原创《关于档案信息化建设的若干问题》
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引言
单位的规模越大,相关的档案管理工作越困难,档案的大量堆积给单位各项工作的开展造成压力.近几年档案的管理工作一直是困扰各个部门和机构的重要问题,大量的人力物力投入到档案管理技术的改革之中,但是对档案管理水平的提高并没有什么实质性的帮助.随着现代信息技术的不断发展,通过不断总结实践经验,最终发现利用计算机对档案进行信息化管理是提高档案管理效率的最佳途径.
一、档案信息化建设的现存问题
1.缺乏正确的认识
当前档案管理工作中存在一系列障碍因素,首当其冲的就是思想意识落后.很多单位从负责人到管理人都缺乏对档案管理工作的改革意识,档案管理的规范性和科学性严重缺乏,管理人员固守传统的管理方法和管理理念不愿改进,导致了管理水平长时间难以提高.档案管理工作的改革发展不仅仅是工作态度严谨所能实现的,还需要与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合,构建一套科学化、现代化的管理系统,提高管理效率.只有首先认识到档案管理信息化的定位及重要性,才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型.
2.缺乏投入的力度
档案管理工作的信息化建设意味着档案管理系统,包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化改革,并与信息技术接轨,实现信息化管理.档案管理设备要更新,技术要改进,人才要培养,而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作信息化的实现.但是,从目前的情况来看,档案管理工作信息化建设的进程过于缓慢,很大程度上与资金投入量过小、经费支持不足有关,相关机构的供给能力有限,档案管理部门的融资情况不好,导致档案管理的信息化建设失力.
3.缺乏原则的确立
档案管理工作的信息化建设需要确立严格的原则加以维护,否则就会成为某一个单位或部门自愿采取而其它机构不予热心的内容,档案管理工作的信息化建设就无法大范围的普及和推广.档案管理信息化原则和管理制度的确立,需要相关政策和法律的支持,但是当前我国缺乏对档案管理工作的相关政策规范和法律规定,导致了档案管理信息化建设的过程中缺乏统一的标准,工作进程中出现各种矛盾和弊端,转型速度缓慢且障碍重重,难以得到群众的信服和支持.
二、档案管理采取信息化方式的意义
1.档案的数量庞大
在档案管理部门的日常工作中,大量的档案不断随着用户的增加而产生,除用户外,各种工作以及项目的运行,也会增加档案的数量.数量如此庞大的档案必须经过科学的管理才能发挥出对单位运营的促进作用,档案管理的不合理会对的各项工作产生不良影响.因为档案是单位对人力资源实施系统管理的依据,档案的不合理管理会导致工作走上错误的道路,不利于单位的长远发展.因此,档案是非常重要的,在单位的日常工作中,必须注意对档案进行有效的管理和规划,否则将造成档案长时间处于管理不善的堆积和废弃状态,为单位的人文环境造成负面影响.信息化能够实现对数目庞大的档案进行快速高效归档管理,将杂乱的档案归入科学有序的信息系统中.
2.档案管理的安全性需求
档案管理工作还面临着安全性低的隐患,档案是单位开展事业的重要凭据,档案的丢失破损都会对单位的各项事业造成严重影响,因此档案的管理工作需要高度的安全性保障.但就目前的情况而言,档案的管理工作安全性不高,纸质的档案存在自身物质性的局限,存放时间过久的档案可能产生变质的情况,稍有管理不慎就会出现受潮,霉变或虫噬等问题.大量的档案在多年的保存管理过程中丢失或者字迹渐渐褪色,丧失了对工作的辅助价值.另外,纸质档案的更新修订不方便,需要耗费大量的人力、物力进行誊写,在誊写的过程中有可能造成一定程度的损失,许多用户在调用多年前的档案时发现档案被修订多次已经找不到有价值的内容.但是信息化档案管理不存在这些问题,计算机系统可以对档案进行高效的分类管理,并实行安全性加密,可以快速更新档案信息库并对原有档案进行备份存档,按照年份索引随时为工作提供相关档案资源.
三、档案管理信息化建设的有效措施
1.构建电子档案数据库,完善信息化系统
档案管理的信息化建设必须依靠信息技术,将信息技术引入档案管理工作,形成彻底改革,这就需要电子档案数据库的建设.只有建立电子档案数据库,才能使机构或部门的档案以电子的形式保存,这样能够使文件的安全性加强,更能规范化、科学化地管理档案.另外,检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便宜.那么,电子档案数据库的质量决定了档案管理信息化建设的成败,在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下,搭建电子档案数据库,创设电子档案数据库的存储盘,如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存,并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程[1].
2.制定和完善档案管理信息化管理制度
计算机以及信息化技术为档案的管理工作提供了科学有效的方案,但是在计算机信息化应用于档案管理工作时出现了各种不尽人意的情况,导致了档案信息化管理技术的推广和发展十分缓慢,规模非常有限.其中首当其冲的问题便是没有制定完善的档案信息化管理制度,给档案信息化管理工作造成了很严重的困扰.档案信息化管理工作需要有一个统一的管理标准和要求,有一套科学完备的管理流程,并针对档案信息化管理的每一个环节实行权利与责任的落实.要想推进档案信息化管理进程就必须首先制定完善的档案信息化管理制度,运用统一的工作章程和管理规范对档案实行科学化管理[2].
3.改善档案信息化管理的基础设施
很多单位只是认识到信息化对档案管理工作的促进作用,却没有认识到信息化技术的成本要求,依然采用较为落后的管理设备,档案的管理环境也存在诸多弊端,给档案信息化管理工作造成一定阻力,档案始终管理不善正是由于信息化设备不足导致的.很多单位的计算机硬件标准不过关,或者根本没有为档案管理工作者配备信息化办公设备.档案信息化管理软件也需要定期更新,不断优化升级,才能使档案信息化管理系统正常运转工作.因此,必须在软件和硬件两个方面不断加强技术维护,促进档案信息化管理水平的提升[3].
4.注意做好档案管理工作人员的规范管理
从事档案管理的工作者是档案管理工作得以有效展开的直接实践者,因此,档案管理的信息化建设一定程度上建立在档案管理工作者信息技术处理能力的依托之上,必须不断加强对档案管理工作者信息化管理技术的培养与考核,从而提高档案管理信息化建设的质量和效率.单位一方面应对在职的档案管理人员实行岗位培训,聘请专家实地讲学指导,从思想意识和技术能力两方面加强对档案管理者的优化提升.另外,单位应不断吸纳信息化高科技人才加入档案管理工作,从而优化档案信息化管理人才队伍.最后,单位应就档案管理人员的信息化管理规范性提出明确要求,建立一套严谨、完善、科学的档案信息化管理系统,加快档案信息化建设的进程[4].
四、结语
档案信息化管理还需要不断提升对管理人员的技术要求,不断提升档案管理工作者的职业技能,大批量录用信息化管理专业人才,对于在岗员工也要不断加强技术培训,从而提升档案信息化管理工作的质量.
信息化建设论文参考资料：
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