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《文书档案管理信息的电子化应用的优越性》

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【摘要】利用电子化应用,使档案信息达到准确性、完整性、高效性和安全性,是目前新的课题和研究方向.本文将文书档案管理工作分为两个大的阶段,分别探讨其中电子化应用的途径、优势,在此基础上综合分析电子化应用需要改进的地方,以更好地规范电子化应用管理行为,顺应信息化时代电子应用的趋势,促使管理更加便捷和高效.

【关键词】电子化应用；文书档案；信息；管理；优越性

文书档案是社会发展史的重要记载载体,社会组织进行的各类管理活动均被其记载下来.本文将从文书档案管理信息的两大阶段着手,在明确优越性的前提下,发现问题,寻找解决措施.一、收集的优越性

收集信息和保存信息是档案管理的关键.保证信息来源的广泛性、全面性和准确性是必不可少的,在此基础上对信息采用科学、安全的手段进行保存.通过对将其转化为电子化,使以往繁多的纸质文件得到转化,将其变为各种数据存储在电子设备中,从而实现在网络上和各种终端设备上的储存.与以往的储存方式相比,这种储存方式更加高效、灵活和便捷.

（一）显著提升信息收集工作效率.电子化手段的应用,能有效拓宽信息来源,通过互联网进行全方位搜索,轻松地获得足够多的信息来源,减缓工作人员各处走访的难度,保证信息收集的多样性、丰富性和全面性.同时电子化应用还能降低因收集信息而产生的各种成本,使收集的速度明显提升.

（二）提高环保水平.此管理模式下,纸张使用数量得到降低,资源得到节约,响应大环境下的环保要求.

（三）降低保管难度,提高保管安全度.纸质文书档案的保管,尤其是长期保管,对环境有严格的要求,比如要避免虫蛀和潮湿,要避免高温和较大湿度,否则纸张会发生化学反应从而被腐蚀.工作人员在翻看时,难免会因大意和粗心导致知识材料破损.电子化的信息只要科学、安全地保存,即便多次频繁使用也不存在磨损的可能,不用花费人力物力财力为其搭建适合保存的空间和各种条件.总体而言,文书档案管理信息电子化有着容易储存和保管、安全稳定、占用空间小、容易保持完好、可以长期保存等各种优势.

二、整理的优越性

文书档案信息完成收集保存阶段的工作之后,将开始进行整理工作,并最终达到文书档案信息的完美应用.整理工作需要分类,然后创建索引信息方便查找与统计.在这一阶段中,合理、科学地分类,多元化、全方位地建立索引信息,都需要借助电子化应用才能更好完成.此时,电子化应用的重要性和必要性得到了更深层次的体现.

（一）整理工作高效.由于档案种类和数量都十分庞大,数据和信息也十分繁琐,在对其进行整理时容易出现错误.以往此项工作全人工完成,需要大量人员手工进行分类整理,不仅耗费巨大的人力成本和时间成本,更因划分标准个人理解的差异造成整个分类管理工作成果不尽如人意.现在通过电子化应用,计算机会严格执行分类标准,高速运转得出分类整理结果,基本能够保证结果准确无误,节约了更多的时间.

（二）提升安全性.在人工传输中,档案存在毁损灭失的风险,此外传输信息的速度并不及时.通过电子方式传递文书档案,避免了档案在传输中可能丢失和可能损坏的风险,不仅高效而且安全,基本不需要时间成本,只要有网络的支持,这种传输随时可以进行.科技化的应用使得文书管理的效率得到突飞猛进的提升,具有重大意义.

（三）资源共享.在没有电子化应用的时代,大规模的、全面的资源共享是难以达成的,即便是小范围内的资源共享也是需要花费较高成本,因此资源浪费问题普遍存在,没有好的途径能够解决.电子化应用的出现使得大规模大面积的资源共享成为可能,甚至变为常态.这种高效便捷的资源共享更加适应现代社会所要求的快节奏、高知识吞吐量以及多元化吸收信息.利用电子化应用,构建一个纵横交错的丰富的信息集合体,在这一信息集合体上合理组织各种查找、检索、利用工具,使人们可以从各个角度、方位,以各种方式进行信息的搜索,各种资源可以通过网络实时传输,促使档案管理更加高效,减少了中间环节,资源得到了更加优化的利用.

三、需改进问题

无论对于传统的管理方式,还是新形势下的电子化管理方式,安全性始终是一个最根本、最关键的问题.电子化的应用,虽然提供了诸多的便捷,但其中也存在着各种不确定因素,安全性存在一定的弊端,这种不确定性是可以避免的.在其中,可以构建防火墙,利用可以筛选数据信息,从而察觉恶意攻击行为.加密软件的合理运用可以保护重要文件防止流失.定时并严格对其中存在的病毒进行查杀,将其中存在的病毒和风险及时清除.在此之前,需要通过备份来保护档案中的相关信息.人员管理制度限制权限不同的人员接触到不同等级的信息,最大程度保证信息安全.

四、结束语

电子化应用可谓大势所趋,随着时间的推移,上文所提到的现阶段文书档案管理信息电子化应用的问题,终将得以解决.文书档案管理信息的电子化应用会更加突显其难以替代的优越性,引领人们充分享受电子化应用带来的不可思议的便捷.

【参考文献】

[1]刘萌.文书与档案管理[M].沿海企业与科技,北京:子工业出版社,2014(8).

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