原创《信息时代工程设计档案管理服务模式的实践》
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摘 要：伴随当前经济发展速度进一步加快,工程设计档案逐步变成项目设计研发发展的重要基础,对工程设计开发部署时的点点滴滴进行了记录,形成了一个复杂、丰富的设计结果,累积了很多档案信息资料以及设计文本,如何让这些文件得到充分利用,对档案管理水平进行改善、加强管理工作具有非常重要的意义,本文对信息时代工程设计档案管理服务模式的创新实践进行分析,以供参考.
关键词：工程设计单位;档案;管理;模式
一、工程设计单位施行数字化档案管理的重要性
在工程建设施工工程档案主要指的是保存的各种文件材料,这些工程档案当中的载体和内容形式是非常多样的,主要有文字材料、声音材料、图表材料、载体主要包含了录像照片、文本、光盘等.另外还需要对一些批文、竣工报告资料、甲方委托书、工程造价资料等进行保存,让工程设计档案进行数字化管理,对制度管理的稳定性和有效性提高具有非常重要的意义,能够大大提升档案管理过程中的工作效率和工作水平.
1.设档案管理的特殊性
工程设计单位和一般的经营单位有很多共性,另外还具有一些技术开发、科学研究的特点,主要是以知识劳动为主,形成了专业化、多学科的知识密集型产业.在生产过程中设置与人员的实践经验、开发基础、生产原料使用配比等都是集体创作和思考的结晶,主要体现在技术文档、技术图纸方面,分析工程建设的全过程,可以发现设计产品主要是对工程进行技术改造时的中间产品,在现场施工、安装、竣工、验收等诸多方面提供了重要的依据,在工程设计方面扮演着非常重要的角色,对设计人员的设计方法、设计思路以及最后的成果进行了详细的记录,对设计活动的历史进行了反映和记录.
2.解决档案管理信息储存难问题
工程设计管理档案是城市记忆的保存者,对城市建设过程中的丰硕成就进行了体现和集中反映,在城市发展和建设过程中具有非常重要的意义,因为工程设计产品,不单单内容繁多、结构复杂,还有一定的整体性.在此过程中形成了一些结构特点独特的设计图纸文本,在工程设计单位当中,传统图形文字的种类繁多,数据量大.在传统档案保管过程中,纸质存储的方式容易造成成本增加、变质破损等问题,让维护难度大大提高,而且还会占用大量的空间,通过数字化管理的模式能够让存储空间低成本的扩大,让存储难的问题解决,而且可以避免出现由于破损和变质造成的成本增加和文档损失的问题.
3.提高档案使用效率
因为工程设计单位在搜集资料的过程中,种类往往多种多样,在对工程档案进行保存的过程中,不单单需要对本单位的设计人员进行服务,还需要住照顾业主单位和施工单位的人员,需要频繁对其调阅、查询.通过传统方法对档案进行管理时,工作量非常大而且效率比较低下,通过信息化手段对档案进行管理过程中,可以大大简化档案管理的流程,让工作效率大幅提高.
二、信息时代工程设计档案管理服务模式的创新实践
随着当前信息化水平的进一步提高,档案管理过程中出现了明显的变化,需要及时对工程设计档案管理进行调整.在建设工程档案信息系统的过程中,一定要立足长远,最有针对性的解决档案信息化管理过程中的各种问题,进一步的提高管理效率.
1.以人为本,提高档案工作者的素质
档案管理人员的素质高低对其责任心和创新精神有着直接影响,当前档案管理人员一定要在思想上进行创新,为设计、建造、科研等方面保驾护航.与此同时,还需要让档案工作人员的业务水平进一步提高,逐步建设和培养出一支具有创新能力、责任心强的档案管理队伍,让档案管理数字化和现代化水平进一步提高,在实践的过程中进一步培养出与档案管理相适应的复合型人才,让他们既能够对数字化技术、多媒体技术进行熟练使用,又具有一定的信息管理理论和知识.
2.创新工作方式,健全工作规范
网络在信息化时代是进行信息交互最为快速方便的一种手段,设计人员需要在网络共享中将数字化档案信息进行存储和查找,档案数据库的建设非常重要,它是从原来的纸质档案管理向网络信息资源管理进行转化的一个重要途径,所以需要加强纸质档案数字化建设的速度,进一步的将馆藏资料逐步进行数字化管理,将这些档案在存储设备当中进行有效存储,只有如此才能为后面的数字化管理提供服务.
3.创新服务手段,满足设计的需要
3.1 及时更新网上信息,提供档案信息动态服务,受到专业人员欢迎当前逐步开始进行网上目录及动态检索,能够让科技图书、文书档案、标准规范等通过网络授权检索的方式开放给用户,档案管理人员一定要加强档案室主页的维护,让日常档案管理工作动态、档案法规等功能进一步实现,让档案管理服务主页逐步变成相关人员对档案进行查询的一个重要窗口.
3.2 采取多种形式,主动为用户提供优质服务
这些年以来,伴随当前国内工程企业的目标管理水平进一步提高,档案管理中心需要进一步更新自身的观念,加强日常管理维护工作的过程中,需要通过使用一些现代化的手段.变被动为主动通过、邮件发送、电话、网络传输等手段进一步的为用户提供更好的服务,让社会效应进一步提高.
4.注意档案信息的保密工作
一定要了解当前档案信息管理过程中的实际情况,在档案管理过程中,需要对用户的权限加以控制,加强档案信息保密工作,对于一些与相关的秘密档案,需要在一定的范围之内进行限制.档案信息往往出自不同的资料和书籍,具有特殊性,需要对互联网上的访问权限进行设置,区分外部文件和内部文件,对于一些不公开的信息档案需要进行保密.
5.建立完善的工程设计档案信息数据库
工程设计档案对城市建设的点点滴滴进行的记录,能够体现城市发展的历程,对城市发展和建设过程中的情况以及城市建设文化精髓进行了记录,这些档案在工程设计单位当中是非常重要的财富,是工程设计单位发展壮大的记录者和见证者,利用价值极高,所以一定要对工程设计档案信息数据库进行建立和完善,这一点十分重要,一定要进一步收集各类工程的设计文档,并且进行科学化的数字处理,让数字化档案资源库进一步充实,并且对数字化进程进行推进和加快,加强管理应用目标的构建,将传统档案管理过程中的各种局限和问题得以进行解决.具体操作过程中一定要加强档案的通用性,让相关人员在调阅翻阅过程中更为方便,所以一定要对数据库的查询功能进行完善,设计档案信息系统一定要与工程设计单位的各种查询、要求和查询方式进行结合,依照用户在操作过程中的实际需求,让用户更好的对这些数据和资料进行使用,查询结果可以生成office文件或者数据报表,依照用户的实际要求进行查询,在查询的过程中可以提供各种用户所需的文件,并且注意对文件的保密.
结束语：总而言之,设计档案对设计科研创新工作具有非常重要的意义,是开展相关勘查工作的重要资料和基础.在信息化时代,一定要加强档案的管理工作,并且重视档案馆管理的安全性和创新性,进一步对涉及档案的使用范围进行拓展,让信息化条件下设计档案的作用和价值进一步发挥出来,对企业和社会进行帮助,不断的造福城市,另外还需要对网络信息资源进行合理利用,通过合理的方式进一步的处理,分类相关的信息资料形成模块化的数据存储,加强信息化条件下档案的利用和检索水平.
管理服务论文参考资料：
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