原创《档案信息化建设对档案工作规范化管理的促进作用》
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文/国家海洋局北海分局 张玉强；国家海洋局北海信息中心 于清溪 杨鹏
【摘 要】档案信息化建设是今后档案工作的必然趋势,也是规范档案工作的基础条件.对此,在现今形式之下,要不断提升档案信息化管理,树立现代化档案管理理念,通过各种模式与手段,提升档案管理整体的信息化功能.本文主要对档案信息化建设的相关内容进行了探究,对其进行档案工作规范化管理过程中的促进作用进行了阐述.
【关键词】信息化；档案工作规范化；促进作用
一、档案信息化建设——档案工作规范化管理的必要条件
在社会的进步与发展中,经济文化建设以及各种科技的发展,促使现阶段的档案管理工作模式发生改变,使其处于一个全新的过程中.各种电子文件、签名以及相关档案的出现对传统的档案工作带来了直接的影响,对此在实践中要不断地促进档案工作的规范化；同时,显而易见的是,档案管理的主要工作内容也逐渐趋于网络化,这也就使得档案工作内容的变化,逐渐呈现信息化的发展趋势.在实践中如果没有对档案信息进行系统的管理,就无法实现档案管理工作的规范性,因此要想在现阶段提升其系统化管理水平,就要通过电子档案模式开展,进行全面的管理.在实践中,根据相关规定对于其具体的内容进行规范,在狭义的角度来说,就是对其进行信息化的管理.
二、信息化建设——推动档案工作规范化管理的有效措施
要想在实践中充分的凸显信息化建设的重要意义与内容,就要对其自身的职能与功能进行深入的挖掘与发挥,明确信息化建设就是现阶段推动档案工作整体规范化的有效模式与手段,对此在实践中,要基于以下几点开展：
（一）具有信息管理以及规范化管理理念,促进二者共同发展.档案信息化管理工作较为辅助,是一项系统的工程模式,在实践中其相关档案的具体项目检索、档案的整理与归档,档案的项目编号以及统计台账等相关内容都具有一定的信息化特征,对此要想有效地做好相关项目的管理,就要提升对档案的管理,明确其重点.
（二）基于实际的规范化管理需求进行相关档案信息的设备配置.在实践中要想真正地做好相关档案的规范化管理工作,就要保障其硬件设施的配置齐全,对此在实践中,要提升对档案管理中相关软件的利用,提升其检索、浏览以及统计等相关功能；同时还要加强对相关基础设施的基础建设,保障其与实际的环境需求相契合.
（三）提高工作人员素质能力以及工作水平,促进其规范化管理有效开展.首先,要对相关档案工作人员的政治素质能力进行系统的考量,要保障档案管理人员具有一定的政治素养,具有一定的保密意识,在工作过程中要讲原则、守纪律,自觉践行相关档案工作制度,进而为提升档案信息化建设与规范化发展奠定基础.其次,档案工作人员在工作过程中要具备一定的专业性,档案工作在要求工作人员自身的素质能力基础之上,对于工作人员的业务技能也较为重视.档案工作在开展中具有一定的技术性,在相关档案的收集与整理、鉴定与保管、统计与检索以及编研等相关环节中都具有一定的科学性,要保障其整体的信息化,继而对其规范化管理,对此要提高相关档案工作人员自身的素质能力.
（四）全面促进档案资源信息化发展.首先,要提升对档案信息目录数据建设的重视,在实践中要保障相关卷宗目标信息的精准性与全面性,进而在相关信息档案的文件目录、分类目录、专题目录等进行信息化管理,基于实际的状况进行规范化的管理,通过相关目录数据库的构建,有效地实现档案资源的全面构筑.其次,促进文档一体化发展与建设.在信息时代,各种网络技术的发展以及普及,推动了文书档案管理以及文秘工作的一体化发展趋势,在整个“文档一体化”的发展过程中,要充分的融合计算机信息管理系统,对二者进行深入的融合,要把相关公文资料的形成、处理以及归档等流程统一起来,通过系统的跟踪,形成统一的文书档案资料,进而保障相关文书档案资料的标准化、规范化以及一体化发展,这是今后工作的发展趋势.最后,就是提升相关信息档案的录音、录像、照片等资料的处理能力,全面的提升媒体数据库建设的质量与效果,通过各种多媒体技术手段模式对档案进行归档处理,实现数字化的工作模式,进而形成系统的档案数据库,提升档案资源的整体内容丰富性.
三、结束语
加强现阶段的档案管理工作信息化与规范化发展,可以有效地提高档案管理工作的整体工作效能,彰显司法公正,为维护人们的合法权益有着积极的推动作用.对此在实践中,要通过各种科学的方式与手段,不断地强化现阶段的档案管理工作档案管理的模式与方式,通过提升其整体信息化发展,促进其规范化管理,全面提高对档案管理工作的重视,为我国社会的稳定与发展奠定基础.
信息化建设论文参考资料：
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