原创《基于办公自动化环境下医院档案管理的分析》
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文/湖北省襄阳市中医医院 郑超徐应科
【摘 要】在如今科学技术不断发展的背景下,信息技术在各个领域的应用也越来越普遍,并且为社会的发展作出了突出的贡献,可以说发展前景非常广阔.但是在办公自动化环境下医院档案管理方面还存在很多问题与不足,本文通过对于医院档案管理存在的问题进行全面分析与整合,为实现医院档案管理自动化提出解决方案.
【关键词】办公自动化；医院；档案管理
医院的档案管理不仅涉及医院相关工作的方方面面,而且在管理的过程中还要对档案进行保存和管理,比如各种临床病例、治疗方案、医疗器械使用情况,存储形式也有很多种,比如书面文字、影像资料、图片音频、X光片等,这些都应该得到全面的完善.所以通过引入信息技术,实现档案资料的自动存储.不仅能够保证医院档案管理的高效安全,而且还能够进一步提升管理质量.
一、医院档案管理存在的问题
（一）档案管理人员素质不高.由于很多医院对于档案管理工作缺乏正确的认识,所以并没有对档案管理投入大量的人力物力,往往由非专业人士或者人员来进行档案管理工作.但是,这样的现象很容易造成医院档案管理出现管理混乱、记录不到位的情况,而且还有可能存在档案管理记录不全面、分类程度不高、人员交接情况混乱,导致医院档案管理出现问题.而且,由于非专业人士对于办公自动化环境下的医院档案管理缺乏基本的操作意识,无法熟练操作医院档案管理信息化系统,必然会给医院档案管理带来一定的损失.
（二）档案管理体系混乱.上文提到,目前我国大部分医院对于医院档案管理工作重视不足,而且缺乏专业性人才,这样就使得很多医院的档案管理过于混乱,体现不出档案管理的具体作用和效果,而且,在档案管理的过程中,由于医院档案的资料种类繁多、数量庞大,在整理的过程中也经常会出现各个科室、各个环节之间的档案混乱,从而浪费大量的时间和成本,不利于医院各项工作的开展.
（三）档案管理信息化程度较低.在办公自动化环境下,对于档案管理应当实现信息化管理,但是由于部分医院受到各种因素的制约,导致档案信息化程度较低,而且尽管引入大量的信息化设备,但是却没有真正地利用起来,从而使信息化形同虚设,办公自动化的效果也不理想.
二、办公自动化环境下医院档案管理的解决方案
（一）提高档案管理人员的专业素质.针对目前医院档案管理人员素质不高的问题,必须提高医院档案管理人员的专业素质,从而实现办公自动化、信息化的要求.由于医院档案管理工作非常复杂,而且档案管理信息化建设对于医院的各个科室、环节起到无法代替的作用,所以医院档案管理信息化的质量直接影响着医院各个科室工作的开展.首先要加强医院和高校之间的合作,进一步培养出专业性人才,为医院档案管理工作储备人才.其次要增强档案管理人员的认识,提升档案管理人员的责任心.还应该制定严格有效的医院档案管理体系,进一步选择专业素质较高和操作水平扎实的人才.在对于医院档案管理人员选择和任用方面,要杜绝、轮值情况的出现,积极建设专业的档案管理团队,并且要与各个科室之间进行紧密的联系,从而针对不同科室的实际情况建立档案.满足办公自动化的需求,加强档案管理人员的业务水平,定期开展专业技能培训工作,尽可能地提高档案管理人员的专业素质.
（二）积极构建档案管理信息化设备体系.对于档案信息进行自动化管理是档案信息化建设发展的必然趋势,也是适合医院发展的必然要求,只有将信息化适当地运用到档案管理体系中,才能够更好地促进档案发挥出巨大的作用.在这一背景下,一定要强化档案管理信息化建设,完善信息化设备,进一步将办公自动化与档案管理信息化建设合二为一、融为一体,这样就能够使得办公文件和档案管理产生联动,医生在诊断过程中生成的患者信息和档案直接输送给档案管理体系,从而保证档案的完整,还能够提升档案归类整理的效率,进一步将档案资源进行实时共享,加强了对于患者病例的全方位研究.所以医院在构建档案管理信息化体系的过程中,必须加强对于信息化设备的更新与维护,加大资金和技术的支持.如果医院档案资料保存完整,则很有可能为我国医疗事业和科研成果提供必要的素材资料,从而对我国医疗水平的发展作出巨大的贡献.
（三）建立完善的档案管理制度.由于很多医院在进行档案管理建设的过程中存在认识不到位的情况,认为档案管理工作可有可无,所以必须要从制度层面来保障并且提高档案管理的建设水平,通过强有力的制度将档案管理系统建立起来,形成高效集约的档案管理体系,从而尽可能地促进医院的经营与发展.在制度的过程中,要注意遵循责任权利相互制约、相互平等的原则,这样才能够保证医院档案管理制度的统一化、标准化,进一步为医院档案管理提供必要的参考依据.在实现办公自动化的过程中,也应该注意档案管理工作的实用性、准确性和高效性,从而对业务处理能力、操作能力进行统一的规范.还要提高对于档案的归档、编号,这样可以方便今后的查阅.如果发现在档案管理过程中出现严重失误的情况,比如资料编辑混乱、档案缺失等问题,可以根据医院档案管理制度来进行问题的追责,保证档案管理系统的稳定运行.
三、结论
本文通过对于我国目前办公自动化环境下医院档案管理工作中存在的问题等方面进行分析,进而说明医院档案管理工作的重要程度,使得档案管理的效率能够得到明显的提升,并且针对目前医院档案管理的发展问题提出解决依据,从而促进医院档案的管理工作更加高效、简单、实用,为我国医疗事业的发展打下良好基础,积极促进我国医疗水平与国际相接轨,为我国的人民群众提供稳定的医疗保障.
【参考文献】
[1]王亚东.探讨办公自动化环境下如何进行医院档案管理工作[J].才智,2017(23):247.
[2]巴坤.办公自动化环境下医院档案管理模式初探[J].办公室业务,2017(15):131.
办公自动化论文参考资料：
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