原创《项目立馆：以管理改革激发活力》
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1 背景
解决事业单位管理体制僵化、人员活力不足问题的关键在于改革管理机制,从而增强机构活力、提升服务效能.佛山市图书馆主动求变,2011年实施“项目立馆”,把广泛应用于企业的项目管理方法移植到图书馆的业务工作,将图书馆长远目标中需要有效利用一定资源,且必须在特定的时间完成的某些特定的目标任务,打包成一个个具体的项目,在规定的时间和资源付出范围内达到预期的目标.通过这些项目的实施和成果推广,培养人才队伍,提升服务效益,树立服务品牌,最终实现图书馆的发展目标.
2 做法
2.1 创新组织机制,引入矩阵式管理
与传统金字塔式的组织结构不同,为将项目管理嵌入职能式组织结构中,佛山市图书馆采用矩阵型组织结构,纵向实体结构保持层级制框架,横向虚拟结构以ABCD 四级项目交织成矩阵,一、二线部门都参加项目化管理.这种组织结构既保证了职能式管理的稳定、规范,也发挥了项目式管理的灵活、创新.“业务管理部”作为推进项目管理的核心部门和管理项目的常设机构,负责全面管理和监控项目的运作.
2.2 规范运行机制,全面项目化管理
与企业以经济效益衡量项目最终成效的方法不同,图书馆工作业绩的衡量标准为社会效益.产出效益的方式不同、激励的方式不同导致衡量项目效果的方法也不同.佛山市图书馆将项目管理方法应用推广到图书馆所有业务工作中,只要符合项目要素和立项标准的工作都可以按照项目的专业化技术和方法进行管理.通过制定《佛山市图书馆项目管理实施指南》《佛山市图书馆项目管理办法》《佛山市图书馆项目操作流程》等一系列为项目化管理服务的规章制度,让项目管理有章可循.为了解决项目管理推进过程中遇到的问题,成立项目管理疑难攻克小组,举行职工代表座谈会,分析项目立项、结项、计分等环节中遇到的细节问题,出台解决方案.
2.3 完善激励机制,项目与绩效挂钩
佛山市图书馆对员工采用职能与项目相结合的考核方式,即项目与职能综合计分的方式,个人计分由年限资历分、项目分、科研分、荣誉分四大块构成.
年限资历分包含工作年限和任职资格两个指标.科研分方面,根据员工论文发表的刊物级别、课题的等级、著作的署名情况赋予相应分值.荣誉分则根据颁发荣誉证书的单位级别赋予相应分值.
项目分方面,项目结项后,项目组成员根据项目等级、担任成员的角色获得相应分数.项目类型分为读者活动类、学术类、业务提升类、技术类和其他五类,项目等级分为A、B、C、D四级,团队成员的角色分为项目发明人、负责人、主要成员、一般成员、参与成员五种,项目每月皆可提交结项,实时计分.如果项目被评为年度优秀项目,项目组成员还可再获得加分.
2.4 打造支撑平台,研发项目管理系统
为提高项目管理的科学性和时效性,2014年佛山市图书馆开发项目管理系统.该系统通过实现统一的用户角色授权和登录入口来访问门户平台资源,无缝集成馆内和馆外的分类信息模块,基于网页方式整合业务项目资源、数据资源、人事资源,集项目申报、进度管理、项目成果展示、项目数据库、业务学习、绩效统计、辅助办公功能于一体,实现信息的收集传递、数据流转、定位查询、统计分析和决策支持.自此,项目管理进入自动化、标准化、程序化管理阶段.
3 成效
3.1 立队伍,营造优秀的组织文化
立馆先立人.在图书馆中应用项目管理的最大益处是令员工工作目标清晰、工作范围明确、责任分明、成果明显,提高管理效率,避免扯皮推诿、工作迟滞不前的状况.项目评分制度营造出了组织内部竞争机制,激发了员工的工作热情和创造力.“项目发明人”的设置就为普通员工积极发明项目提供了平台,项目发明人具有当项目负责人的优先权、转让权,提高了普通员工参与项目、负责项目的机会.随着项目管理越来越深入人心,普通员工作为负责人的比例持续增加.立项项目的负责人中,普通员工2013 年占30%,2014 年为43%,2015 年为56%,2016年为59%.
3.2 立规则,建立公开透明的管理机制
除参照传统的项目管理方法外,佛山市图书馆结合本馆实际情况制定的系列项目管理规章制度,成为全体馆员共同遵循的标准.佛山市图书馆项目立馆以规章制度为依托构建起业务精细化管理的实体模型,以项目管理系统为工具实现自动化业务管理流程,使每一个员工平等获得项目信息及绩效概况知情权、成果知识分享权和个人意见表达权；通过自动化技术高效完成项目量化指标执行和数据采集分析,助力实现业务进度监管和绩效统筹管理；可视化平台整合了项目管理的成果资料库,让项目管理的优秀成果和宝贵管理经验得以共享、交流和传播.
3.3 立事业,服务效能迅速提升
截至2017 年12 月底,全馆累计立项660个,12283 人次参与,平均每人参与86 次,参与率100%.全馆大部分工作通过项目来运作,激发了馆员的能动性.在项目立馆推动下,各项业务迅速增长.从2010年到2017年,佛山市图书馆持证读者量从4.2万增长到41.6万,年图书外借量从34万册次增长到278万册次,读者活动从300多场增长到2198场.
作者简介陈艳,任职于佛山市图书馆.
收稿日期2018-07-16
（责任编辑：周坚宇）
管理论文参考资料：
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