原创《谈企业电子档案的归档管理》
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文/湖北省城市地质工程院 冷红
【摘 要】当今电子信息技术的迅猛发展,带来了办公方式的新改变.电子档案以其蓬勃的生命力迅速占据了半壁江山,成为信息记录的重要形式.作为新的存储方式同纸质文件档案一样,成为我们获取信息的重要资源.在当今的管理中,电子档案成为企业与时代接轨的明显标志.因此,对电子文件进行归档管理是管理工作中必不可少的流程.
【关键词】企业；电子档案；归档管理
档案管理不仅记录企业内部人员的,还记载着企业运营管理的重要信息,甚至是企业内部的商业机密.现在电子档案以自己特有的优点受到了越来越多企业管理者的青睐.电子档案的归档管理,通过全新的管理方式,明显提高了企业的工作效率.因此,电子档案的归档管理在企业管理中具有极其重要的作用.
一、电子档案归档管理的特点
电子档案的形成在实际应用中产生,可以随时进行分类和归档.在归档中没有纸质档案繁琐的归档环节,降低了整理环节的破损和缺失.电子档案的数字化存储的形态,最大限度地缩小了存储空间,节约企业档案管理的成本.在归档方式上,利用电子编码技术,有信息认定、权限管理等安全保密措施,有利于实现电子档案的安全性.档案的分类和编号有特定的方式方法,使资料的唯一性得到了根本性的保证.电子档案的查询和利用,设有严格的身份识别和权限等级识别,根据电子目录能够及时调阅,保证档案管理的高效和便捷,防止信息的无故泄漏.
二、电子档案归档管理中的问题
（一）对设备和技术的依赖性强.电子档案的存储必须通过相应的存储设备,其读取和传送也要依赖电子设备来完成.目前电子产品的发展速度非常快,因此企业在存储过程中存储的载体也必须与时俱进,保持相应的更新速度.如果不及时更新的话,往往以往的载体经过了过长时间可能就没有相应的设备可以读取,档案信息便会出现空白或者缺失,不能保证档案保存的长效性,给企业的管理带来难以预计的损失.
（二）对档案管理人员要求高.电子档案的归档管理中,管理人员的专业素质非常重要.管理人员不但要拥有档案管理的专业知识,而且要有过硬的计算机信息技术水平.在电子档案的归档整理中,必须遵循档案管理标准,科学地设计归档整理体系.档案的安全性和保密性也要管理人员通过专业的技术设定和保密管理措施才能实现,及时发现管理中的漏洞,更新管理工作中的设备和信息,保全电子档案的完整性和安全性.管理人员要在工作中善于发现问题和分析问题,并能够及时总结经验教训.
（三）人为因素的影响.电子档案由于自身存在的缺陷.它本身的形成和归档都在应用过程中完成.档案信息大多经过批准是可以调阅的,有些档案信息还是可以共享的.在管理过程中,档案资料可以轻易地进行人为修改,大大影响了其安全性和真实性.特别是人员的调整,在交接过程中难以对档案资料的真实性和原始性进行直观判断,难以对档案的完整性进行鉴定,长期下去档案资料本来的客观性便会大打折扣.还有电子档案的隐蔽性对其相关人员的监督工作来说,简单的职业道德约束难以起到显著的效果.
三、企业电子档案归档管理的措施
（一）加强存储设备和档案的安全性.电子存储设备的安全是首要的.选择优质的存储设备是管理工作的前提.电子档案安全防护系统,要有周密的设备网络安全防护措施和更新维护管理措施,防止病毒的入侵.对使用人员权限等级制度,要实行实名制.对于共享的文件也需要一定的批准才能够进入查看.在档案使用中,管理人员对于文件的使用状况进行跟踪和详细记录,经常关注动态,及时发现异常状况.对机密性文件,进行特殊管理,对其中的数据进行必要的备份和储存,防止造成不必要的损失.
（二）提升档案管理人员的素质.提升档案管理人员的综合素质,是档案管理更加科学和专业的直接手段.加强对档案管理人员的培训,不光是档案管理知识的培训,还要进行责任感和安全感的培训.经常进行组织学习、专业知识讲座、相关知识竞赛等等多种学习方式.档案管理人员也要自身加强学习,及时更新自己的知识储备,关注信息技术的发展动态,适应电子档案归档管理工作现代化的需求.
（三）完善纸质档案.电子档案的迅速发展使纸质档案开始退出人们的视野.但是由于电子档案本身的局限性,完善纸质档案是必需的.在进行电子档案的归档管理中,保存电子档案的同时,保留一份纸质档案进行归档管理.工作中企业人员可以对电子与纸质档案同时借鉴和使用,消除了电子档案容易被人为修改的弊端,实现档案信息的客观性和真实性.
（四）建立电子档案管理制度.在电子档案的建立中,挑选品质过硬的电子设备.按照档案管理要求和信息管理的要求建立电子档案管理制度.实现档案文件与工作环节同步进行,文件的内容和形式标准化的要求保证电子档案的真实性.使用科学的电子档案管理系统,规范管理制度和管理流程,采用安全的防护系统,保证数据信息的安全性和完整性.制定严格的使用登记规范,使档案调阅有据可查.
四、结束语
电子档案,是企业独一无二的无形资产.它的使用提高了企业的管理效率,对企业的管理方式也产生了很大的影响.电子档案的归档管理,关系到企业内部数据信息的来源,关系到企业管理者进行决策的依据.在大数据时代,企业的电子档案归档管理为企业长远的发展提供了参考和凭证.因此我们在实际工作中要优化电子档案归档管理工作,为企业在数据时代的发展提供坚实基础.
电子档案论文参考资料：
该文评论,本文论述了关于企业电子档案和归档管理和档案方面的相关大学硕士和电子档案本科毕业论文以及相关电子档案论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料。
