原创《新形势下公立医院如何做好编外人员人事档案管理》
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摘 要：随着公立医院规模不断扩大,编外人员呈逐年递增趋势,已成为医院不可缺少的主干力量,其重要性日趋显现.新医改形式下,医院如何在有限的人力资源条件下充分发挥编外人员的效能已成为当前关注的焦点.本文结合医院实际,紧密联系当前形势,积极构建公立医院编外人员人事档案管理工作的新思路.
关键词：公立医院；编外人员；人事档案；管理
随着我国人事制度改革的不断推进和公立医院规模的不断壮大,医院编外人员数量及占比日益增加,已成为医院人员的重要组成部分,其重要性日益凸显[1].然而,当前公立医院对编外人员人事档案管理存在诸多问题,如管理混乱、投入低、编内外职工福利待遇差别大、同工不同酬现象普遍,严重影响了医院的稳定和发展.目前,国家在不断探索人事制度改革的新模式,未来将进一步弱化甚至有可能取消医院编制,公立医院现行的内部人员身份将得到重整[2].医院以此为契机,积极构建编外人员人事档案的规范化管理,打破编制限制,将编外人员人事档案纳入医院进行统一管理,进一步完善“同工同酬”制度的建设,通过营造公平、和谐的工作氛围,增加职工的归属感,减少人才的流失,为公立医院可持续发展提供保障.
一、公立医院编外人员人事档案管理存在的问题
1.思想固化,观念落后,重视程度不够
传统的用工形式及人员管理模式在医院管理中根深蒂固,对编外人员的人事还停留在临时工、合同工概念,医院对编外人员和正式职工采用区别对待的管理,认为传统的劳动合同或聘用合同的专业技术人员及管理人员流动性强,具有不稳定性,档案可有可无.所以,编外人员人事档案管理一直得不到院领导的重视.另外,绝大多数编外人员缺乏档案相关知识,对自身的人事档案管理观念不强、用途不清、使用不明,导致重视度程度不够,常有个人携带、个人保存等不规范管理现象发生,严重者导致档案遗失,给档案管理工作带来极大的困难,不利于人员的发展.
2.人力和财力投入不足
在当今社会,公立医院作为差额拨款的单位,其人力资源运行成本的比重越来越大,为了节约成本开支,医院对编外人员人事档案的管理投入明显不足,年度预算较少[3].当前,公立医院职工人事档案一般都是由人力资源部管理,常为人事科员在繁忙的工作中代为兼管,较少设置有档案专员专管.医院数以千计的职工人事档案及技术档案,仅由1-2名同志兼管,人力投入严重不足,长此以往,档案的管理工作将面临更大问题.
3. 职责不清,分工不明,管理成效低下
长期以来,医院编外人员工作在单位,其人事档案由人才服务机构代为保管,形成了“人档分离”的局面.每一年度医院对职工新增的归档材料进行收集、整理和暂时保管,待梳理核查完毕之后再通过机要传递到人才服务机构,由于传递不够及时,容易造成材料的缺失,使职工使用本人档案时出现材料不完整、信息不准确等情况.此外,医院拟提拔优秀的编外职工、推荐优秀职工申报出国项目或支持职工攻读学位,需要查档出具政审意见,由于“人档分离”,查档审批手续繁琐,给管理工作带来极大不便,管理成效低下.
基于当前公立医院编外人员人事档案管理存在的诸多不足,急需要构建编外人员人事档案管理的新思路.
二、编外人员人事档案管理新思路的构建背景
1.国家有关政策的出台,为编外人员人事档案管理改革提供政策依据近年来,国家相继出台了关于规范管理流动人员人事档案的相关文件.组织部、人力资源和社会保障部、国家发展和改革委员会、财政部、国家档案局《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）,明确了流动人员人事档案范围,删除了原来组织部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知 （人发[1996]118号）文件（以下简称“《暂行规定》”）中规定的第二条,即删除“流动人员人事档案是指与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案”的条款,也就是说事业单位聘用的合同制员工（即编外人员）已不再属于流动人员的范畴,其人事档案的归口管理不再属于人才服务机构的职责.由此可见,医院须不断探索和构建编外人员人事档案规范性管理的新思路.
另外,人力资源社会保障部2016年发布了《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知 》（人社厅发〔2016〕75号）文件,进一步明确了人事档案管理的主体责任,有人事档案管理权限的国有企业、国有控股企业和事业单位,要依据有关规好本单位干部职工档案管理工作,即有人事权的公立医院可以按照规定管理本单位职工的人事档案,编内外进行统一管理.这一文件的出台,为新形式下医院编外人员人事档案管理新模式的构想提供了政策指导方向.
2.各省市人才服务机构权责的转变,进一步明确了编外人员人事档案管理改革的方向
一直以来,《暂行规定》的文件规定各省市人才流动服务机构,按照有关规定对流动人员人事档案进行规范管理,其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案.人才流动服务机构管理流动人员人事档案,按照有关规定收取服务费.医院以集体委托管理的名义将编外人员人事档案统一由人才流动服务机构代管,编外人员自行缴纳相关档案托管费用.近来,人社部发〔2014〕90号文件规定,自2015年1月1日起,取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用.各级公共就业和人才服务机构应提供免费的流动人员人事档案基本公共服务.2016年,人社厅发〔2016〕75号文件相继出台,明确了档案管理服务机构不得收取任何档案管理费用,不得有以档案为载体的捆绑收费或隐形收费等行为.为此,人才服务机构不再收取流动人员档案托管费用,也明确不再管理公立医院编外人员的人事档案,要求医院按规好本单位干部职工档案的管理工作,编外人员人事档案交由医院进行统一管理.这一权责的转变,为医院人事档案管理改革明确了方向.
3.“同工同酬”的管理机制,助推编外人员人事档案管理的有效转变自《劳动合同法》颁布以后,2008年1月已取消临时工和正式工之说法,且合同法中明确规定,医院编内外职工享有同等的待遇,在工作环境、劳动报酬、休息休假时间、社会保险、劳动保护、职业危害防护、安全生产状况、等方面应与编内职工完全一样[4].编内外职工同工同酬制度的落实,实现了编内外人员单位工作的统一.然而,目前编外人员人事档案还由人才服务机构代管,形成了“人档分离”.因此,需要构建新的人事档案管理模式.已实行“同工同酬”管理制度的公立医院,应以此为契机,将编外职工档案纳入单位进行统一管理,实现编外人员人事档案管理的有效转变,进一步完善“同工同酬”制度的建设.
三、公立医院编外人员人事档案管理新思路的构建
1.加强人事档案管理重要性的认识,编内外人员一视同仁医院职工人事档案的管理是医院人事工作的重要组成部分,职工人事档案的有效管理,既能为新的工资制度改革提供文字资料保障,又能为专业技术人员职称评审提供材料依据,还能促进医院人才的有序管理,为医院选人用人提供重要评价信息.医院需充分认识到职工人事档案的重要性,紧跟国家人事制度改革的指导方向,消除守旧固化观念,对编内外职工不再区别对待.医院需认真贯彻落实国家“同工同酬”制度的实行,在职工人事档案管理方面一视同仁,将编内外职工人事档案进行统一管理.
2.加大人事档案管理力度,给与适当的经费支持
当今信息时代飞速发展,医院应当加大人事档案管理力度,转变管理理念,改革管理方法,使人事档案管理实行从传统人工向信息自动化转变.此时,医院需适当的给与经费支持,购置新型的人事档案管理系统,运用先进的数据网络信息系统建立人事档案信息数据库,实现建档、查档、用档的高效快捷,有效提高职工人事档案管理的工作效率和档案使用率.
3.建立科学管理体系,实行规范统一管理
“无规矩不成方圆”,医院应当建立健全医院职工人事档案管理制度.按照上级有关政策制定相关档案制度,如档案的收集、归档、保密等制度,档案的借阅办法等,对职工人事档案进行全面性的规范管理.建立健全科学管理体系,实行“统一领导,分级管理”目标责任制,明确领导及档案管理人员的职责和义务,可设置年终考评体系,将考核结果与年终绩效进行挂钩[5].通过强化管理人员的责任意识,督促其做好本职工作,使人事档案管理工作顺利进行.
四、结束语
在国家人事制度改革的浪潮中,积极探索一条具有医院特色的人事管理道路尤为重要.在新形式下,医院转变观念,加强编内外职工人事档案的统一管理,充分发挥职工人事档案的使用价值,优化医院卫生人才队伍配置,促进人力资源与医院经济效益间的有效转化,不断提升医院的核心竞争力.
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