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《人事档案管理信息化建设的必要性和建设策略分析》

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【摘要】随着社会经济的快速发展,人事档案已经成为一种重要的战略资源,其在人才科学开发与管理方面具备十分重要的作用.作为人力资源管理工作的重要组成部分,人事档案随着社会信息技术的发展也发生了改变,且对社会经济产生了深刻影响.以往传统的人事档案管理方法已经无法满足社会的发展需求,对此,企业应不断提升人事档案管理的信息化水平,增大管理幅度.本文分析了人事档案信息化管理的重要性,并针对期间存在的问题提出了有效的解决措施.

【关键词】人事档案管理；信息化；必要性；建设策略

一、人事档案管理信息化建设的必要性

首先,随着社会信息化进程的不断加快,人类社会活动的主要资源便是信息,且人事档案也属于个人成长的主要载体,在人力资源管理方面占据着十分重要的地位.而加之人事档案面向开放化与社会化转变,也为人事档案信息化建设工作提供了更多的便利条件,满足了我国档案信息化管理的基本需求.其次,人事档案信息化管理的主要载体便是计算机与网络技术,其改变了以往传统纸质承载方法,可以在电子文件中保存档案信息,不但可以避免信息丢失问题,且还可以为人事管理工作提供更全面的信息.由此可见,人事档案管理的信息化建设可以有效提升档案的使用效率,并提升其保存的安全性.再次,人事档案管理会涉及大量信息,企业通过网络技术可以实现实时更新,改变了以往纸质管理流程的繁琐性,也降低了工作人员的劳动量.同时,信息数据库中记载了大量关于员工与管理人员的考核管理信息,为领导此后的决策提供了更多帮助.对此,人事档案信息化建设可以有效加快档案信息的更新速度,也提升了档案管理的运行效率.最后,在人事档案信息化管理过程中,工作人员主要利用计算机技术完成档案的查询、修改以及更新等工作,不但可以有效保证原始档案信息的客观性,且还可以避免档案被损坏.同时,人事档案信息的管理基础在于尊重员工,只有得到了员工的认可,档案才具备使用价值.而在与员工沟通期间,可以消除更多矛盾,体现了人性化服务特点.由此看出,人事档案信息化建设可以有效提升人力资源管理水平,确保企业创建和谐的劳动关系.

二、人事档案管理信息化建设策略

（一）强化信息化建设的指导思想.随着信息化建设的深入进行,人事档案信息化建设也需要开发自动化的信息管理系统,并充分体现其即时性、动态性以及便捷性.对此,必须强化人事档案信息化建设的指导思想,明确信息化建设的基本意义,对人事化档案信息建设工作提出更高的要求.首先,档案管理人员必须具备积极向上的态度,且敢于创新,以充分利用各种先进的信息技术.其次,应有效提升档案管理人员的档案意识,且在档案管理过程中应坚持以人为本的思想,由全局考虑,做好各项管理工作的组织安排计划,充分调动档案管理人员的工作积极性.最后,档案管理工作应由实际出发,工作人员需要在实践之中提升档案管理的信息化水平,并总结相关问题,找出相应的解决措施,以便促进人事档案信息化建设工作的顺利开展.

（二）实行一体化管理.在人事档案信息化建设过程中,工作人员应充分采用科学的管理手段,并不断加强电子档案的管理工作,确保档案信息的完整性、安全性以及有效性,更好地实现档案信息的资源共享,确保充分使用计算机技术完成人事档案的管理业务,比如建档管理、归档管理、档案盘点、档案处理以及档案综合查询等,确保档案信息接收、传送、储存以及管理的一体化,确保人事档案管理工作的一体性.

（三）营造良好的档案信息化管理氛围.在人事档案信息化建设过程中,工作人员应为其营造良好的氛围.一方面,应详细规划政务信息化建设进度,并将档案管理信息化建设工作纳入其中,引导档案管理人员学会创新.另一方面,应健全档案信息管理的培训与激励机制,注重发展企业文化,为档案信息化建设创造良好氛围,有效推动人事档案管理信息化建设的顺利进行.

（四）加大人事档案管理信息化软件的研发力度.人事档案管理的信息化建设需要一定的信息操作平台,这便需要档案管理人员与科技人员加大信息化软件的研发工作,更新升级各种操作软件,从而建立完整可行的档案信息数据管理系统.在建立档案数据管理系统时,工作人员应明确系统的具体使用功能,确保系统的格式管理、查询功能、交换功能、维护功能以及代码功能.在人事档案信息化管理过程中,信息库中存在全部的人事工作数据,且这些数据需要重复利用,对此人事档案管理信息化建设的关键在于建立信息数据库系统,提升数据库的服务质量,增强系统的可靠性、统一性与安全性,这样才可以真正提升人事档案的使用效率,从而真正加快人事档案管理信息化建设的发展脚步.

三、结束语

作为社会的重要资源,人事档案属于人力资源开发的重要依据,也是人力资源管理工作的重要内容.且随着社会经济的不断提升,企业对人才的标准要求也变得越来越高,人事档案的作用变得更为明显.对此,企业必须做好人事档案信息化建设工作,提高档案的使用效率,从而确保管理主体更好地服务于社会.

【参考文献】

[1]柏海玲.人事档案管理信息化建设策略与实践意义之研究[J].中国管理信息化,2017(9):186-187.

[2]胡艳华.新时期人事档案管理信息化建设策略探究[J].人力资源管理,2016(7):310-311.

[3]卓雅媚.新时期人事档案管理信息化建设探讨[J].现代经济信息,2013(16):173.

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