原创《构建服务型学校档案管理团队》
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2008年8月,教育部和国家档案局联合颁布了《高等学校档案管理办法》,为我国各类学校开展档案管理提供了基本遵循,并提出：“明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平.”的管理思路,强化责任意识实际上就是要坚持以人为本、提高服务意识.马克思主义认为,人是生产力诸要素中最为重要的要素.提高学校档案管理的服务水准,关键在人,只有档案管理者在具体的档案管理工作中坚持人本服务导向,才能为学校各项事业的改革发展厚实根基.在“服务为王”的当下,学校档案管理必须要深刻考量如何建设服务型管理团队的问题,才能为学校在招生、教学、科研、管理等活动提供有力的支持.对此,必须加快推进服务型学校档案管理团队建设的步伐,坚持内涵式发展道路,提高学校档案服务的效度和信度,方能彰显档案服务的最大价值张力.
一、建设服务型档案管理团队的重要意义
能否有效地服务师生、服务学校各项事业发展、服务社会是学校档案价值实现的直接手段,学校档案作为一种极其重要的信息资源,其形成主要通过学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录.对于学校档案来说,其价值和使用价值是客观存在的,但是要最大限度地彰显其使用价值,还需要档案管理者对学校档案的相关信息进行挖掘和整合,在此过程中,人的主观能动作用必须要凸显出来,只有发挥人的积极性、主动性和创造性,创建一个服务型的档案管理团队,才能确保通过高效的服务来发挥档案的价值.
俗话说：“团队是事业发展的动力.”服务型是学校档案管理团队建设的必然选择和根本取向,服务体现了学校档案室的管理定位和功能定位,是档案管理适应学校发展、学生成长成才、社会需求的本质要求,是推动学校档案室服务能力建设的内在动力源泉.尤其是在信息化社会所生成的“以人为本”服务理念下,假使学校档案管理仍然固守“被动服务”“以事为本”的理念,必然难以适应社会发展要求而成为学校各项事业发展的梗阻.由此,在新的社会背景下,培养学校档案管理人员的服务意识,使其能主动服务、微笑服务、开放服务、及时服务、优质服务、高效服务,不断增强服务的责任感和自觉性,才能解决档案信息需求与档案信息服务之间的不相适应的矛盾,才能让学校满意、让师生满意、让社会满意,进而形塑良好的档案管理社会形象,为学校档案室的建设和发展提供重要动力.
二、服务型学校档案管理团队构建面临的问题审视
在“以人为本”的服务理念已然深入人心的环境下,要最大限度地发挥学校档案管理的价值,必须从着眼于构建服务型学校档案管理团队,然在审视一些学校档案管理团队建设时发现,存在着一些问题,消解了服务型档案管理团队建设的内生动力.
（一）人才引进的灵活性缺乏.人才是社会发展最为稀缺的资源,同样是学校档案管理工作的宝贵资源,尤其是在学校各种档案归集材料“爆炸式”增长和电子档案“海量式”增长的维度下,档案管理信息化要求愈加凸显,意蕴着现代档案管理工作与传统“有纸化”档案管理模式相比,已发生了嬗变,基于此,必须着手引进信息技术、档案管理、英语等专业化人才,才能有效应对新时期服务型档案管理工作的挑战,但是,在实际的人才引进工作中,“教条化”严重、灵活性不足表现明显,比如注重学历标准而非能力本位,人才引进标准向教师看齐等,没能看到档案管理工作的特殊要求和岗位特点,以至于选拔的人才不能适应服务型档案管理团队发展的要求.
（二）业务素质的厚实度不足.构建服务型档案管理团队,需要每一位档案管理人员必须具备有深度、有厚度的业务素质,尤其是在信息化社会的场域下,要求档案管理人员具有良好的信息技术、信息素养和服务精神.但就目前的情形来看,一些学校的档案管理者出自档案专业的为数不多,多为学校内部其他部门“转移”而来,推动档案管理信息化和数字化的信息技术人才更是“缺的不行”,部分人员对于档案管理的工作理念仍然体现在“收收整整”的维度上,而不是数据信息挖掘、整合、利用的要求下,特别是在学校档案管理服务社会化的情形下,一些人难以适应新的发展要求,弱化了档案服务的社会功能.
（三）服务取向的思想性失位.思想是行为的先导和向导,只有每一位档案管理人员树立“以人为本、以校为本”的档案服务理念,才能为服务型档案管理团队建设厚实思想基础.但不能忽视的是,不少人对档案管理工作的看法,仍然停留在“养老的地方”“适合女同志待”“清水衙门”等等,而没有看到信息化社会背景下档案服务的具体社会价值,正是基于这样的思维,一些人在实际工作中采用“闭门造车”的工作模式,强调被动服务而非主动式服务,学校领导要求做什么就做什么,在一些社会部门和人员要求查看学生档案的时候,体现为机关作风,“脸难看、话难听”,不能有效彰显档案服务的内涵.
（四）档案服务的技术性梗阻.信息化时代,学校档案管理的工作重点要体现在如何编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源,组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作等内容上,这就需要引入信息技术,引进信息技术人才,通过技术的更新来体现服务的张力和价值,以期更好地服务师生、服务社会,但现实的情形是,学校档案服务工作存在着技术性梗阻,主要体现在信息技术人才缺乏和信息技术硬件投入两个方面,俗话说：“巧妇难为无米之炊”,离开信息技术软硬件设备,必然无法实现档案管理信息化的要求,更谈不上服务型档案管理团队的建设了.
三、构建服务型学校档案管理团队的对策建议
为了更好地实现“立德树人”的根本教育任务,档案管理工作必须从“内在封闭”走向“主动服务”、从“以事为本”走向“以人为本”,从有纸化的“收收整整”走向无纸化的“挖掘整合”,从传统走向现代,才能彰显档案管理的服务内涵,才算是一支高水准、高质量、服务好的档案管理团队.
（一）注重结构优化,建设专业化的档案队伍.俗话说：“火车跑得快,全靠车头带.”建设一支服务型档案管理团队,学校领导重视是关键,档案管理工作不应该被“边缘化”,而应该被重视起来,成立领导挂帅的工作领导小组,才能确保服务型档案管理团队建设在人力、物力和财力上有所保障.此外,在档案管理人员招聘时,要充分考量年龄结构、学历结构、专业知识结构等,尤其是要应对信息社会发展的内在要求,招聘档案学、信息技术、外语等学历的专业人才,才能充实管理队伍,优化人才结构,为档案信息的有效挖掘和整合、为档案信息价值的发挥提供保证.
（二）注重业务培训,建设现代化的档案队伍.学校档案管理水平的高低,服务程度的优劣,主要取决于档案管理人员的业务素质.要认识到,学校档案管理工作是一项潜心研究、默默无闻、极端细致的工作,稍有不慎,就极有可能造成工作上的失误.对此,建设一支服务型的档案管理团队,首当其冲就是要增强管理人员的业务素质,可以通过常态性的业务培训,来确保其精通档案业务知识、管理能力,并养成高尚的职业道德素养.当然,在信息社会,档案管理人才还要向“一专多能”的方向发展,这就要求在日常工作之余,主动学习信息化、数字化、网络化管理知识,掌握新的档案管理技能和方法,成为业务工作的“多面手”.
（三）打破思维定式,建设多样化的服务格局.传统的学校档案服务工作,基本以单纯的查阅方式进行,这使档案管理者存在“闭门服务”的思维定式,无法适应“以人为本”的发展理念要求.但是,在服务型档案管理团队建设的维度下,必须要打破思维定式和思想桎梏,将档案服务由“被动”走向“主动”、由“封闭”走向“开放”,坚持需求导向,通过对信息技术的有效利用,以超前的服务意识,多渠道、多样化来开发档案信息.同时,档案信息开放要规避“信息孤岛”,而要同现代技术和学校网络平台有效对接,形成“一体化”的信息服务格局,实现传统档案“柜台式”服务向现代档案“信息化”服务转向,最大限度地满足利用者对档案信息的需求.
四、结语
总之,服务型档案管理团队建设是学校改革发展的重要工作,只有做好这项工作,才能为推动学校招生、教学、科研、管理等工作的开展提供更大的保障.这就需要坚持“以人为本、以校为本”的原则,围绕服务型档案管理团队建设的问题,落实好人员编制、提升好业务素质、提供好主动服务、发展好信息技术,才能在新常态下为学校的发展做出应有的奉献.
档案管理论文参考资料：
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