原创《六西格玛在高校科研档案管理中的应用》
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摘 要：六西格玛管理是以最少的损耗和资源投入﹑不断地提高客户满意度为目标,通过以数据为基础的质量控制方法来不断提高产品和服务的质量.而随着高校科研的不断深入和发展,科研工作对科研档案的建立健全及管理提出了更高的要求.六西格玛质量管理办法正是解决这一问题的有效途径.本文对六西格玛质量管理在高校科研档案管理中的应用进行了有益的探讨.
关键词：六西格玛；高校科研；档案管理；应用
随着科研工作受重视程度以及科研资金投入的不断加大,高校科研档案管理的任务也愈加艰巨.对科研档案的科学高效管理,使其为后期的科研活动和科研统计发挥潜在价值成为一项重要的任务.六西格玛管理将科学的统计方法应用到模糊的质量管理中,追求以最少的损耗和资源的投入达到客户的最高满意度,通过设计和监控日常商业的各种活动,使得公司极大地提高净收益.将六西格玛管理方法引进科研档案管理领域,并使其发挥有效的作用,已成为当前的一项研究热点.
一、六西格玛的发展史
上世纪六十年始,日本经济开始强势崛起,一直到八十年代,其增长都处于巅峰状态.而日本企业管理模式的成功是日本在战后复苏的至关重要因素.摩托罗拉公司为了与日本展开竞争,开始引入全面质量管理.在此基础上,GeorgeFisher提出了名为“6sigma”的质量项目.这一质量项目的实施使立刻提高了公司的生产效率,并极大地减少由于质量缺陷造成的损失.此后,通用电气公司把6sigma上升到管理哲学和企业文化的层面,在经济效益上取得了更为瞩目的成功.两大公司在商业上的巨大成功,使6sigma逐渐从一种质量管理方法进化成一个高度有效的企业流程设计﹑改造和优化技术,继而成为世界上追求管理卓越性的企业最为重要的战略举措.
二、什么是六西格玛？
在概率论与数理统计中,正态分布中的两个参数和σ的平方,分别代表了随机变量取值的期望和方差.期望描述的是随机变量取值的中心位置,而方差（σ的平方）则刻画了随机变量取值对于中心位置的偏移程度.标准化后的偏差σ也具有相似的功能：σ值越小,说明随机变量取值对于中心位置的偏移越小,即说明随机变量对应的质量水平也越稳定；反之,σ值越大,说明随机变量取值对于中心位置的偏移越大,它所对应的质量水平就越不稳定.从上面的分析可以看到流程的稳定性和σ呈现负相关的关系.6σ具体到质量管理的实际数值方面可以表述为100万机会中有3.4个缺陷或99.99966%的完善.6σ的主要想法是将统计方法应用到模糊的质量管理中,将企业在质量管理上的犯错率无限缩小.
三、六西格玛改进的方法学：DMAIC和DFSS
DMAIC流程改进方法学
在六西格玛管理中,通过定义﹑测量﹑分析﹑改善和控制解决问题的方法学,被称为DMAIC.在应用DMAIC的过程中,利用六西格玛提供的统计工具定义出最重要的因素,测量现状,发现分析错误问题,找到解决问题的方法,并加以控制,实现增加利润的根本目标.其中,定义(Define)是定义核心流程和关键顾客,站在顾客的立场,找出对他们来说最重要的事项,也就是关键要理清团队章程以及核心事业流程；测量(Measure)是进行六西格玛的要点,它就是找出关键评量,为流程中的瑕疵建立衡量步骤；分析(Analyze)是探究误差发生的根本原因,运用统计分析,检测影响结果的潜在变量,找出瑕疵发生的最重要根源；改进(Improve)是针对关键因素找出最佳解决方案,确认该方案能够满足或超过项目质量改进目标.
DFSS流程改进方法学
在没有历史数据的情况下,六西格玛采用DFSS方法来设计和建立新的流程或产品.应用DFSS方法的五个步骤为：定义﹑测量﹑分析﹑设计和验证.其中,定义是指定义目标；测量是指测量客户的需求,而不再是测量过去的状态；分析是指分析找出哪些是关键点；设计是指流程设计的过程；最后通过验证来检验流程是否确实合理.
四、高校科研档案工作
高校科研的档案包括科研平台的档案、科研项目的档案、科研成果（著作、论文、研究报告等）的档案、知识产权的档案、学术交流会议的档案及科研获奖的档案等.每项档案又有详细的分类.
图2科研项目关系图
图3项目各阶段表
五、六西格玛管理在高校科研档案管理中的应用
（一）将六西格玛与档案结合起来并贯穿于科研档案管理中的各个过程,聚焦于流程管理与改进科研档案的任务繁重,类型多样.以纵向科研项目为例,不同上级主管部门科研项目要求的档案也不尽相同.如福建省教育厅一个完整科研项目全部流程下来所需要的档案有项目申报通知文件、项目申报书、专家评审意见、公示文件、学校推荐函、立项文件、经费拨入文件、项目结题通知文件、结题报告书、经费决算表、结题通过文件.而厦门市科技局科研项目则有项目申报通知文件、项目申报书、立项前的现场答辩、项目立项及经费拨入文件、项目任务书、结题报告书、经费审计表、现场结题汇报等档案.因此在科研项目档案管理中,要根据不同类型的项目特点开展实施6σ管理方法,将科研档案的各个阶段流程进行改进优化,从而提升科研档案管理的质量和效率.
（二）灵活的六西格玛管理法工具
6σ常用的五大工具是：流程图﹑因果矩阵图﹑失效模式与结果分析（FEMA）﹑多变量分析及验证设计.企业中的FEMA（失效模式与结果分析）运用广泛,而在科研项目及档案中也可以尝试使用.如石磊文中所提到的《FMEA分析在科研项目管理中的应用》、《六西格玛管理过程改进模型在科研项目管理中的应用》.我们借用六西格玛的常用工具有效地对科研档案中出现的问题进行分析,找出各影响因素,然后再根据影响力的大小进行排序,从而找出最关键的因素进行流程的改善和控制,提高科研档案归档时的时效性和完整性.
（三）流程的计量标准
同样,我们也可以采用软计量来提高档案归档的完整性.如制定《科研档案管理办法》,让老师们对项目的归档有一定的认识；再如制定《科研奖励绩效政策》时把材料归档与科研奖励挂钩.这样做的目的是改被动接收为主动收集的方式,确保科研档案的完整性和系统性,最终提高各部门对科研档案的认可度.
六、结语
科研档案管理的类别多样、数据繁多,因此在细节上的把控是非常重要的,应科学、规划管理科研档案.平日的数据收集与积累,为全国普通高等学校科技统计工作、教学基本状态数据采集工作、高等学校本科教学水平评估工作、高等学校学术学位授权点和专业学位授权点评估工作等各式各样的统计工作提供基础.而六西格玛质量管理方法在企业流程管理中的成功经验为科研档案管理工作提供了一个有益的借鉴.
参考文献
[1]史蒂夫.纽恩多夫(SteveNeuendorf).六西格玛在项目管理中的应用.北京:机械工业出版社,2006.7.
[2]毕保良郝一沁吕霞.浅谈高校科研档案管理的问题及对策.农业科技管理,2010（12）：61-63.
基金项目：福建省教育厅中青年教师教育科研项目《六西格玛在高校科研档案管理中的应用研究》（JAS160765）
作者简介：陈詠芹（1983-）,女,汉族,福建南安人,本科,研究实习员、助理工程师,就职于厦门华厦学院,主要研究方向：科技管理,知识产权.
高校科研论文参考资料：
本文总结,此文是关于对不知道怎么写六西格玛和档案管理和应用研究论文范文课题研究的大学硕士、高校科研本科毕业论文高校科研论文开题报告范文和文献综述及职称论文的作为参考文献资料。
