原创《企业办公室管理的优化和完善》
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一、企业办公室基本职能
就企业而言,企业办公室具有较强的综合性,工作内容繁杂,涉及方面较多,其基本职能主要体现在这些方面.一是日常工作、辅助决策.简单来说,就是办公室的常规工作,比如,处理公文、管理文书档案,确保相关工作的顺利开展.辅助决策是企业办公室工作不可或缺的核心组成要素,使企业员工参与到决策中,为领导者决策提供关键性的参考依据,要详细记录应到这相关决策,做好保存以及公布工作.二是协调各个部门,及时完成领导下达的任务.在日常运营过程中,企业办公室人员必须全方位了解企业运行状况,不同部门具备的职能、关系,加强部门之间的联系、沟通,顺利完成任务,顺利实现已制定的发展目标.还要完成领导突然交给的任务,但不具备其规律性,不受时间限制,随时都可能接收到不同类型的突发任务,必须按时保质完成.
二、新时期下企业办公室管理存在的问题
就企业办公室而言,是企业日常管理与执行的重要部门,是传递各方面数据信息的重要窗口,能够加强和员工之间的沟通、交流,提高更加优质的内、外服务.
在新时代下,企业办公室管理现状并不乐观,存在多方面的问题.在运营过程中,缺乏完善的管理制度,办公室管理工作执行力度、落实力度不够,特别是缺乏健全的责任制,不工作岗位职责模糊化,流于形式,权与责混淆,工作人员经常不清楚自己的本职工作,加上考核工作没有得到应有的落实,员工工作积极性、主动性不高,内部管理处于混乱中,各项工作任务无法有效完成,大大增加了运营成本,不利于提高经济效益.在此基础上,企业缺乏必要的服务能力.在办公室工作开展过程中,服务的广度、深度都比较有限,加上社会市场环境复杂多变,工作内容繁杂,无法满足社会大众的客观需求,为他们提供更加优质的服务.此外,在运营过程中,工作人员缺乏较高的综合素质,内部人员结构、岗位结构都不合理,导致已有的人力资源得不到优化利用,没有对办公室员工进行系统化的培训,不具备相关工作岗位所需的知识、技能,不具备扎实的专业知识,专业的技能,不注重工作经验的积累,无法有效解决工作中遇到的各种问题,导致相关工作无法有序开展.同时,他们也不具备基本的职业素养,经常违规操作,不认真工作,工作效率低下,对办公室工作的优化创新无法很好地应对,工作中经常出错,服务质量也不高.
三、新时期下企业办公室管理实践策略
1. 健全企业办公室规章制度,实现办公室的均衡发展.
就企业而言,不论大小,必须综合分析各种影响因素,健全已有的办公室规章制度,约束并端正日常办公室工作行为,确保办公室工作有序开展.具体来说,所构建的办公室规章制度必须客观地呈现出办公室工作程序、工作标准等,要制定可行的责任制,落到实处,明确不同工作岗位职责,避免办公室管理人员权与责任混淆,在使用相关权利的同时,更好地履行自身职责,认真做好本职工作,有效解决工作中遇到的各种问题.在此基础上,还要结合办公室工作程序,制定相关的规定,使办公室工作具有鲜明的规范化、程序化特点,能够简化工作程序,减少工作人员工作量,提高功能工作效率与质量.此外,要适当强化那些工作量大且任务多的办公室职能,结合办公室管理人员已有能力,优化调整人员结构,实现办公室的均衡发展,确保相关工作任务顺利完整.
2. 强化服务意识,提高服务能力.
办公室管理工作是一项系统而复杂的工程,难度较大,建设周期较长,需要经过长期的努力.企业要转变负责接待工作员工的思想观念,要坚持为领导、基层服务的理念,必须强化管理人员的服务意识,要全方位分析工作中存在的问题,采取可行的措施加以解决,为提高自身服务能力做好铺垫.还要围绕服务职能,进一步提高服务职能的深度、广度,确保领导者科学决策.此外,办公室管理人员还要客观地分析基层员工的具体诉求,根据了解的情况,及时向相关领导汇报,构建健全的上、下级沟通渠道,领导者也能更好地了解基层员工各方面情况,合理调整相关决策,确要具备鲜明的人性化特征,坚持以人为本理念,有序开展办公室工作,在强化员工服务意识的同时,逐渐提高他们的服务水平.
3. 培养办公室管理人员综合素养.
在办公室管理中,提高管理人员综合素质至关重要,是办公室工作正常开展的首要前提.在运营过程中,要定期对管理人员进行培训,并开展形式多样的学习与交流活动,认真学习各方面技能,相关的政策规定,不断完善自己已有的知识,熟悉业务操作流程,并可以正确进行操作,具备较高的业务技能.还可以组织办公室人员深入基地,亲自体验与调研,积累实战经验,有效解决在工作当中所出现问题.还要注重人才的培养与引进,采取各种激励措施,留住人才,不断为企业发展注入新鲜的血液.另外,还要提高人员的招聘要求,对各方面机能进行检测,合格者方可入职,并作好岗前的培训工作,使其可以更好地胜任本项工作.
4.注重接待来访,做好基层工作,协调好内外关系.
书信来访、员工亲自来访是企业员工来访的主要形式,有利于办公室管理更好地了解企业运营情况,处理好企业、员工之间的关系.企业可以根据自身实际情况,科学设置专门的职员来访窗口,及时向企业领导者等反映情况,企业运营者也要对他们的反映引起重视,全方面分析运行过程中存在的问题,采取可行的措施,要多关心员工的工作、生活,不要拒绝员工的来访,解决他们遇到的问题,加强基层建设.此外,在知识经济时代下,企业要随时关注社会市场的动态变化,要与时俱进,转变已有的观念,时刻拥有最新的数据信息,确保数据信息的畅通、更新,促使办公室工作人员更好地利用这些数据信息,更好地开展相关工作.在此过程中,需要全方位分析各种影响主客观因素,并协调好内部与外部之间的关系,随时了解内部情况,促使企业和外界间的联系,并随时掌握市场动态信息,利用外界的有利资源,提高工作效率与质量.
四、结语
现代化企业的快速发展,办公室工作的重要性越显突出,在这样的背景环境下,企业要对办公室工作予以重要认知,能够结合当下发展形势,对办公室管理工作进行改革.同时,企业要注重为办公室员工提供较好的物质保障,采取有效地激励措施,提升员工工作积极性,促进办公室管理工作更好地发展和进步.
办公室管理论文参考资料：
本文总结：上文是适合优化和办公室和管理论文写作的大学硕士及关于办公室管理本科毕业论文，相关办公室管理开题报告范文和学术职称论文参考文献。
