原创《企业人力资源管理信息化系统的建立论证》
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摘 要：人力资源信息化是指基于互联网的、高度自动化的人力资源管理工作,囊括了最核心的人力资源工作流程,如招聘、薪酬管理、培训等.随着企业对人力资源管理信息化的实行和信息准确性需求的增加,人力资源规划、继任计划、个人职业发展规划以及绩效管理与核心能力管理,将成为下一波人力资本管理科技变革浪潮推进的重点.
关键词：人力资源；信息化
本文将对人力资源信息化管理系统建立的必要性、现代性、适用性及如何进行论证、选择、建立及使用等方面进行阐述,结合企业实际情况和具体操作经历进行系统说明.
一、建立人力资源信息化管理系统的必要性.
现代企业的人力资源管理把人上升到资源的角度进行配置和管理,构建一个有效的人力资源管理平台和体系成为企业HR工作的重点,通常包括人力资源规划、劳动关系管理、薪酬福利管理、培训开发管理、招聘配置管理、绩效考核管理等六个方面,由此人力资源管理所涵盖的范围更广,涉及的内容更多,要求的专业性更高,服务企业总体目标性更强.另外许多人会简单地认为管理信息化就是管理电子化,其实这两者有着本质的区别,管理信息化是以管理电子化为基础,并对其信息进行整合、归类、分析、使用、共享等功能性提炼升华,从而形成一个完整的管理系统,并通过此系统对各种信息源进行整合、集中并功能化地使用的平台,区分如下表：
下面就根据人力资源信息化管理系统的特点,结合笔者公司情况,简述企业建立人力资源管理系统的必要性如下：
1.提升工作效率.企业人力资源部门日常基础性工作包括每月的人事信息管理和维护、考勤记录和填报、考核核查和组织、假期核查和办理、人员入职和离职管理、日常招聘组织及审核事项、员工日常查询服务,以及每月繁多的内外部人事统计和报表等等事项占据人力资源管理人员的绝大多数精力,同时企业人力资源信息共享程度低,造成工作效率低且极易出错.人力资源管理信息化系统通过利用专业模块技术和分类,建立专业的计算机信息收集、维护、共享、刷选、查询、预警等平台,将企业人事管理各种日常重复性工作进行整合,将信息贯通应用于人事各项日常基础性工作项目中,提高效率、减少失误.
2.规范和完善业务流程.建立人力资源管理信息化系统,将使人力资源管理在招聘管理、绩效管理、培训管理、薪酬福利管理、假期管理及各种入职和离职管理等方面进一步理清、规范和完善人力资源运作体系的业务流程,提升管理水平.
3.为企业和员工提供增值服务.这是人力资源信息化管理系统的第三层次,即eHR系统：企业人力资源规划、员工自助服务等功能,并集成招聘技术、人才测评技术、职务分析技术以及绩效分析技术等人力资源管理和分析工具.这将促使人力资源部门主动去关注人事体制建设和员工发展,积极考虑如何持续激励员工,如何建立和保持一个高效能的团队,在员工获得了健康发展的同时,促进企业的长足发展.
二、建立人力资源信息化管理系统的可行性
据了解,中国当前50%的企业都建立人力资源信息化管理系统,该项比例在沿海地区更是达到了60%-70%,尤其是在外资、股份制企业的比例更高,上市公司基本都已建立了人力资源信息化管理系统,而大部分都建立了更高层次的ERP（资源管理）系统.近几年,国营和民营企业为了适应市场发展的需要,大力建立该系统,已成为了一种必然趋势.但不是每一个企业都需要建立一套先进的管理系统,企业是否需要系统、需要怎样的系统、需要具备哪些功能,实施范围如何等等这些问题都需要根据企业的实际情况进行充分的分析和判断后确定,一般来说,管理系统的使用程度与企业发展状况有密切关系,可根据企业的发展历程分为初创期、发展期、成熟期、衰退期等四个阶段：
●企业初创期：企业一般选择使用一些强制性的管理系统,如财务管理系统等.
●企业发展期：企业一般会增加选择使用一些常规的、较低成本的管理系统,如日常办公系统等,也有相当一些市场化明显的企业会依据自身的发展趋势和市场状况,预先选择使用一些专业的管理系统.
●企业成熟期：企业这时通常会配合一些专业认证选择一些专业化的管理系统,如人力资源管理系统、生产经营管理系统,也有一些市场竞争程度较高的企业或参与国际竞争业务较多的企业,一般会选择使用专业化层次更高、适用范围更广的全面资源管理系统,如ERP或ERPII.
●企业衰退期：企业这时通常选用一些提升整体管理控制的国际化专业系统,如ERP或ERPII,目的是将企业所有内部和外部资源充分进行整合利用,发挥其最大效率.
通过以上综述,各企业应结合公司发展不同阶段和特点,并结合自己的实际情况,可判定建立人力资源信息化管理系统的可行性.一般而言,对内管理体系健全稳定、信息化管理程度（OA建立等）等水平,是企业建立人力资源信息化管理系统的内部基础；对外人力资源信息化管理系统经过多年的市场实践和运用,已经非常可靠成熟,同时市场竞争充分,合理,为企业建立人力资源信息化管理系统的提供了可行的外部条件.
三、建立人力资源信息化管理系统的流程
企业在采用人力资源系统时应避免盲目跟风,否则容易造成日后因系统不适用而闲置不用,企业应根据自身的特点对使用和建立人力资源信息化系统及对人力资源信息化系统供应商的选择要进行分步骤论证,必要时应根据系统的各种功能和实施范围分阶段实施采用,从而避免不必要的闲置造成企业成本浪费.笔者单位先后与国内知名的3家人力资源管理系统软件供应商进行了多次接洽,进行相关的初步论证.
(一)人力资源信息化管理系统的确定
人力资源信息化管理系统应该根据企业的实际情况和人力资源管理工作的层次来进行确定,基本通过以下7个步骤来进行确定系统.
①收集供应商信息：多方面收集供应商信息,积极与供应商取得联系,直接获取更多的供应商信息,为下步对供应商的删选和接触提供初步判断参考.
②双方意向接触：对收集的信息进行判断,初步筛选出意向供应商,一般为3家,以便在确定供应商时进行比较选择.
③提供公司配置信息：在意向接触后,提供公司的相关信息给拟意向供应商,为供应商提报方案提供基础信息.
④供应商初步提报配置方案：供应商在公司提供相关信息的基础上,结合自身系统特点,提报初步系统整体框架方案.
⑤初次论证：企业组织人事、财务等相关部门人员对每个供应商提报的方案进行初步论证,根据公司工作特点及自身工作要求对方案整体框架提出修订或调整意见.
⑥供应商细化完善方案：在初步论证的基础上,对方案进行调整或细化,其中包括特定的系统见面、相关的功能模块设置、具体的操作实施流程等内容.
⑦二次论证：企业再次组织有关部门及人员对每个供应商细化的方案进行论证,并对系统进行实际模拟操作,对相关功能及操作流程进行使用验证.
通过以上步骤进行论证,公司对系统的功能设置、操作流程、使用范围及权限等等系统方案进行了基本确认,企业可将分三个阶段来建立实施系统,第一阶段为规范管理和提升效率的基础阶段,采用基本信息和日常管理模块,集团公司的可在总部先行试用,待系统基本稳定后再推广到下属企业,逐步建立起整个系统的人事管理规范和信息共享平台.第二阶段为深化管理和提升能力的专业阶段,采用人力资源信息化系统中的专业模块,有培训及能力模型管理、绩效评估管理、招聘管理等模块.第三阶段为提升系统资源管理的先进阶段,将财务管理、生产管理及工程管理等纳入整个系统资源管理,并逐步建立起公司整个系统的ERP管理体制.
(二)人力资源信息化管理系统的选择
人力资源信息化管理系统的选择应本着对系统本身高品质、高灵活、高延展的性能及其供应商高服务、低成本的特点,在全面综合分析判断的基础上进行选择.
企业可对人力资源管理系统系统供应商的专业性、成本、扩展性、售后服务等四个方面进行选择分析的.
1.专业性方面
一般来说,系统的底层编码结构类型分为两种,即B/S结构和C/S结构,这两种结构是因为系统采用不同的编制编码而产生的,其中B/S结构的系统可通过打开互联网网页的方式来进行登录和使用,这种结构使用方便,不受空间的影响,同时使用范围的扩展能力强,只要放开权限提供登录,即可通过登录互联网使用,但这种结构的保密性和安全性较低,容易感染网络病毒且易受攻击,C/S结构的系统则正好相反,保密性和安全性强,但必须在固定的局域网内进行使用,受空间影响大且扩展使用范围变更较复杂.
2.成本方面
现在市场人力资源信息化管理系统的以各个功能模块的组成的,各个供应商的系统是不相同的,这主要取决于系统供应商的市场策略和各方面的成本考虑（如研发成本、销售成本、服务成本、人员费用等等因素）.每个供应商的各个功能模块各有自己的特色,一般划分为基础模块和专业模块两大类,其中基础模块是其他专业模块的操作平台,是必须要具备的,专业模块则可根据企业的需求自行选择使用,当然选择的专业模块越多,系统的就越高,企业应在尽量控制成本的原则下,选择使用必要的专业模块,也可以根据企业发展的情况,分阶段来挑选使用功能模块.
以下就是笔者公司在论证过程中对三家供应商成本方面的情况表2
3.扩展性方面
适应今后业务发展和管理范围的需要,系统的扩展性分为使用功能扩展和范围扩展两方面,根据各供应商系统的演示判断,
4.售后服务方面
系统在使用后,因企业业务的调整、流程变更、制度完善等等因素,需经常对系统进行日常维护,故售后服务是系统选择的重要考虑因素,根据笔者公司对相关供应商技术人员队伍规模和在当地的设置情况判断选择.
以下就上述4个方面用5分制对三家供应商进行综合打分分析比较如下表3
(三)人力资源信息化管理系统的安置和实施
人力资源信息化管理系统在安置前,企业应将详细的相关管理流程、使用资料（尤其是各类使用表格）、信息内容（包括大量的各种相关数据）、计算机配置等等情况和内容提供给供应商,由供应商调整和完善系统,如按企业的管理规定和流程调整系统功能和结构,将企业的使用资料和信息内容整合后,导入系统内,建立使用平台安置到企业计算机服务器中,并与供应商的专有服务器建立对接,当系统安置完毕后,应当进行试用,用于检验系统是否达到当初设定的要求,如各项功能是否能够正常使用,各种流程和使用资料是否符合企业的规定,各种分析工具是否符合企业的要求,系统的网络连接是否正常,系统的调整是否能够灵活实现等等,这是个花费时间长、工作量大、协调难度高的过程,需要各方的共同努力配合才能很好地完成,在系统正常使用后,日常应该针对公司业务的调整、流程的改变、使用资料的更新、权限人员的变化、新功能的增加等等因素,及时进行系统维护.
四、结束语
经过以上说明,我们可以看到企业建立人力资源信息化管理系统是时代的需要,市场的需要,在如何选择、论证和建立人力资源信息化管理系统时,各个企业还应依据自身情况,本着适用、节约、方便（包括使用方便、维护方便、扩展方便）的原则来建立.
管理信息化论文参考资料：
本文点评：本文论述了适合论证和人力资源和信息化论文写作的大学硕士及关于管理信息化本科毕业论文，相关管理信息化开题报告范文和学术职称论文参考文献。
