原创《科学管理高校干部人事档案材料探析》
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【摘 要】高校干部人事档案材料是记载个人思想品德、经历、能力、业绩以及工资待遇等信息的重要依据,是高校组织人事部门选拔人才的重要资源,科学管理干部人事档案材料是高校档案工作者的重要任务.本文对高校干部人事档案材料的科学管理措施进行分析、探讨,以助力高校人事档案管理水平的提高.
【关键词】高校；档案管理；干部人事材料；管理措施
管理高校干部人事档案材料指的是相关人员采取各种措施收集、鉴别并集中管理干部人事档案材料,保证档案材料的准确性、完整性,这对高校录用或调动干部有重要作用.而在新的形势下,档案人员须结合工作实践,探索科学管理高校干部人事档案材料的措施.
一、把握材料形成规律,提高干部人事档案收集效率
高校干部人事档案材料有一定的形成规律,档案人员把握该规律能显著提高收集档案材料的效率.一是把握节日规律.高校一般都会在特殊的、具有纪念意义的重大节日里举办表彰活动,产生干部奖励表彰材料,包括七一建党节、教师节等,从而形成高校优秀员干部、优秀教师、教书育人先进个人、优秀班主任等奖励材料,档案人员要把握这一规律,迅速收集表彰奖励材料,避免干部人事档案材料的散失.二是把握变更规律.高校干部一旦被重新任免,或晋升专业技术职称,或教师提高学历,或调整工资政策等,自然会形成高校干部职务任免考察材料、申报及审批专业技术人员职称的材料、博士硕士学籍材料以及工资变动审批材料等,档案人员需及时收集这些材料,保证档案的完整性.三是把握咨询动态规律.高校干部人事档案材料记录的是历史,是原始载体,承载的事件要在一定范围里通过正式文件的形式或资讯传播途径进行传播,而档案人员在获取资讯后要尽快收集有关干部人事的档案材料.当获知高校召开党代会、教代会的资讯时,就要重视收集党代会、教代会的与会代表登记表.
二、加强档案材料鉴别,优化干部人事档案材料管理鉴别档案材料是一项有很强政策性、操作性的工作,即鉴别所收集的干部人事档案材料的价值,决定去留.加强鉴别是确保高校干部人事档案材料完整性与真实性的关键环节,鉴别工作也因此成为科学管理高校干部人事档案材料的重中之重.档案人员不得随意处置收集的材料,要按照其真伪、价值合理取舍,按照《干部档案工作条例》以及《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等的相关规定合理鉴别,维护事实,科学分析内容,科学处理材料存在的问题.如果发现干部的出生时间、学历学位、入团入党的时间以及参加工作的时间等关键信息前后记载不一致,当组织部门未出具更改证明时,就以最早的档案记载为准；当档案记载的学历学位和干部本人所填内容不同时,应反映到相关部门进行核实,催要准确材料；当出生年月以及参加工作的时间存在疑问时,应报给高校人事部进行审核批复.
另外,在鉴别高校干部人事档案材料时,档案人员要注意几点：一是认真贯彻相关规定,严格遵守保密制度,避免泄露干部人事档案材料的相关内容.二是在材料鉴别环节要加强管理,保存好干部人事档案材料的散件,及时登记、送交补充的或抽出的材料,避免遗失材料.三是爱护干部人事档案材料,补填记录时要认真、细致,禁止涂改材料、损坏材料,禁止在档案材料周围喝水、吸烟,预防档案材料被污损.
三、改进档案管理模式,发挥干部人事档案材料价值
一是实施信息化管理,提高档案人才利用率.高校档案部门要承担起掌握并提供干部人事档案信息的责任,改变手工操作模式,利用现代化的手段,包括计算机、扫描仪、复印机、摄像以及缩微等设备、干部人事档案管理软件等,从而依托科学技术收集、鉴别、管理高校干部人事档案材料.同时,积极开展档案编研工作,依据建设高校人才队伍的需求,完善建立干部人事档案信息库,为使用人才、建设人才队伍提供翔实材料,促进高校人才合理流动.
二是针对高校干部人事档案材料建立起网络化信息管理系统.为充分共享信息,提高档案材料管理的效率与质量,高校档案部门应在局域网建立网络化信息管理系统,共享信息,使信息使用者获得第一手资料,提高高校干部人事档案信息的时效性；着重解决干部人事档案材料的管理权、使用权之间的问题,确认、身份之后再提供所需信息,切实做好安全工作；做好高校干部人事档案材料管理基础工作,针对高校专业技术人员多且集中的特征,抓好对中层及以上领导干部、专业技术人员等档案材料的信息建库工作,收集最新材料,并鉴别、整理、归档,使高校人事管理对人才的培养、选拔等均有可靠的、准确的信息.
三是增进各个高校之间、高校和社会之间的联系,完善干部人事档案信息网络.高校要进一步完善档案信息网络,增进高校之间、高校和社会、高校和科研单位等的信息沟通、信息交流,建立人才信息网络,方便相关部门在开展科学研究、鉴定科学成果、评定干部及教师职称、开发科研项目、转化科研成果等活动的过程中最大限度发挥人才的作用,从而发挥高校干部人事档案材料的价值.
四、结语
科学管理高校干部人事档案材料是一项有很强综合性的工作,需要档案人员不断学习新的技术与知识,持续提升自身业务能力,遵守干部人事档案材料形成规律,找寻更多科学的管理方法与途径.只有如此,才能最大限度发挥高校干部人事档案材料的价值,使高校档案管理工作迈上新的台阶.
【参考文献】
[1]程力.干部人事档案材料管理工作存在的问题及对策[J].科技展望,2016(08):258.
[2]许玮,杨小清.高校干部人事档案管理的矛盾分析与对策[J].新课程研究(中旬刊),2016(02):10-11.
人事档案论文参考资料：
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