原创《行政事业单位档案管理制度流程体系》
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内容摘 要：随着新时代政府机构服务职能的不断强化,努力提高档案管理的制度体系与业务流程标准化、规范化水平,全力打造行政事业单位档案管理大服务运行机制,已显得日益重要.为了进一步规范档案管理工作,做好行政事业单位文件资料的保管、保密、借阅回收、销毁工作,发挥档案管理的价值,本文从规范档案管理制度体系、和关键业务节点两个方面出发,研究行政事业单位在档案管理过程中存在的问题,对制度流程体系的构建进行了多方位的分析,并提出了相应的保障措施,期望借此,能够为行政事业单位档案管理工作提供理论帮助.
关键词：档案管理 业务流程 制度体系
科学合理的档案管理不仅可以衡量行政机关的绩效,还可以衡量行政事业单位的管理水平.档案管理是真实记录和反映行政人员的行政经验、能力和成果的重要信息,是认识人才、检验人才、促进人才的重要参考依据.行政事业单位的资源取向、模式、战略,以及未来的发展都受档案管理工作的影响,所以档案管理工作为行政事业单位提高管理服务职能有着重要的意义.
一.行政事业单位档案管理的基本现状
行政事业单位档案管理是一个系统化、服务化的过程,在日常工作中很容易被忽略.在行政事业单位档案管理开展工作中,档案管理由于覆盖面广、业务繁琐等特殊性,因此,在加强档案管理过程中存在诸多问题.
1.缺乏足够的档案管理意识
由于一些行政事业单位的领导对档案管理工作的重视不够,没有提供档案管理所需的人力和经济上的支持,以及一些单位不将档案管理纳入年度考核中,这些因素都导致行政事业单位的档案管理工作受到阻碍.
2.档案管理业务流程不清晰
部门行政事业单位档案管理流程过于复杂,各种审批审查环节比比皆是,往往是一项审批流程会影响到到其他流程,造成档案管理工作运行效率低下.“部门墙”太厚,仅仅在各自孤立的活动范围内活动,一味地关注自己的局部业务,需要协调的交叉业务、重叠业务繁多,有的是相互间的隐形使得档案管理流程模糊,同样问题重复发生.在业务执行过程中对于各级管理人员的职责界定不够明确,责任无法落地,制度约束效力太多,执行力较差.
3.缺乏完善的档案管理制度
部分单位还没有建立完整、科学、全面的档案管理制度和标准.使日常的档案管理工作中缺乏执行标准,使档案管理复杂化、凌乱化.没有清晰的文件存储系统和文件恢复方法,使得查找和使用档案更加困难.同时,一些行政事业单位在档案管理方面缺乏执行能力,档案管理工作缺乏权威性,导致档案管理工作效率不高,管理职责不够强,使档案管理工作的管理职能空缺.
二.档案业务关键制度与流程的优化分析
1.档案业务模型与流程节点分析
档案业务是指政府、企业或者部门对档案实体和信息进行管理的业务.在档案业务中,需要输入档案管理制度等内容,通过档案分类管理、档案调阅管理、档案归档管理、档案销毁管理等工作,达到档案信息得到保存或利用的效果,其具体的业务模型是一个相对闭环的周期,主要分三个层次：档案制度的制定—档案业务的执行-档案管理记录.其中档案业务的执行环节主要包括档案的分类、调阅、归档、销毁等内容.
就档案管理的业务流程而言,关键节点首先包括档案的前期整理,主要包括档案整理、分类、编号等关键业务节点,然后是档案的使用,主要包括档案调阅、搜索、检查等关键业务节点,最后是档案关闭环节,主要包括档案审核、销毁、归档关键业务节点.关键业务流程节点如图1所示.
图1档案业务流程关键节点
2.档案业务执行人员与制度管控分析
用制度管人,管理工作将变得非常轻松,制定清晰的业务管控制度可以确保管理人员执行效率和质量的提升.在档案业务执行过程中,档案管理业务执行人员起到关键作用,主要涉及单位负责人、行政主管、部门负责人、档案管理员等人员,其具体承担的工作如图所示.
图2档案业务执行人员及其职责
根据对档案业务主要环节及执行人员的分析,政府事业单位在进行档案业务管理过程中,需要利用以下制度进行管控,具体如下：针对人员,要出台相应的《档案管理人员管理制度》和《档案管理人员绩效考核制度》.针对业务,要出台相应的《档案分类管理制度》、《档案调阅管理制度》、《档案销毁管理制度》等.通过对人员和业务的双重制度管控,进而达到“用制度管人、按流程办事”.
3.档案业务关键制度与流程分析
根据对档案业务模型、流程关键节点、执行人员及针对性制度的分析,我们可以得出档案业务的关键制度和流程.将档案的业务关键制度和业务关键流程一一对应如下.
图3档案业务关键制度与流程
在档案管理制度流程体系的基础上,要进一步完善档案管理制度体系的评估,制度体系建设工作标准要与档案业务流程全过程要匹配,要重点围绕可用、可控、可操作的要求,对档案管理工作进行细化和流程化设计,构建起完整的业务管理链.
三.档案管理制度流程体系的实施保障
1.建立完善的档案管理制度流程体系,为档案管理工作顺利开展提供保障.
一套完善的档案管理制度流程体系的建立至关重要,在档案管理过程中,要按照管理制度化、制度流程化、流程规范化的总要求,以档案管理制度为基础,以档案管理岗位为主体,以档案管理关键业务流程为中心,突出问题导向,通过梳理完善体系、健全管理机制、培育制度文化、实施流程再造工程,将制度流程融入档案管理业务领域中；通过强化档案管理关键制度流程体系建设,梳理绘制关键业务流程图,明确档案管理岗位节点及职责分工等重要举措,逐步建立起覆盖全面、上下衔接、流程高效、责权一致、有效制衡的档案管理制度流程体系.
2.推进档案管理工作专业化、规范化、现代化进程.
新时期档案管理工作给档案工作者提出了更高的要求.行政事业单位应采取多重措施实现企业档案人才结构的合理化,提升档案管理队伍综合素质.设立严格的档案管理人才聘任制度,提高要求,确保管理人才专业性.日常工作中也需要积极开展培训课程,及时更新工作理念与技能.要重视对信息技术型人才的发掘,满足数字化档案建设管理需求,提升档案管理信息技术含量.
3.提升档案管理人员的素质,提高业务管理效率与质量.
行政事业单位要加强领导干部的档案管理意识,积极组织有关档案管理的领导,参加一些档案管理的会议及相关培训.只有领导者意识到档案管理的重要性,才能加强档案管理工作.定期对档案管理工作人员进行专业培训,并定期进行考核,对于不合格的工作人员给予相应的处罚.加强档案管理部门与业务交叉管理部门的交流,增进了解,相互促进,提高档案管理的工作水平和能力.
四.结论
档案管理工作是发挥政府职能的一个重要部分.面对新时代背景下政府服务职能的不断升级强化,档案管理模式要不断进行创新,在遵循档案管理工作客观规律的基础上,站在新起点,拓展新思路、新方法去研究和处理各种问题,加强对档案的整理、收集、开发以及保护等各项工作,使档案管理科学化、高效化、标准化,全面构建起制度流程体系完备、服务功能齐全、信息化程度高的现代档案管理模式,从而保障事业单位档案管理工作高效运行.
参考文献
[1].容宁.事业单位档案管理工作的优化路径[J].黑龙江档案,2012
[2].张雪芬.人力资源管理的战略意义[J].内蒙古煤炭经济,2012
[3].朴英玉.事业单位档案管理的优化与现代化路径[J]赤子,2013
（作者单位：濮阳职业技术学院）
事业单位论文参考资料：
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