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《高校二级学院办公室管理的困境和分析》

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摘要：高校二级学院办公室承担着学校基层的管理和服务工作,上通下达,是学校管理工作的重要组成.目前办公室管理工作存在人员职业倦怠,竞争与激励机制缺失,创新与行政参谋能力不足,办公方式不可持续等问题,针对这些问题提出相应的对策.

关键词：二级学院办公室；管理工作；办公室文化

中图分类号：G640文献标识码：A文章编号：1002-4107（2018）11-0065-02

高校二级学院办公室是基层工作的关键组成,地位和作用重要.学界认为,高校办公室具有三大功能即参谋助手、综合协调和窗口的功能[1].其担负着承上启下、协调左右、管理服务的职能,同时又起着传递信息、连接内外、辅助决策的重要作用[2].由此观之,办公室对内、对外两维度的中枢协调职能充分发挥与否[3],将对学校和学院的工作运转产生直接影响,也必将对当前“双一流”的建设产生直接作用.

近几年,随着高等教育事业的发展和推进,办公室承担的工作面越来越广,涉及教学、保密、人事、党务、科研等诸多事务.在高速运转过程中出现的问题也越来越多.针对这些问题,分析在实际工作中的困境,提出切实可行的对策,对提升高校管理工作至关重要.

一、办公室运转中存在的问题

（一）办公人员的“职业倦怠”

“职业倦怠”一词由美国学者费登伯格在1974年首先提出,是指个体在工作重压下产生身心疲劳的状态,它是一种恶性循环的、对工作具有极强破坏力的因素[4].当前中国高等教育事业蓬勃发展,高校二级学院办公室（以下简称“办公室”）的中枢作用日益突显.办公人员处理的事务性工作越来越多,其工作量也远远超出了本身预计,职业倦怠问题越来越突出.职业倦怠主要表现为：办公人员生理疲劳,人际关系失衡,工作效率低下,以及办公室组织秩序受损[5].

职业倦怠的现象在高校中有一定的普遍性和代表性,对办公人员的身体和心理都造成了一定损伤,严重阻碍了基层工作进展和效率提升.

（二）办公室竞争与激励机制缺失

办公室工作因其内容复杂,涉及学院管理的方方面面,所以多年来在制度层面上,很难对其人员和工作做出合理的绩效考核,而许多临时性的评价往往过于主观和武断.又由于事业单位本身的属性以及繁杂的日程安排,整个办公系统缺乏合理的竞争机制和激励机制.机制缺失导致办公人员惰性滋生,服务意识淡薄,严重影响了办公效率和整体运行.由此形成的恶性循环对个人和集体都产生了不良影响.

（三）办公创新与行政参谋能力较弱

参谋工作需要办公室成员具有大局意识,提出切实可行的工作方案,辅助领导做好工作.但在实际中,办公室比较注重细节工作,过于强调实践性和执行性,基础性工作能够较好地得到保证.相比较而言,整理信息,提出和执行方案的能力较弱,参谋助手的职能并未得到充分发挥.创造力不足已经成为影响提升工作效率的显性因素.

（四）办事制度与办公方式可持续性不足

一般情况下,高校基础性工作有一套较为准确的办事流程.但对于创新性较强和政策性变化较大的岗位,实施细则和过程无法规范设置,没有较为固定的办事制度.除此之外,办公系统以及数字化应用仍不充分,现代化的管理方式在推广上存在问题,一些数字化的管理系统存在盲目开发,应用效率不高的情况.这成为制约工作质量和效率提升的重要因素.

二、提升办公室工作质量的对策研究

（一）推进“生态化”的办公室文化建设

高校办公室文化是一种组织文化,它是在一定的历史条件下,办公室及其成员在服务管理中逐渐形成的共同的价值观念、理想信念和行为准则,以及由此形成的管理模式和行为模式[6].办公室文化建设是高校文化建设的重要一环,如何形成良好的生态化文化氛围,是一项综合性、系统性的工程.

推进办公室文化建设,首先,要明确指导思想和办公理念.总书记在全国高校思想政治工作会议上指出,办好高校,必须坚持以马克思主义为指导,全面贯彻党的教育方针.办公室文化建设应遵循习总书记的讲话精神,使其发展逐步生态化.而生态化的本质是通过对以高校办公室为核心的内外部系统的调控,获得办公室与外部环境、内部各要素自建的动态平衡[7].

其次,办公室文化建设不能只是停留在纸面上,更应有具体可行的措施,并付诸实行.

1.强调团队意识,进一步加强团队凝聚力.高校办公室作为活动枢纽,对上下级联系密切,任务繁重,许多工作需要各部门的协作才能完成.作为集体组成部分的成员,必须把集体的办公室视为更关键的单位,并努力完成.当办公室获评较高时,成员会更为自觉地把标签贴上.良性循环下,团队的凝聚力和自我认知将得到进一步增强.

2.以人为本,经常性教育和业务培训结合,建设学习型办公室.目标是通过一系列的学习和培训,使办公室成员业务精通,大局意识提升,不断提高工作效率.定期组织经常性的学习,形成例会制度.促使成员熟悉国内外时事,自觉地同党和国家的大政方针保持一致.鼓励办公室人员参与办公室管理,及时提出新思路、新措施,不断提高工作人员的工作能力.可以把这种管理培训视为职工继续教育的项目之一[8].

3.高效工作与丰富生活相结合.细化工作职责,明确工作目标.将工作职责公布上墙,使其对本职工作进一步职责化、目标化.在工作中还应树立办公典型,例如设置先进文明岗以激励和鞭策员工朝着目标努力.定期组织活动,进一步加强办公人员之间的交流.

（二）建构合理的评价及激励机制

学界目前对办公室人员的评价机制研究逐步深入,考虑办公人员工作涉及面较广,一般都在建立和架构一种定性和定量结合的评价方法,通过设置量化的考核结果指标和合理的比重,以及参考自评和互评结合的具体形式,进而对每个人进行综合而有效的评估[9].总体来说,采取周边绩效和任务绩效结合的方式来得出考核是相对合理的[10].据调研,有一些方式已经进行试用,例如,设置满意度调查问卷,由相关服务的师生打分,汇总后进行综合评估；将创新能力、沟通能力、公文写作、行政能力、抗压能力和组织能力等六项综合指标细化为雷达图模型,以直观方式来评价成员能力,并给予反馈.

伴随评价机制改进的是办公人员的绩效津贴制度改革.在依据合理评价体系的基础上,可以对其津贴制度进行适度调整,实行一定程度的多劳多得,优质优薪,打破完全的平均分配主义,充分调动办公人员积极性.

建构合理的评级和激励机制,一方面有益于办公人员内部的竞争,促使其通过自我提升,增加其获得荣誉感的内部动机；另一方面通过评价后的反馈,针对具体问题,也有利于办公人员的自我修正和提升,从而对办公室有整体性的提升,成为一个更有竞争力的集体.

（三）加强合理和可持续的数字化办公

近年来,数字化办公方式已经得到大面积推广,高校需要建立基于网络的办公管理系统：既能涵盖高校行政管理工作的各方面,又可灵活搜集、处理、使用、共享信息,充分实现行政工作管理的现代化[11].在使用过程中仍存在很多需要改进之处.第一,数字系统应可持续发展.在架构数字系统时,设计者应在充分调研基础上合理设置.盲目堆砌不仅造成资源浪费,更使维护人员工作量增加.第二,数字化应用应正确发挥管理人员的主动性.在数字化办公应用的过程中,信息反馈和规划都需要维护人员积极主动调整,这种调整应是正面、积极的,在以人为本的前提下开展.

在当前大环境下,高校办公急需将办公人员从繁杂的事务性工作中解放出来,这项系统工作需要成熟的制度保障和不断提升的个人素质保障.推进良好的办公室文化建设,构建合理的绩效评价,促进可持续的数字化办公都将有效地提升办公效率,这项长期的工程应该得到学校和学界的重视.在实际工作中,还应针对具体问题进行具体分析,根据实际情况来综合判断和制定详细的对策.

参考文献：

[1]巨维博.高校办公室督办工作的实践与思考[J].西北工业

大学学报：社会科学版,2006,（1）.

[2]刘丽华.论高校办公室主任的角色定位和素质修养[J].江

苏高教,1998,（2）.

[3]孙玮.高校办公室中枢协调职能运行机制的研究[J].高教

论坛,2010,（12）.

[4]郝滨.催眠与心理压力释放[M].合肥：安徽人民出版社,

2009：227.

[5]陈金章.高校办公室人员的职业倦怠现象探析[J].福建教

育学院学报,2008,（4）.

[6]卢余群.浅谈高校办公室文化的建设[J].嘉兴学院学报,