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《信息化环境下公路档案管理》

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文/湖北省十堰市城区公路局赵文英

【摘要】公路档案作为我国交通建设事业发展的根本依据,可以有效地推动公路建设的发展,因此对于工作人员而言,做好对公路档案的管理工作是非常有必要的.从目前的公路档案管理方式来说,传统的公路档案管理工作已经很难满足信息化时代的管理要求,因此工作人员有必要对公路管理工作进行信息化管理的研究.

【关键词】公路档案；信息化建设；管理研究

公路档案完整地记录了公路建设过程中涉及的文字、图表以及重要的声像内容等,同时公路档案也记录了我国公路建设进程的历史变化,具有一定的历史意义.除此之外,公路档案也是对建设道路进行有效保养与监督维修的重要依据.随着我国现代化进程的不断加快,公路档案的管理工作也逐渐顺应信息化时代的发展,全面实现公路档案的信息化管理,进一步强化了档案的收集与保存.

一、公路档案管理的现状分析

随着我国经济建设水平与科学技术建设水平的不断发展,相应的办公自动化与无纸化的管理方式也逐渐被应用于日常的管理工作中,并且在此发展基础上,我国的档案管理工作也发生了相应的改变.公路档案管理的文件一般是以机读文件的形式存在,工作人员需要对这些文件提供大量的电脑储存空间,以将这些文件进行分类存放,并且工作人员可以根据文件管理信息的综合系统详细地去读取需要查阅的文件.然而在实际公路档案的管理工作中,工作人员采用的管理方法比较落后,在管理档案的时候还是比较重视纸质的档案,缺乏对档案进行信息化管理的意识.传统的纸质档案不便于保存,随着时间的推移纸质也会泛黄,不利于读取文件的重要信息.除此之外,档案管理人员的职业素质水平也不是很高,在工作中会存在不规范管理、流于形式等职业素质不高的现象.

二、实现公路档案信息化管理的重要性

公路档案的信息化管理是指建立公路档案的数据信息库,在一定程度上可以有效实现公路档案信息资源共享的目的,并且可以进一步提升工作人员的管理效率.通过利用现代化的信息化建设手段,实现科技手段与管理手段地来回转化.公路档案对于公路建设的发展而言,具有提供信息服务的作用,可以有效地推动公路建设进程的发展,同时公路建设工程也可以根据以往的建设档案进行相应的强化分析,不断完善公路建设的发展水平.档案的信息化管理可以很好地实现推动公路建设事业发展的目标,工作人员通过对档案进行信息化管理,有利于对档案资料实行收集、储存以及使用的工作,利用计算机可以增加公路档案的储存量,进一步拓宽档案工作的服务领域,实现强化公路建设发展水平的目标.因此,工作人员通过实现公路档案的信息化管理,从一定程度上来说,对提升公路建设的发展水平是具有非常重要的影响.

三、提升公路档案信息化管理水平的有效措施

（一）强化公路档案信息化管理意识.公路建设部门和相

关的档案管理人员应该转换传统的管理理念,应该适当地迎合现代化的管理理念,加强对公路档案的信息化管理手段,为此相关的管理人员应该强化工作人员对公路档案信息化管理的意识.公路管理部门应该利用一切手段,宣传信息化档案管理的重要性以及必要性,可以开展相应的会议进一步强化档案管理人员的工作意识,强化管理人员对于信息化档案管理工作的重视程度.

（二）强化公路档案信息库的建设水平.为了更好地强化公路档案信息化管理水平,工作人员必须对实现档案信息数字化的工作予以一定程度的重视.首先,工作人员应该摒弃传统纸质档案记录的管理方式,利用电子存档的方式保存公路建设档案.电子存档解决了纸张浪费的问题以及查阅麻烦的问题,有效提高了档案管理人员的工作效率.在利用电子存档管理方式的基础上,工作人员应该全面建设公路档案的信息库,满足档案信息资源的需求,可以对档案信息资源进行及时的补充与更新工作,进一步完善工作人员对公路档案的接收与整理工作.

（三）强化公路档案的管理机制.在信息化档案管理的建设工作中,工作人员要注重档案管理机制的管理水平,应该及时完善并且严格遵守管理机制的规章制度,进一步提升信息化管理的可靠性与便利性.公路档案的管理部门可以在遵循《档案文件整理规则》的基础上,对其规章内容进行进一步的完善,做好提升公路档案管理机制水平的优化工作.除此之外,对于档案资料的接收工作、编目工作以及电子文档的录入工作等都应该进行严格的制定,可以适当地建立赏罚分明的工作制度,进一步强化公路档案管理机制的管理内容.

四、结论

总而言之,我国公路建设对于档案管理的需求越来越严格,可以说实现公路档案全面信息化管理的工作已经成为当前公路建设工程首要开展的工作,为此工作人员应该及时强化档案信息化建设的工作力度,促使我国档案管理水平进入一个全新的管理阶段.

【参考文献】

[1]陈杰泉.浅谈如何加强公路档案管理工作[J].科学之友,2013.

[2]王一波.公路档案信息化建设之初探[J].网络财富,2012.

[3]吴芝芬.网络环境下公路档案信息资源的共建共享设想[J].科技创新导报,2014.

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