原创《办公室公文写作应把握的几个问题》
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【摘 要】公文在政府机关、企事业单位日常工作中起着重要的作用,办公室承担大量的公文起草工作.要做好办公室公文写作,应当把握好“了解领导意图、紧扣受众需求、对公文进行构思概括”等方面的问题.
【关键词】公文写作；把握；问题
中国自古重视文字工作.说,与“召开会议”和“个别谈话”相比,“实现领导最广泛的方法是用笔杆子”.在办公室工作实践中,文字工作是与其他工作分不开的.领导讲话需要文字,制发文件需要文字,信息督查需要文字,请示报告需要文字,总结部署工作也需要文字.可以说,政务工作离开了文字工作不能运转,文字工作跟不上会拖累政务工作,文字工作出问题会影响政务工作.
办公室承担大量的文字工作.起草一篇公文,总体要求是符合党和国家的路线方针政策,符合上级机关的指示精神和安排部署,完整准确地体现发文机关和领导同志的意图,全面客观地反映实际情况,提出或制定的措施切实可行.在具体写作过程中,也应当注意要主题突出,观点鲜明,结构合理,条理清晰,表述准确,文字精炼.要做到以上几个方面,在公文起草工作中要注意把握好以下几点.
一、知意图
领导机关或领导同志的意图就是公文的主题,决定了公文要表达的立场、观点和意见等.领会好了意图,就把握了主题和方向,起草的文字材料就不会偏离主题,才能够达到公文的预期效果；如果意图领会错了,就会“下笔千言,离题万里”,领导机关或领导同志的意图也无法得到充分的贯彻,所以必须准确领会和把握领导意图.领导意图包括显意识、潜意识、未意识.显意识就是领导对有关问题或有关问题的某些方面考虑得很成熟,比较清晰的意图.潜意识是领导对有关问题或有关问题的某些方面有一定的考虑,但还需进一步深化的原则性意图.未意识是领导暂时还没有考虑到的有关问题或有关问题的某些方面,需要补充的意图.
要理解、领会好这些领导意图,必须围绕公文中心思想,对领导意图进行系统化处理：明确显意识、挖掘潜意识、补充未意识.也就是说,对显意识,要全面准确地体现在公文中；对潜意识,要顺藤摸瓜,进一步挖掘、延伸、深化,把问题弄清楚,形成完整的观点或阐述；对未意识,要主动思考,补充到公文中,进一步完善公文的结构、层次、逻辑等方面的要素.
二、扣需求
需求既和公文的主题有关,又和公文的主要内容有关.我们在回复上级时要扣上级的需求；申请上级批示,向下级发布文件、通知时要扣实际工作的需求；写领导讲话要扣会议、听众的需求.一篇文章、一个讲话能否产生好的反响,关键在于讲的问题是否是大家最关心、最感兴趣、最想知道的问题,所讲的问题能否拨动读者或者听众的心弦,使他们产生触动和共鸣.
要了解需求,必须对所起草的材料有宏观的认识,对这篇公文所涉及工作的背景、形势、经验教训、使用者、受众等有充分的认识.比如我们在向上级报送材料时,必须认真阅读、领会上级有关通知要求,针对上级的要求报送有关情况；领导面向基层讲话时,必须紧扣基层的需求,围绕工作主题,紧跟当前形势,阐明相关的热点、难点问题,解决基层关心的问题；总结部署本部门本单位工作时,必须深入调查研究,掌握第一手资料,总结经验,查摆问题,为总结部署工作打下良好的基础.
三、会构思
“有物有序”是古人写文章遵循的两条基本要求,“有物”就是要有内容,“有序”就是要有条理.构思就是对公文结构、内容、表述方式等的整体构思.拿到一份文稿材料的任务,不能没有构思就下手.一篇文章的主要时间应该在构思上,古人说“袖手于前,方能疾书于后”.例如“初唐四杰”之一的王勃,写作前总爱先蒙头大睡,睡醒后方展纸搦毫而写,一挥而就.其实,王勃的“大睡”是假,“大思”是真,因为有了“睡”中的反复思考,烂熟于心,才能有“醒”来后的文如泉涌.假如他真的是“大睡”,恐怕醒来后等待他的不但不是“一挥而就”,而可能是“一筹莫展”了.
下笔起草前,要先对公文整体进行构思,包括对主要内容、结构安排、层次划分等进行通盘思考,围绕公文的主题和内容,积极调动思维和知识储备,就公文的立意、布局、素材等列好写作提纲,做到成竹在胸,就像工程施工一样先画好“蓝图”,再“按图施工”,这样才不至于搞成“三边工程”（边立项,边设计,边施工）.构思公文时要注重内容的逻辑性和条理性,合理划分结构、段落、层次,避免在一个段落里讲好几个意思,或者在几个段落里都讲同样的意思,使文章条理清晰,逻辑合理,这样才能让人对公文或讲话印象深刻.
四、善概括
概括包括对理论的概括、对材料的概括和对语言的概括.任何一个观点,都需要理论的支撑,做到有理论依据,这是决定一篇文稿是否有深度的重要因素.在公文起草中,不需要复杂高深的理论,但是我们论述工作中的思路、做法等时,也必须要有例如哲学、社会学、管理学等方面的理论依据.如果缺乏理论依据,我们的工作就成了蛮干、乱干.因此,我们需要了解一些辩证唯物主义、历史唯物主义等理论的基本观点,对于我们理解有关问题,写好文稿具有重要的理论指导意义.同时,也要善于从实际工作中总结提升,把具体问题抽象化,把实践中的经验做法升华为理论,体现出公文的思想性.
对材料进行加工,需要去芜存菁,删繁就简.写作公文时,要善于在纷繁复杂的事物中抓住事物的本质,举一反三,把零散的认识汇总成系统认识,把感性认识上升为理性认识.例如我们在撰写本部门本单位工作总结时,通常需要下级单位提供一些基础数据、工作情况等材料.基础材料有了,不能简单地汇总到一起,还需要对材料进行概括、提炼、加工,把我们需要的材料留下,把不需要的剔除.对留下的材料再进行归纳、分类、合并等处理,应用到公文中去.
公文的语言是规范的语言,写作公文时需要对语言进行概括.领导讲话、公文等文字材料的写作不同于其他文学艺术作品,不需要跌宕起伏的故事情节、细致入微的感情描写,也不需要华丽的辞藻、晦涩难懂的道理.因此,语言要规范、简练、朴实、庄重.语言的概括就是对语言化繁为简,要求文风要朴素,语言要成熟,用词讲分寸.
五、多推敲
文字工作责任重大,白纸黑字,不容有失.文件更是“红头红章”,具有很强的权威性、严肃性.因此,文字工作不仅是语言技巧问题,更是政治责任心问题.往小处说是“不留后遗症”,往大处说是要“能经得起历史的检验”.因此,办公室文字工作人员应当对每一篇公文都树立“精品”意识,精益求精,努力打造精品.“文章不厌百回改”,文字材料拿出初稿后,要逐字逐句地反复推敲,反复修改.有时也可与其他同志一起探讨,请其他同志帮助一起推敲、修改,避免出现失误.
六、勤学习
俗话说“熟能生巧”,学的多了,想的多了,写的多了,量变就会引起质变,文字水平就会上一个台阶.向书本学习,向实践学习,向领导同志和有丰富经验的同志学习.不仅要有的一定文字表达能力,还要有广博的知识面.办公室的文字材料大多是关系本地区、本部门、本单位全局性的工作,这就注定了办公室的文字材料不是局限于某一方面的,而是全方位、全领域的,涉及到本单位工作的方方面面,要求我们学习各方面的知识.如果只知其一,不知其二,就有可能犯片面性的错误；如果知之不深,就有可能说外行话.因此,我们必须不断学习,掌握工作所需的知识.要努力“学思践悟”,坚持理论联系实际,勤于学习、乐于思考、善于感悟、勇于实践,在“学习—思考—感悟—实践”的循环往复中不断提高理论水平、思想水平和处理实际问题的水平,真正做好公文起草工作.
七、有创新
文字工作创新很难,文字工作创新不仅仅是词汇语法的创新,更是理论创新、观念创新、方法创新、机制创新等方面的创新.文字材料写多了,容易形成固定的套路,而创新能避免重复、老套,避免老生常谈,让人耳目一新.即使长期从事文字工作的同志,也应当注意要经常写得有新意,要么在立意和架构上出新,要么在表述和观点上出新,总归要抛出点新东西,也就是有的领导和同志说的“总得写出点道道来吧”.既不重复别人,也不重复自己,这样自己有兴趣写,别人听了看了也感到新鲜、解渴.曾经有从事文字工作的同志说：“如果写稿子的人都觉得写的话没什么意思,那么别指望用稿子的领导会很有兴致地去念；如果写稿子、念稿子的都觉得稿子不怎么样,那么听稿子的一定不会被打动,甚至根本就听不进去.”
关于如何做好文字起草工作,以上只是几个方面,实际工作中远不止这些,对文字工作者的要求也非常全面.再加上不同的文字材料有不同的要求,比如起草领导讲话和起草公文有不同的要求；领导在不同场合的讲话、不同领导的讲话有不同的要求；起草的公文因为文种不同要求也不一样,等等,这些都需要在实际工作中根据不同的情况具体分析和掌握.
办公室论文参考资料：
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