原创《企业物资采购的审计风险和防范》
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在现代企业经营中,物资采购是十分重要的供应链环节,同时物资采购也是为企业提供生产活动必须的生产资料的重要环节,而审计风险,贯穿于企业物资采购全程,因此充分明确审计风险类型,在风险到来之前就对其进行有效的防范,是企业实现健康可持续发展的重要举措.
一、企业物资采购审计风险类型
( 一) 制度执行风险
企业在开展物资采购期间,存在个别采购流程没有按照约度严格执行,进而产生的制度执行风险.
( 二) 采购计划风险
市场需求发生变动,造成企业制定的采购计划,同实际情况不符合,与采购计划目标发生了偏离所引起的采购计划风险.
( 三) 采购合同风险
企业在与供应商进行合同签署期间,合同的条款内容模糊不清,责任内容界定不明,存在合同欺诈现象,合同管理缺失等现象引起的采购合同风险.
( 四) 采购风险
供应商存在围标、串标、对恶意哄抬,或者是低廉,质量不达标的产品以次充好所引发的风险.
( 五) 验收风险
企业开展物资采购期间,负责人验收的人员不按照采购需求、合同约定的明细内容进行验收工作,出现采购质量、采购数量未达到采购计划中的要求就入库、进行资金支付等一系列的后续工作,造成企业损失而导致的验收风险.
二、企业物资采购审计风险防范策略
( 一) 区别对待集中/ 非集中采购的审计
在企业开展物资采购期间,需要将集中、非集中采购的审计工作区别对待.企业的物资集中采购,是企业内各使用部门提出物资需求申请,在审批通过后,采购部门开展集中的采购,集中采购透明度高,权责分工详细,可有效防止部门在采购期间的‘小动作’,针对集中采购,首先要对来往单位做经常性的了解,例如通过征信系统查询企业信用,去法院查询企业的诉讼信息、或是在行业商会中充分了解竞争对手的信息等等,继而将不良供应商杜绝在采购计划之外,其次是以量大的优势来压低,将此采购成本降低,再次是尽量找到采购货物的源头,将物资采购中间环节最大化减少,最大化降低采购成本.作为依据企业内部物资需求开展的采购形式,在开展非集中采购期间,具有较大的审计难度和复杂程度,若想要在非集中采购期间有效规避审计风险,需要遵循如下内容开展工作：
1. 杜绝采购虚增现象、采购虚假现象、高档采购现象、化整为零现象以及逃避审计工作的恶劣行为；
2. 是要确保送审金额起点制定合理,假如起点制定太高,就会增加监督的难度,未采购人员提供逃避审计的空间,而过低的审计金额起点,就会造成过于频繁的送审行为,进而影响审计的质量,通常,建议以2000~5000 元作为送审的起点；
3. 加强验收的审计力度,必须确保采购的物资、送审货号、质量等数据完全一致,避免验收、审计工作二者脱节；
4. 因为非集中采购具有很大的复杂性,设计到多种品牌、种类,这就要求审计人员更多的深入采购市场进行行情调查,核实准确的相关信息；
5. 在开展采购活动前,就让审计人员提前介入,充分核实申请采购是否合理,从源头发现问题,有效避免不合理采购现象的出现.此外,不论是针对集中采购,还是非集中采购形式的审计,都严格控制预算,防止预算超标,防止盲目的开展高档采购、求洋采购,最大化争取采购的合理性,达到使用、解决的效果[1].
( 二) 建立信息库
一般情况下,物资采购定价难以做到绝对性合理、企业只能尽量充分考虑实际情况,把误差在5% 的范围内加以控制,当前包括以下几种定价方法：
1. 以市场作为依据,计算整个市场平均价,在充分售后服务、是否配送等负数条件的基础上,制定略微高于或是低于市场价的；
2. 电话询价,即根据商品上表、报装提供的联络方式与生产厂家取得联系,询问低价之后,再酌情进行定价；
3. 是成本分析定价,这一方法是针对一些难以询价,来源单一的商品,对其进行成本分析,经过企业与供应商洽谈后制定.
在采取上述定价方法期间,在购置周期性物资期间,若想避免审计风险,就要求审计部门利用计算机信息技术,建设信息系统,并以互联网、市场、报刊等多渠道进行物资的收集,并对收集到的数据汇总、编制,将存于信息系统中,并定期依据市场的实际变动对信息库进行更新,对进行实时动态更新,以便以采购部门将信息当作是报审的依据,将审计、报审部门之间的矛盾大幅度减少,提高审计部门工作效率,有效规避审计风险[2].
( 三) 加大重点采购的审计工作力度
通常,非重点和重点采购在企业中很难彻底区分开,具体情况需要依据企业的规模、管理的精细程度、企业工作性质等来确定,一般大型企业的重点采购包括：
1. 采购资金超过300000.00 元；
2. 突发性的物资短缺、必须立即采购；
3. 采购的物资具有垄断性质,或者是采购与资源单一.
在开展重点采购审计工作期间,为规避审计风险,应该具备及时性和灵活性,在物资数量较大,金额较大的情况下,必须严格审计采购工作是否使用了招标形式,投标单位是否至少三家以上,同时,需要严格审计投标的单位的背景,除了采购部门的要约单位,还比必须有其他部门的要约单位.此外,要加强招标工作公平性的审计,要求采购招标必须公开选购,公正交易,及时审计招标、评标以及定标每一个阶段是否存在违规的现象,是否有内部人员向供应商泄露重要信息的行为发生,进而全方位的确保采购足够透明、足够可观、足够公正.与此同时,在采购继续物资洽谈的过程中,需要委派审计人员参与洽谈,保证采购人员在限定时间内完成采购任务.针对货物渠道、资源单一的物资采购,需要报以足够的耐心,同供应商进行洽谈,并做出相关产品的参照,以成本分析法的角度开展审计工作,最大化保证趋于合理.
( 四) 对物资采购流程全程监督
企业开展的物资采购流程,涵盖了制定采购计划——计划审批——采购方式选择——签约——验收——支付,企业需要利用制度的约束以及内部控制审计工作、财务审计等手段,对采购期间的整个流程加以控制和监督,从而确保流程的完整性、规范性、不存在弄虚作假的现象.首先,需要监督、检查企业在制定物资采购计划期间,计划中的采购数量、采购目标、采购时间是否严格同实际情况相吻合,计划目标与事项的目标是否完全一致,其次是严格审查企业的物资供应商,是否严格遵循招投标的方式选择供应商,是否按照严格遵循采购的规范流程开展物资采购,如果存在使用其他采购方式的情况,需要查看所采用的采购方式,们是否存在违反国家法律、行业相关规定的行为.再次是严格核实企业采购的经办部门、监督部门工作人员,是否严格审查了供应商,一旦确定了企业的供应商名录以后,必须每年对所有供应商的资质进行复审,最后是提前对国内水平、国家制定的相关税收政策进行调研,再与实际的产品报价进行对比,确认报价是否包括税钱的相关约定[3].
三、结语
对物资采购审计风险的防范,是一项十分复杂,具备系统化的工作,企业必须对物资采购审计风险常抓不懈,予以高度重视,在高度明确审计风险类型的基础上,区别对待集中、非集中采购的审计、通过互联网、期刊等途径收集信息,建立信息库,加强对企业重点采购的审计力度,对物资采购流程开展全程监督,才能够有效防范物资采购期间的审计风险.
审计风险论文参考资料：
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