原创《当前ERP系统中存在的会计内部控制问题》
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摘 要：当今社会,随着信息技术的普及,ERP 系统被广泛应用在各个领域,企业的会计内部控制也不例外.现代企业内部控制体系的一个重要部分是会计内部控制,会计内部控制的有效与否关系着企业的资金与资产安全,关系着企业目标能否实现,甚至关系着企业的兴衰成败.随着ERP 系统的引入,企业会计内部控制的效率虽有所提高,但不可避免的会出现一些问题.基于此,本文从数据安全、业务流程、风险管理等方面探究了会计内部控制在使用ERP 系统时的发展现状,并在提升数据安全性、完善业务流程、防范风险等方面提出了有效的建议,使ERP 系统与会计内部控制更好的融合,促进企业会计内部控制模式的完善,从而促进现代企业的发展.
关键词：数据安全；业务流程；风险管理
中图分类号：F230 文献识别码：A 文章编号：1001-828X(2018)022-0219-01
一、ERP 系统应用的问题
( 一) 数据安全
一方面,ERP 系统是基于信息技术而发展起来的,主要应用信息技术,而信息技术一个很重要的载体就是互联网.互联网具有很好的资源共享性,因而具有很强的开放性,因此,ERP 系统中的信息很容易被攻击窃取,对系统造成不良影响,从而不利于企业会计内部控制的发展.另一方面,ERP 系统专业性较强,系统用户对此并不了解,如若出现问题,便求助于供应商,容易造成供应商技术垄断,加之系统操作人员若素质不高,恶意更改数据,将会对企业的管理系统造成严重的打击,不利于企业会计内部控制的发展.
( 二) 业务流程
ERP 系统在会计内控系统中的运营流程主要是进行进销存管理、应收付款管理、合同管理,首先,在进销存管理过程中,进货量主要是根据上期销售量及对下期预测的销售量来确定,若销售信息在传递过程中失真或者记录有误,会使进货量与实际销售情况不符,严重扰乱销售计划,这样,一方面,可能导致企业进货太多,资金周转困难,另一方面,可能会导致企业货源短缺,这两种情况都会影响企业的进一步发展.其次,在应收付款方面,ERP 系统主要通过编码对客户进行管理,但当前编码并不唯一,而且需要层层审批,使得企业对客户无法进行有效管理.ERP 系统主要对企业的应收应付款进行预先控制,需要对操作人员进行授权,而授权工作若无法进行有效的管理与监督,则会出现越权审批、审批不合理等情况,严重削弱了会计内部控制作用的有效发挥,制约了企业的发展.此外,ERP 系统运营的一个重要流程是合同管理,但在现实情况中,企业运用ERP 系统在会计内控系统时,并未应用合同管理功能,企业在进行业务流程时,并不重视合同的签约与执行,这就使得企业在进行资金与货物交付时担负着巨大的经营风险,不利于企业的发展.
( 三) 风险管理
风险是随着企业的经营情况而不定期、无征兆出现的,具有很强的多变性.虽然在ERP 系统下会计内部控制具有部分风险预警与控制功能,但面对风险多变、不确定的特性,对某些随时出现的风险,ERP 系统依然无能为力,无法进行有效的处理.此外,ERF系统会对收发存信息、定额用量、应收账款、生产成本、计划信息等信息进行采集与管理,由于数据冗杂、工作量大,将会进一步增加财务人员的负担,增加出错率,增大财务风险,增加企业的经营风险,对企业的发展构成威胁.
二、针对ERP 系统中存在问题的改进措施
( 一) 保障数据安全
首先,企业应加大研发投入,促进ERP 系统的升级,保障系统安全.其次,企业应设立专门部门,做好安全保护工作,保护硬件设备与软件的安全.企业还要安排专门人员定期对系统与软硬件进行维护,保障数据安全.此外,企业还应该加强对系统操作人员的培训工作,提高操作人员的专业技能与职业素养,避免出现恶意修改数据、破坏数据风行的发生,保障数据安全,促进会计内控系统的发展.
( 二) 完善业务流程
第一,在进销存管理方面,企业要明确ERP 系统的权限设置,使进货、销售、库存三个环节环环相扣,严格控制进货的数量,促进销售,增加销量,尽量减少库存,对各个环节加强审批,提高对进销存的管理效率.第二,在应收付款方面,首先业务部应该提出付款申请,财务部审核无误后才能付款.而且,财务人员应准确无误地记录账目,建立付款档案,以供进货参考.其次,人事部应合理安排相关工作,避免出现徇私舞弊、贪污腐败、失职渎职等违法乱纪现象.并且,ERP 系统中应设置账款到期提示功能,并派专人进行催收,促进资金的及时回收,提高资金的利用效率.第三,在合同管理方面,企业应规范合同审批管理.企业应在系统中针对审批权限对不同的用户进行设置,进行权限控制,控制用户在权限范围内查看信息,增加信息的保密性,提高信息的安全性.此外,要加强对操作人员的权限管理,操作人员修改相关数据需要得到有关部门的书面授权,从而加强对合同的管理.
( 三) 防范风险
企业应在ERP 系统会计内控机制中建立健全风险管控机制.企业可以根据不同的部门、不同的业务类型对风险可能出现的类型进行合理的分类,加强风险的针对性,使风险的管控做到全覆盖.企业还可以针对可能出现的风险提前做好风险防范的方案,以便在风险出现时做出有效的反应,实行有效的措施防范风险,提高风险管理的效率,降低风险的破坏性,提高企业抵御风险的能力,促进ERP 系统会计内控机制的完善与发展.此外,企业还可以构建风险库,对曾经出现的风险进行实时的记录,并记录解决方案,为以后发生类似风险提供成功借鉴,对处理失败的风险也要记录,为以后提供经验教训,警惕此类事件的在次发生,提高企业处理风险的能力.
三、结语
当前,伴随着信息技术的快速发展,ERP 系统在会计内部控制机制中的发展前景将更加广阔,希望可以通过对ERP 系统在会计内部控制机制中数据安全、业务流程、风险管理等方面进行探究,在提升数据安全性、完善业务流程、防范风险等方面进行改进,使ERP 系统与会计内部控制更好的融合,促进企业会计内部控制模式的完善,从而促进现代企业的发展.然而,面对我国复杂的经济发展环境,ERP 系统在会计内部控制机制中的发展依然任重道远.
内部控制论文参考资料：
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