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《机关事业单位档案管理中的电子档案管理》

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机关事业单位档案管理中的电子档案管理研究

李冬梅白城市生在新区建设领导小组办公室

摘要：档案管理工作是机关事业单位的重要工作之一,其中电子档案管理工作是其日常档案管理管理工作的重要内容,对于机关事业单位的发展具有重要作用和意义.相比于传统的档案管理工作,电子档案管理工作具有高效、便捷等特点,是当前机关事业单位的主要档案管理方式之一.但是在实际的电子档案管理工作过程中,还存在着许多问题,影响了机关事业单位的工作质量和效率.机关事业单位应对这些普遍问题进行合理分析,并在此基础上探讨相应的解决对策.

关键词：机关事业单位；档案管理；电子档案管理；研究

中图分类号：G271?文献识别码：A?文章编号：1001-828X(2017)036-00-01

电子档案管理是机关事业单位档案管理工作的主要方式,相比于传统的机关事业单位档案管理来说,其具有更加便捷、高效的特点,同时其档案管理工作的科学化、技术化、信息化水平更高.但是在实际的工作过程中,机关事业单位的电子档案管理效果并不理想,还存在着一些严重的问题有待解决,不仅影响了机关事业单位电子档案管理工作发展,同时还不利于机关事业单位的未来发展,基于这种情况,本文对机关事业单位档案管理中的电子档案管理进行了相应研究.

一、机关事业单位档案管理中的电子档案管理存在的主要问题

1.电子档案管理制度不健全

在当前我国的机关事业单位档案管理中的电子档案管理工作过程中,存在着严重的电子档案管理制度不健全的现象.有些机关事业单位领导人员对于电子档案管理工作缺乏应有的重视程度,所以在工作过程中没有建立完善的电子档案管理制度,没有明确管理人员的工作责任和工作内容.这就使得相应的管理人员在工作过程中对自己的工作责任和工作任务不明确,影响了电子档案管理工作质量和效率.同时,还有一些机关事业单位没有对电子档案进行合理分类,加大了管理人员的工作任务量,并且还会导致电子档案管理工作混乱现象的发生,不利于机关事业单位电子档案管理工作的未来发展.

2.电子档案管理安全问题

安全问题也是机关事业单位电子档案管理工作过程中面临的重要问题,如果机关事业单位的电子档案安全出现问题,就会导致档案泄露等情况发生,使得机关事业单位的机密遭到泄露,影响社会稳定和国民经济发展.随着现代互联网信息技术的不断发展,在网络信息技术不断更新的同时,相应的技术也在进行着不断改进.由于在机关事业单位的电子档案管理工作过程中,会涉及到电子档案的收集、传输以及归档工作,其中的大部分工作内容都要在计算机网络环境下进行,这就使一些不法分析有机可乘.所以在机关事业单位的电子档案发送、接收、保存工作过程中,很可能会被不法分析截取,同时机关事业单位网络也会遭到非法入侵,从而导致信息泄露现象的发生.

3.管理人员综合素质有待提高

电子档案管理人员的综合素质是影响机关事业单位电子档案管理工作质量的重要因素,在工作过程中,如果管理人员的综合素质不足,就会影响到电子档案管理的工作质量和效率.但是根据我国机关事业单位电子档案管理工作整体情况来看,管理人员综合素质有待提高的现象普遍存在.有些机关事业单位的电子档案管理人员职业能力不足,在工作过程中难以完成相应电子档案管理操作,经常会发生操作失误现象,影响了工作质量和效率.还有些机关事业单位的电子档案管理人员工作意识不强,在工作过程中存在着严重的得过且过思想,没有履行好自己的工作责任和义务.

二、强化机关事业单位档案管理中电子档案管理的有效策略

1.健全电子档案管理制度

面对当前我国机关事业单位在电子档案管理工作过程中存在的一些普遍问题,机关事业单位管理高层应首先制定合理的电子档案管理制度,明确管理人员的工作责任和工作义务,从而提高电子档案管理工作质量和效率.在这一方面,机关事业单位可以强化电子档案管理的规范化、制度化、数字化、信息化建设,完善电子档案管理系统,做好相应的电子档案制作、审核、传发、归档工作,制定相应的工作标准和要求,从而提高管理质量和效率.同时还应建立健全监督机制,对管理人员的管理工作进行制约和监督,从而保障工作人员的工作质量和效率.

2.强化电子档案管理安全

在机关事业单位的电子档案管理工作过程中,由于受到社会互联网网络环境的影响,其电子档案资料随时都可能面临着被、泄露的危险,从而给机关事业单位带来较大损失,影响国民经济发展和社会稳定.针对这种情况,机关事业单位一方面应积极引进先进的互联网安全人才,强化自身的电子档案管理安全系统建设,从而提高电子档案的安全指数,降低电子档案泄露风险.另一方面应加大对现代化技术和设备资金投入,不断引进先进的技术和设备,从而提高电子档案安管理工作的安全性,保障电子档案安全,避免发生安全问题.

3.提高管理人员的综合素质

机关事业单位在制定相应措施强化电子档案管理质量、效率以及安全的同时,还应不断提高管理人员的综合素质,以保障各项制度的高效落实,促进电子档案管理质量和安全.机关事业单位应定时定期开展对管理人员的培训教育,从而不断提高管理人员的技术水平.同时机关事业单位还要做好对管理人员的党建思想教育工作,提高管理人员的工作意识和思想道德水平,从而促进机关事业单位电子档案管理工作的发展进步,推动机关事业单位的未来发展.

三、结语

电子档案管理是机关事业单位档案管理工作中的重要内容,对于机关事业单位的发展具有重要作用和意义.面对当前我国机关事业单位在电子档案管理工作过程中存在的一些主要问题,相关单位应积极探讨有效的解决对策,不断提高电子档案管理工作质量和效率,从而推动机关事业单位的发展进程.

参考文献：

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[2]马玲艳.机关事业单位档案管理问题及对策研究[J].社会科学:全文版,2017(1):300.

[3]张敏杰.机关事业单位财务档案管理出现的问题及对策研究[J].民营科技,2017(7):112.

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