原创《需求导向的办公室工作转型策略》
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【摘 要】当前,国企市场化改革已进入关键时期,激烈的外部市场竞争环境对内部运行机制提出了更高、更迫切的转型要求,作为企业管理枢纽的办公室,其转型的成败已成为制约改革与发展的关键瓶颈之一.本文分析了办公室工作转型面临的主要问题,提出了以需求为导向的工作转型方向,剖析了角色认知、工作目标、工作方法与手段等维度的转型策略.实践表明,该策略的实施具有较好的价值与成效,对国企办公室面向业务的转型具有一定的借鉴作用.
【关键词】需求导向；办公室；转型策略
国企在市场化改革与转型中,为应对外部市场激烈竞争,往往以业务部门为核心对原有模式、组织、机制等进行市场化设计和优化,对职能部门一般提出服务业务的总基调,要求适应业务改革与发展.这对承担职能管理枢纽角色的办公室提出了转型的新要求：其一,办公室的使命和定位必须从职能管理转变为支撑、服务和保障业务发展.其二,办公室的工作重心必须从传统的“办文、办事、办会”机关三部曲,转变为利用综合管理和组织协调优势,解决业务发展中涉及业务和职能的多部门、多领域、综合性难题与瓶颈.其三,办公室的工作机制、工作流程、工作方法与手段必须进行全方位的转型设计与改变.
一、办公室转型面临的主要问题
（一）思想和认识问题.很多国企的办公室已经更名为经理部或综合管理部,更名本身就是办公室市场化转型的缩影.经理即为“经营、打理”之意,综合管理即为“协调和解决综合性问题”之意.然而目前很多国企办公室仍然墨守成规、因循守旧,管理意识强而服务意识弱,机关作风多而市场行为少,这是办公室转型必须直面的首要问题.
（二）工作重心迷失问题.企业中办公室的职责一般更为宽泛,除了企业运转的基本工作外,还面临较多随机性、突发性事项的处理,事务性较强且工作繁琐,常被动地把工作重点放在日常事务处理上,造成工作重心迷失,进而出现工作目标缺失、工作成效不明显、工作满意度低等一系列问题.
（三）工作标准缺失问题.工作标准决定了工作成效,办公室是否做到“能经营、会打理”“协调和解决综合性问题”,需要一套相对科学的准则与评判依据.简单地以做什么事（想事）、工作完成与否（干事）、有没有出事（不出事）
作为衡量工作的标准,是目前国企办公室的通病.（四）方法手段落后问题.很多国企办公室目前仍沿袭着公文流转,不到不办的恶习,有的办公室缺失管控方法造成工作进度严重滞后、无风控无预警,有的办公室还是工作靠喊、靠说、靠解读领导讲话.办公室工作需要与时俱进,必须借助项目管理方法和信息化工具.
二、需求导向的工作转型策略
（一）以强化经营和市场意识为主的认识转型.思想认识工作最难做,做好了也最容易出成效,因为哪怕是一点点改变,也往往具有立竿见影、举一反三之效果.鉴于办公室长期的行政工作习惯,其认识转型必须是以强化经营和市场意识为主.工作点主要有三个方面：一是宣传和舆论引导,让广大干部职工强化认识业务一线的重要性,以及对业务一线的支撑、服务和保障工作的重要性,让办公室在潜移默化中进行思想转型.二是绩效的正负向激励措施,将办公室工作绩效向认识转型、服务业务的员工倾斜,并给予公开勉励.三是学习和协同工作,即在综合事项、专题会议、公文、会议纪要中,使办公室人员不断加强学习,并支撑和服务好业务项目的具体工作,在具体工作中树立自信心和荣誉感,自觉坚定认识转型的决心.实践表明,多种措施并举是促进思想认识转型的有效办法.
（二）基于需求的工作重心与目标转型.办公室传统的“办文、办事、办会”是一种被动式工作模式,新时期办公室使命定位转变后,在满足基本运行工作外,更重要的价值贡献是在业务发展中,组织、协调和解决综合性问题,即从按规矩做事,向按需求做事转变.业务发展需要做什么,什么问题涉及面广、问题突出,就组织力量、协调解决什么问题,即基于需求的工作重心和目标设计.这里需要注意两个问题：一是做什么,二是怎么做.其一,基于业务发展需求的工作事项遴选时,必须是跨职能和业务、多部门、综合性、整体性工作,发挥综合管理和组织协调效能,切记以业务自身重点工作为办公室重点工作.其二,抓综合性问题时,重点在策划、组织、协调、控制上,做好指挥部和参谋部,切忌一头扎进具体的执行工作中.从目前实践看,以业务对接方式,落实年度重点工作计划,并开展过程管控是较为高效的做法.
（三）“目标—过程—效果”维度的工作标准转型.新时期办公室工作要尝试破除细碎、繁杂的状态,做到工作标准的细化和规范化,从目标、过程、效果三个维度转型工作标准.工作目标维度,要从被动思考或听从领导指示和安排,向主动思考在为组织发展更好的前提下选择更有效、更加合理的目标转变,要注重以需求为导向设计工作目标,并充分进行工作目标的量化分解、预期描述.工作过程维度,要从按习惯做或只管做不顾效果,向有完整思路和方法、充分分析和理解政策法规、以达到行业最优为目标千方百计探索有效方法和手段,强化工作计划的过程检查和“纠偏”,对过程施行动态调整.工作效果维度,要从完成任务的规定动作,向追求对企业发展能够起到推动性作用转变,要时刻强化对需求的反馈—迭代—再反馈效果,做到事事有依据、有价值.针对基础性、流程性的工作要尝试建立标准化的指导手册,降低因经验不足带来的工作效果差异,充分提高工作效率,减少基础性、临时性工作的时间精力消耗,实现低投入高价值.
（四）加强项目管理和信息化的手段转型.新时期的办公室必须全力推动高水平、高质量、高效率的管理能力和信息化能力建设.其一是加强项目管理实践与应用以提升工作水平,针对重大、重点工作要以项目管理思想进行落实和推进,摒弃陈旧的以文件落实文件、以会议落实会议的做法.其二是以信息化手段提升质量和效率,满足市场化情景下的工作需求,建立公文处理系统、会议管理系统、督办管理系统、综合信息共享平台、移动办公平台等.
三、结束语
办公室在企业特别是国企中,一般是距离单位领导最近的机构,又常负责对外接待工作、对内的综合协调工作,是企业的“窗口”.所以办公室的转型、办公室人员的行为改变、工作方式方法的改变,往往具有较大的带动面和影响力,并能够提升职能部门整体工作效能,常能收事半功倍之成效.面向改革、面向业务、面向需求的办公室转型已如火如荼地开展,实践中,在认识转变、策略实施、项目管理、信息化建设等方面取得了一些不错的成效,示范效应正在凸显,在过程管控、绩效考核等领域还需要进一步深入研究.
办公室工作论文参考资料：
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