还存在着很多弊端需要解决,如何更好的进行独立学院档案管理工作,有效的发挥档案的作用,是我国独立学院的管理人员一直在思考的一个问题.

一、独立学院档案工作在运行过程中存在的问题

(一)人员素质偏低制约了档案管理质量的提升

档案具有记录形式丰富多样、时间跨度较大、涉及内容丰富等特点,在进行档案管理的过程中,虽然我国独立学院都建立了负责档案管理的队伍,但是由于独立学院自身处于发展阶段,档案管理队伍的专业性还处于有待提升的状态,进行档案管理的过程中经常忽略档案的价值,档案管理的工作只停留在表面的接收和发放,这样的情况导致档案管理失去了原本的重要意义,无法更好的为社会资源的合理使用提供帮助,在开展档案管理的过程中也会使工作人员每天虽然忙碌的进行档案处理,但却始终无法提升档案的利用率.

(二)人工检索方式制约了档案运行效率的提高

在进行档案使用的过程中,独立学院的档案管理人员经常会出现不明确档案使用者使用目的的现象,这样的情况会造成档案管理人员在工作的过程中难以及时有效的提供服务.逐渐形成了使用者提出哪些要求之后,管理者进行查找提供的工作模式,档案管理人员并没有主动思索应该找到哪些来满足使用者的需求,很大程度降低了档案管理的工作效率.另外一个影响档案管理工作效率的重要因素就在于检索的方式,目前在独立学院中,档案检索方式通常是人工检索与计算机网络检索共同存在,但是实际检索过程中档案管理人员通常会更多的应用人工检索的方式来进行,这也在一定程度上影响了档案管理的工作效率.

(三)投资方资金不足

由于独立学院是一种较为特殊的存在,所以独立学院中的各项资金来源都在于投资方的投入,在这样的情况下,很容易出现经费不足的情况.目前我国大部分的独立学院并没有设立档案管理的专项经费,这使得一些现代化档案管理难以实行,独立学院的档案管理水平和学院发展水平逐渐产生了一定的差距.另一方面,独立学院的占地面积有限,在保证教学面积的基础上,学院的行政办公面积一直处于紧张状态,这对于建立档案室也是非常不利的,在独立学院档案管理的过程中,一直存在档案室环境不合格、设施不齐全等问题.对于未来档案的整洁性和完整性产生了很大影响,使档案的作用大打折扣.

(四)档案管理中存在漏洞

我国独立学院档案管理中一个较为突出的问题就是独立学院管理人员对于档案的重视程度不足,对于档案管理工作也存在一些认识上的误区,这样的情况使得独立学院的档案管理工作很难取得良好的效果.由于独立学院的领导对档案管理工作的重要性认识不足,使得在档案管理经常是他人完成的,对于档案的真实性和有效性产生了很大的影响,在这样的情况下,档案管理工作很难满足如今使用者的需求.

二、解决独立学院档案管理问题的建议

(一)加强独立学院档案管理工作人员自身素质的培养与提高

要更好的解决档案管理工作中存在的问题,首先需要对档案管理团队进行优化,提升管理人员的专业能力和工作态度,这样才可以更好的发挥档案的重要作用.在进行团队优化的过程中,首先应该对档案管理人员进行专业的档案管理知识培训和计算机应用能力的锻炼,帮助档案管理工作人员更好的认识到档案管理工作的重要意义和管理方法,并且提升工作人员对于计算机和网络的应用能力,使档案管理人员可以通过计算机快速的进行档案的整理、收录以及检索,更好的提升档案管理的质量和效率.

(二)增强激发独立学院档案管理工作人员的工作积极性和主动性

档案管理作为一项工作内容较为单调乏味,工作周期长的工作,对于档案管理人员的积极性是具有很强的消磨能力的,尤其是在传统档案管理的模式下,许多工作都存在复杂单调的特点,使得档案管理人员的工作积极性很低.为了更好的改变这种情况,独立学院在进行档案管理工作改革的过程中,应该设立相应的激励制度,改变传统模式下的铁饭碗思想,通过合同制、考核制等方式在管理工作中加入良性竞争,从而更好的提升档案管理人员的工作积极性,在此基础上,还应该定期对管理人员进行培训,培养档案管理人员积极主动的思想,帮助档案管理人员不断掌握最新的技术和理念,更好的适应时代的变化,充分发挥出档案的价值和作用.

(三)加强独立学院档案管理工作人员办公条件的改善

由于独立学院的资金问题,使得我国许多独立学院的档案管理部门应用的设备处于落后的状态,而部分配置了先进档案管理设备的独立学院也面临着档案管理工作人员年龄偏大难以使用的情况,这在很大程度上影响了档案管理的工作效率和质量.为了避免类似情况的发生,独立学院首先应该提升档案管理人员对于现代化办公设备的应用能力,同时调整资金的分配情况,引进一些先进的档案管理设备,从而更好的提升档案的质量.同时独立学院也需要转变自身对档案管理的认识,将档案作为一种特殊的信息商品进行对待,更好的发挥档案的社会效益和经济效益,通过这样的方式,可以从更多渠道和角度来改善目前档案管理资金不足的情况,避免因资金问题而影响独立学院的档案管理发展.在这样的措施下,才可以最大程度的改善独立学院档案管理过程中存在的问题,为使用者提供更加完善的服务.

结语：随着社会的不断发展,使用者对于档案的要求逐渐提高,我国的独立学院对档案管理的重视程度也越来越高.在这样的情况下,档案管理人员应该充分的改变自身的工作状态,更加积极的参与到档案管理工作的改革过程中,通过不断的学习完善自己的档案管理能力,并运用到日常的档案管理工作之中,只有这样,才可以配合独立学院更好的改善档案管理过程中存在的弊端,为档案管理工作的发展与改革贡献出自己的力量.而我国的独立学院也应该加快对于档案管理的改革,引进更多先进的档案管理设备,为档案管理人员提供更加优秀的工作环境和设备.相信通过我国独立学院和档案管理人员的共同努力,独立学院的档案管理质量将会越来越高,为使用者提供更加全面的服务.

参考文献

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