原创《电商化采购管理的应用》
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一、电商化概述
电商化采购是采购单价低、规格品种多、需求频次高、数量无法准确预测且不属于国家法定必须招标的零星物资.
零星物资包含办公用品、办公电器、办公家具、办公日用、化工、仪器仪表、信息化通信设备、低压电器、生产工器具、劳保用品、五金建材、配件等.
电商化采购是指通过适用的采购策略确定一定时期内的供应商,明确物资的品类（或规格型号）、单价（或双方认可的计价规则）、配送及服务标准,并在零星物资采购管控平台开展请购,实现操作界面简单直观、采购过程规范快捷、配送服务高效优质的目标.
针对电商化采购管理,作为地市级公司的物资需求单位,主要负责执行物资电商化采购结果,按需求完成请购、创建订单、采购订单下达、验收入库、统一发货等工作,同时,进一步提高协同监督工作水平,防范电商化采购管理过程中的经营风险和廉政风险,促进电商化采购管理规范化、程序化、制度化,提高公司依法经营管理水平,构建集中、统一、精益、高效的物资管理体系,切实维护公司的合法权益,有效防范国有资产流失.自上线实施以来,我们通过实践摸索总结了一些经验.
二、主要做法
（一）网上操作培训,是开展电商化采购的基石.由于电商化采购流程的数据要在外网的国网商城和内网的ERP系统中要进行数次传输,有些环节的手工操作没有限制,会发生两个系统数据不一致的情况,这就要求对网上操作业务必须熟练.因此,我们首先要求各单位指派专人负责电商化采购工作（即为请购人）,严禁未经培训人员上网操作；其次进行数次短期集中培训,并编制培训手册,列举容易出现的问题实例,讲解如何避免的方法,明确禁止的错误操作.将培训手册和培训资料发至每位操作人员手中,从源头杜绝错误的再次发生.第三,针对个别单位人员变更,我们采取“面对面、点对点”的培训方式,以实例演示使受训人员直观快速地掌握网上请购的操作方法.
通过培训,保证了电商化采购的准确性、规范性,为后期工作奠定了良好基础.
（二）加大审核力度,确保请购信息准确.为提高请购单的准确性,采取线下报送纸质《电商化采购请购单》,线上创建进货单保存的方式,经财务部和物资部审核后再提交请购单.这种做法大大降低了请购单的错误率,并且对提交不成功的请购单积累了许多错误提示经验,提高了创建电商化采购订单的成功率.
（三）加强内外协同,确保记账及时准确.电商化采购订单大多用于办公用品及运维类成本支出的物资,为配合财务部对基层单位成本指标的考核要求,我们要求请购人将交货期定在每月上旬,这样仓储专责在月初做收货,基层单位及时做领料单,供应商在月中去省公司办理挂账手续,有效地实现了当月收货当月领用出库当月做校验,使财务部及各单位能及时掌握本月已发生的成本费用支出状况.
（四）固化单据格式,确保电子凭证规范.按照财务部的工作要求,仓储专责在ERP系统中做收发货操作时,对财务抬头文本按固定格式标明：对**单位**项目工程发货,这样就实现了在ERP系统财务明细账中,运维成本类订单的支出方向一目了然,便于财务成本集约化管理.
（五）实施寄卖新模式.为了实现工作量和差错率“双降”,对常用办公用品和运维类物资采取供应商寄卖模式,物资部公开筛选了寄卖供应商,并与供应商签订《寄卖协议》.寄卖的办公用品类物资已经上架,需求单位可进仓储点进行选购,随用随领,操作简单,实现了流程简约高效、资源优化配置.电商物资寄卖新模式,避免提报单位与供应单位的沟通联系,可有效杜绝私下换货情况的发生.
三、取得的成效
（一）电商化采购成果显著.全面推行电商化采购以来,有效地解决了采购物资标准不统一,采购效率低的问题,营口公司成功实现“三个百分百”目标：电商化采购模式集中采购率达到100%,物资采购计划执行率达到100%,合同完成率100%.
（二）电商化采购应用广泛.目前电商化采购已全面应用在办公用品、劳保用品、低值易耗品、运维材料、单项工程、零购类固定资产等方面的零星物资采购,充分发挥从物资需求提报到商品配送到货周期短、品种全、方便快捷、财务手续规范的优势,很好地满足了各单位的物资需求.
四、收获的经验
（一）规范成本使用,实现专款专用.电商化采购模式实施后,各基层单位很好地控制本单位成本支出,按进度完成考核费用指标,专款专用,有效规避串用和超支等情况的发生.
（二）坚持循环授课,强化实际应用.持续深化网上操作培训工作,使各单位请购人掌握最新规范和要求,明确工作职责,快速独立完成网上操作,大大提高了各单位物资采购效率.
（三）财物协同配合,内部一体管控.进一步规范财力、物力集约化管理,促进财物“三个机制”建设（预算调控机制,成本控制机制,资本资产运作机制）,深化财务、物资体系协同运作,提升财物“五种能力”（体系协同运作能力、业务集中管控能力以及资源优化配置能力、需求快速响应能力和队伍专业管理能力）,形成完整的电商化采购供应链管理体系.
（作者单位：国网辽宁省电力有限公司营口供电公司)
采购管理论文参考资料：
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