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管理研究类有关硕士学位论文范文 与图书馆编目业务外包的质量管理方面毕业论文格式模板范文

版权:原创标记原创 主题:管理研究范文 类别:专科论文 2024-03-22

《图书馆编目业务外包的质量管理》

本文是管理研究相关硕士学位论文范文与编目和外包和质量管理方面研究生毕业论文范文。

廖宇峰

(广东食品药品职业学院图书馆,广东广州510520)

[摘 要]图书馆编目业务外包已经越来越受到重视,但是实施起来在质量控制上还存在着不少的问题.概述了编目外包的优势和存在的主要问题,并着重剖析了编目外包的质量控制策略.

[关键词]编目图书馆编目外包质量管理

[分类号]G254

编目工作是图书馆开展各项业务的基础和关键.科学规范的馆藏编目数据能够准确地揭示所有的纸质、视听资源,是实现馆藏资源共建共享、保证馆藏资源利用的前提和桥梁[1].随着出版市场的繁荣和文献资源的增长,各级图书馆纷纷加大了图书的采购数量,同时也开始了编目外包的尝试.编目外包是指图书馆将原来由编目部门承担的书目数据的著录、图书物理加工等工作,委托数据商或书商来完成,图书馆编目人员则不再承担图书数据著录和图书物理加工等任务,而转为负责审校、质量控制的工作.最近几年,各级图书馆特别是高校图书馆都会或多或少地开始了编目外包业务,此业务的开展对图书馆工作的科学快速发展提供了非常有利的条件.

1 编目业务外包的优势

1.1 降低了成本

因为目前大部分的外包商所提供的书目数据都是来自于国家图书馆或者CALIS,其数据质量一般情况下都不低于各级图书馆自编数据,加上这些数据大部分都属于合同内的附加产品,图书馆编目部门不再需要增加工作人员和工作时间就可以获得更高的效益.因此,编目外包业务在很大程度上降低了图书馆的成本,提高了经济效益.

1.2 提高了工作效率

编目业务外包另外一个优势是可以显著提高工作效率.表现在可以借助馆外人员的力量来弥补自身工作人员的不足,将工作人员从枯燥乏味的编目和物理加工工作中解脱出来,进而展开科学研究和管理,提高了图书馆的服务水平和层次.尤其是对于一些高职院校来说,编目人员数量一般不多,但图书馆采购量却在逐年增加,繁重的工作量直接造成了图书的积压,导致新书不能第一时间上架.开展编目外包业务,可以使编目人员工作量大大降低,使其可以将原来的编目和物理加工工作转为编目数据和物理加工的检查工作,这样不仅可以保证数据的质量,还大大缩短了从图书到馆到进入流通环节的时间.

1.3 一定程度上保障了编目质量

图书馆图书编目数据的质量直接关系到读者的检索效率,因此图书编目质量对于读者服务工作来说是一项基础性的关键工作.现阶段图书馆编目外包商凭借着其在工作人员配置、技术服务、编目效率、售后服务各方面独特优势而成了主流.一些大型专业的编目公司具有相对庞大的规模和低成本的优势,图书馆如果将编目业务外包给这类公司,可以为本馆节省不少人力物力成本.

1.4 提高文献的时效性,解决编目滞后的问题

在网络信息时代,信息传输速度越来越快,知识更新周期也越来越短,读者对于文献的时效性要求更高,对于及时获取所需文献资源的愿望也越来越强.根据读者的反馈信息和对读者进行的问卷调查可知,读者对于新书上架不及时意见较大,而造成新书不能及时上架的原因主要是采编这一流程中文献积压造成的[2].图书从到馆到编目完成上架需要几个流程,首先需要采访人员的验收和登记,然后再对图书进行编目物理加工,最后才能上架借阅,这个时间短则一个月,长则可达半年时间.如果借助外包的力量来对图书进行编目,可以在较短时间内完成图书的编目和物理加工,缩短了图书的积压时间,使编目周期缩短到一个月以内,对于提高图书的利用率和提升图书馆服务水平具有强有力的推动作用.

2 编目外包业务存在的问题

2.1 MARC数据著录问题

因为不同外包商所拥有的数据源不同,因此各外包商的数据著录格式未必一致,而且在数据标准、规则和完整性方面存在着各种问题[3].此外各供应商的编目人员的业务能力参差不齐,对于编目工作的理解也不尽相同,导致不能准确把握馆内的著录、标引规范,这些都可能导致数据著录方面的多重问题;此外,外包人员的责任心也直接影响着MARC数据著录质量[4].

2.2 多卷书、丛编图书、再版书种次号错乱外包人员在编目过程中,由于责任心不强或者片面追求效率等原因而导致漏掉查重这一步骤,造成没有发现多卷书的其他卷,或者再版图书的其他版本,这将直接导致种次号的错乱,造成没有将多卷书与其他卷次保持一致的种次号,又或者没有增加辅助区分号.对于以丛书名作为正题名而集中著录的图书,每一册图书用辅助区分号加以区分,以利于整套丛书的集中排架,不至于因为种次号的不同而导致一套书被分散放置.

2.3 馆内规定执行不严格

外包商提供的数据源一般在著录格式上都是统一的,但是具体到编目的数据来说,每个馆会根据本馆的特色和用户的习惯而对编目细则有一些不同的要求.例如根据复分规则、种次号的长度和辅助区分号的著录的不同,从而制定不同的规则,外包编目人员必须事先了解图书馆的编目规则和馆藏特色.

2.4 外包人员不稳定

外包商的编目人员不稳定,调动频繁,是导致编目数据出错的重要原因.每个图书馆都有自己详细的编目规则,要掌握各馆的编目规则需要一定的时间,所以对编目队伍的稳定性要求较高.但实际上很多外包商的编目员工流动性都很大,本馆就曾碰到一些外包编目人员刚培训好就离职,甚至在未培训完就已经更换了新员工,然后又得重新培训的尴尬局面,这些都是导致编目数据不能保证质量的重要原因.

2.5 图书物理加工问题

图书物理加工包括加盖馆藏章、粘贴磁条或RFID标签、粘贴条码、粘贴书标和覆盖书标保护膜等.虽然这些工作技术难度不大,但也必须依照编目加工规则来进行处理,使图书物理加工能够保持规范、统一和美观的效果.外包业务中经常会出现以下问题:例如磁条缺漏或少贴、扭结、外漏,这对于图书防盗功能有一定的影响;此外条码没按规定位置粘贴、歪斜、毁损、同书不同条码;还有馆藏章没按规定位置加盖、漏盖、盖歪;书标张冠李戴、歪斜,保护膜坑坑洼洼等问题.

2.6 索书号的生成不正确

索书号即为排架号,是编目中的重要数据,也是排列和查找图书的依据,一般按照分类著者号和分类种次号生成索书号[5].分类著者号排列法是先将图书按照分类号归类,相同分类号的图书再按照著者号进行排列;而分类种次号排列法也是先将图书按照分类号归类,然后给出到书的顺序号.两者方法最大的区别在于采用分类著者号可以把相同著者所著同一类的图书集中排列,利于读者查找图书,但取号程序比较复杂.分类种次号则取号相对容易,但是同一作者所著的相同图书则难以集中.现代图书馆几乎都采用开架借阅的模式,虽然著者号取号困难,但基于“读者为中心”的宗旨,很多大型图书馆,如广东省立中山图书馆,都是采用分类著者号的方法,其主要依据为该馆编著的《汉语拼音著者号码表》.分类著者号排列法的索书号一般由组成,第一级是分类号,第二级是著者号,第是年卷(册)序号或版次序号[6].由于分类著者号排列法取号比较复杂,外包加工人员经常因此出错.

3 编目业务外包的质量管理策略

3.1 对外包商开展岗前培训

编目工作具有以下两个特点:一是具有较强的连续性.每个图书馆由于自身历史的延续、区域周边的环境、本馆定位和资源的学科倾向性等原因,在编目规则的制定上具有很大的差异,而外包商编目人员必须经过一段时间的培训和实践才能深入了解所服务的图书馆的编目规则.二是由于编目工作直接影响读者能否快速准确地获取文献资源,所以熟练的编目人员具备注重细节、重视编目质量的职业特点和优势.因此,图书馆编目人员在不断学习以前的编目规则的同时,也会不断地修订现有的编目规则.虽然外包商加工人员在编目上有较强的实践经验,甚至有较强的编目能力,但是由于每个图书馆之间各具特色,形成了不同的编目、分类、加工规则和方法,所以无论外包编目人员分编过多少个图书馆的文献资料,不管经验多丰富,都必须对其开展新一轮的岗前培训.岗前培训除了包括向外包编目人员介绍本馆的馆藏状况、目录体系、学科资源特色等情况之外,还需要对其重点培训本馆的编目规则,尤其是特色的规则和规章制度.

3.2 制订严格的编目技术管理标准

建立一套严谨科学的图书编目条例是保障编目业务外包的关键.在编目外包工作开始的时候需要把本馆的机读目录格式规范、相关的分类规则和最小层次款目要求、著者号的使用、图书物理外观加工等应注意的事项全部罗列出来,供编目人员参考和学习;其次还要强调容易发生的错误,需要明确规定异地外包索书号的出错率控制标准以及到馆加工图书的索书号出错率控制标准,这些硬性的要求有助于外包商明确对其质量要求和实施规范,使图书馆在编目质量管理上可以做到有据可循,有规可依.通过设定评价指标,减少编目外包中出现的著录错误、索书号和分类号错误、磁条漏贴等质量问题.

3.3 合约中明确规定外包商必须保证人员的稳定性

外包编目常见的一个状况就是外包编目人员流动性比较大,直接影响到图书馆编目业务进展和编目数据的质量.根据以往经,每更换一次编目人员,出错率就显著提高,同时也提高了双方的沟通成本.因为图书馆每次都要重新对外包商分编人员进行培训,这些都降低了工作效率.图书馆有必要通过合约规定:外包编目人员要稳定性高,并且有一定的数量保障,有一定的编目工作经验.通过这些举措可以有效防止外包商人员流动频繁的状况,即便不得已更换编目人员,也必须事先通知图书馆编目负责人员[7].

3.4 强化采访和验收环节

在编目外包实践中,采访和验收环节也是容易出错的地方.假如采访出现问题,则直接影响到后面的编目和验收、退货等环节.所以想要顺利完成编目外包工作,需要同时将采访工作纳入编目质量控制的范围.在采访环节中,对图书的初步甄选要比自编要求更加严格.目前,国外常常使用展销选书的采访方式,而国内常使用现采的方式,这两种方式都可以保证图书适用性,所以采访工作必侧重于查重工作;而如果采用传统的勾选书单的方式,采访的工作量会大大增加,要从学科主题、出版年份、版本版次等方面一一甄别,这就要求供应商所提供的图书信息必须全面准确,特别是查重的关键检索点尤其重要.

3.5 加强与外包商的沟通交流

加强与外包商的沟通交流,也是图书馆加强编目外包质量控制的关键一环.图书馆必须随时与外包商保持良好的沟通,就编目过程中出现的问题,及时沟通解决,以免造成更大的损失.同时外包商也需要履行自己的权利和义务,在工作中遇到难题,都需要及时报告,以图沟通决解[8].

3.6 严格筛选书目数据源

严格筛选书目数据源是控制书目数据质量的重要环节.目前较权威的数据源分别来自国家图书馆和CALIS两个机构的编目数据,国家图书馆的数据源一般为公共图书馆所采用,而CALIS更多用于高校图书馆.至于其他的数据源无论在质量和数量上都远不如这两家,对于其他的数据源可以拒绝采用.因此,编目员应准确地判断出书目数据来源.在实际操作过程中,可以利用第三方工具(例如CN-MARC大师、广软件图书查重工具)检查编目数据是否全面、标准,同时查证其是否来源于上述的两大联机编目机构.如CALIS 的书目数据带有其特有的控制号字段099##CAL—,而国家图书馆的编目数据则可通过记录头标区、200、307、5—、6—、7—等字段来识别,此外国家图书馆编目数据并不包含320字段.

3.7 设计简单易用的图书自动编目程序目前在图书外包编目过程中,大部分外包编目人员都会选择套录本公司提供的图书MARC数据,如果该公司实在无法提供图书MARC数据,只能利用图书馆自动化管理系统套录CALIS或者国家图书馆的联机编目系统中的数据.对于一些最新的或者发行数量少的图书,在找不到现成的图书MARC书目数据的情况下,只能自己编目,但是这会在一定程度上影响编目的效率和质量.所以图书馆技术部门或者图书馆系统集成商应该设计简单易用的图书自动编目程序,工作人员只需要选择或者填入出版社、输入题名和著者,系统能够自动查重,进而自动生成图书的财产号和图书的其他MARC字段数据.在人工智能、网络化和大数据环境下,未来的自动编目功能将会变得更加完善和准确,可以进一步提高编目外包工作的质量.

3.8 建立严格的岗位工作责任制,做好质量控制

外包工作人员除了需要高度的责任心、合作精神和奉献精神之外,还需要树立严格的规范意识.在业务方面需要具备扎实的图书馆学基础知识,必须掌握《中国图书馆分类法》和《西文文献著录条例》.图书馆应该制定严格的岗位工作责任制.例如对各个MARC字段都有严格的要求,在保证各款目完整性的同时注意区分主次性.馆内审校员应该严格按照要求做好编目外包工作的质量控制工作,做好编目加工工作的验收和审校,及早发现存在的问题,及早严格整改,确保图书编目外包工作顺利完成.

总之,图书馆与外包商的关系是一种互惠互利的合作共赢关系,双方彼此应建立高效沟通、互相理解的长效机制,使业务流程更加科学顺畅.通过不断整合和优化各种社会资源,使图书馆编目业务外包发挥出更大的优势,共同促使图书馆书目数据的科学化和标准化.

参考文献:

[1] 熊健敏,陈良强.对联机编目环境下编目工作发展的思考[J].现代情报,2006(6):33-34,55.

[2] 戴行德,钱京娅.图书馆编目外包的利弊分析[J].上海高校图书情报工作研究,2007(3):31-34.

[3] 马骊.中国机读目录(CNMARC)的研究[D].天津:天津师范大学,2004.

[4] 温泉.数字环境下图书馆编目工作的变革[J].农业图书情报学刊,2012(4):111-114.

[5] 张忠凤.高校合并后图书馆索书号设计新探[J].图书馆学研究,2002(3):52-55.

[6] 王江.图书馆编目外包中书目数据质量的控制[J].图书馆论坛,2009(3):108-110.

[7] 乔燕萍.图书馆编目业务外包合同的管理[J].中国律师,2014(6):59-60.

[8] 吴万晔.谈我国文献编目规则的不足与改进[J].图书馆学研究,2008(10):57-59.

廖宇峰男,1983年生.硕士,馆员.

(收稿日期:2017-03-01;责编:杨新宽.)

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