原创《档案管理为医院管理服务的作用》
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文/浙江省肿瘤医院 王芳
【摘 要】本文针对医院档案管理的现状,着重分析了档案管理在医院日常管理中的重要地位和作用,并提出了在制度、人员、资金及信息资源等方面加强档案管理的措施,以便更好地为医院服务.
【关键词】档案管理；医院管理；重要地位
随着现代医院的发展,医院管理包括档案管理相应地提出了更高的要求.档案管理人员如何运用信息技术,更好地为医院工作服务非常重要.
一、档案管理在医院管理中的重要地位与作用
（一）档案管理是医院管理的重要组成部分.1.医院规章制度的建立、修订、解释和废止,必须有完整的历史记载作为参考依据.文书档案是医院过去情况的真实反映,是医院管理的历史见证,是查询医院管理工作的依据.如合同、契约等备忘性质的文件,它们在医院管理中占据很重要的地位.2.档案保留了医院发展过程的各个阶段的重要资料.如基建档案保留了医院在不同时期的进行基本建设,以及改造扩建的原始记录,它不仅反映着医院工程建筑的变化和发展,也如实反映了项目实施过程中的每个环节的基本情况,为医院后期进行规划、建设、管理留下了依据.3.医院综合档案是医院各项工作活动的原始记录,各种管理规范文件,上级主管部门对医院管理工作的规范要求和批复文件,都是医院开展工作的依据,也是医院解决各类问题、处理各种纠纷的有力凭证.
（二）档案管理是医院文化传承的重要载体.档案中记录了历代医院的精神文化,对医院文化的传承和积淀起了凭证的作用.因为有了档案的记载与保存,前代人的办院精神就能够传承给后人档案,逐步形成了医院的多姿多彩的精神文化.“仁爱、和谐、博精、创新”的医院精神文化,使医院的档案在医院文化积淀中起了重要作用.
（三）档案管理是提高医院服务水平的方法.医院综合业务水平是医院发展的关键,医疗、教学和科研是医院的主要业务.档案是现代医疗、教学和科研传承中一个重要的载体,以科技档案管理为例.科技档案记载了医院整体的发展情况,反映了医院医疗、教学和科技的历史,是医院的重要信息资源.不同时期的科技档案形成了医院的发展历史,充分利用好各种科技档案,能够提高医疗、教学、科研的水平.更新医院科技档案的管理观念,采取开放式管理的模式,提高科技档案的管理水平,最大限度地对信息资源进行挖掘和利用,不断提高医院的医疗、教学、科研水平.
（四）能实现档案资源的共享.通过进行档案管理的信息化建设,能够弥补传统纸质档案管理方式的不足,加快医院档案管理的信息化进程,提高医院综合档案的管理水平,有利于实现档案资源共享.网络环境下,对医院档案在管理信息化的支撑下,医疗信息资源的共享、查阅、使用变得十分便利,大大地提高了医院的管理水平.
二、加强医院档案管理的措施
目前,在医院管理中,档案管理存在以下问题：各部门管理职能不明确；医院档案内容定义不明确,难以适应科技进步和时代的发展；在医疗业务建设近期和远期规划中,没有考虑医院档案管理工作的同步性；档案管理制度不健全,没有纳入到医院的年终考核；没有培养专门的档案管理人才队伍,缺乏创新力.针对这些问题,建议如下:
（一）加强管理,完善档案管理制度.加强管理是做好档案管理的前提,医院领导要高度重视档案管理工作,亲自抓档案管理工作,档案管理的库房条件、人员配备、设备配置、业务学习培训、管理水平等方面要与医院业务建设同规划、同部署.大力宣传档案管理工作,使每个员工认识到档案的重要性.建立与信息化水平相适应的档案管理制度,明确每个部门在档案管理中的职能,确定每个部门的档案管理人员,定期组织档案员专题学习,提高各科室档案移交工作的规范性,便于专职档案管理人员收集整理档案,提升档案的科学性与完整性.
（二）做好档案资源数字化建设.档案资源标准化是进行档案信息化建设的重要基础,是信息资源数字化的前提.因此,要加快医院综合档案信息资源管理系统的建设力度,加强档案信息的安全保密力度,结合本院实际,分步骤、有计划地进行档案资源数据化,提高档案信息的查准率、查全率和利用率.
（三）提高档案管理队伍的素质.医院档案人员是档案管理工作的实施者,是加强档案管理的关键,也是改善现存档案管理问题的主要突破口.因此,我院必须切实提升档案管理队伍的职业素质,通过在职教育、进修培训等多种方式,定期进行档案基本知识、基本理论、基本技能的培训,提升档案管理人员分类、整理立卷的能力.建立档案管理的奖惩机制,强化规范化管理档案的意识,提高档案管理人员的福利待遇.
（四）开发档案资源.开发利用档案资源,就要做好信息检索、汇总分析和专题跟踪等编研工作.通过深层次开发利用档案资源,提取出有益的信息资源,能为医院业务、医院管理服务,推动医院自身的建设和发展.同时,通过档案资源的充分利用,采用上网发布、电子邮件服务、在线公共目录查询和远程检索服务等形式,拓宽医院提供信息资源服务的渠道,提高医院管理的社会地位,取得较好的社会效益.
三、结论
由此可见,档案管理是医院管理的重要组成部分.要立足于目前医院档案管理的现状,充分认识到其在医院管理中的重要作用,端正思想,更新观念,加强档案管理,深层次开发利用档案资源,推动医院的建设和发展.
管理服务论文参考资料：
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