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《企业档案安全防护应用策略》

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摘要：维护档案安全是企业档案管理的底线,本文针对信息化时代背景下企业档案安全存在的问题,提出了加强档案安全防护体系的几点应用策略.

关键词：企业档案档案安全防护体系

企业档案包含重要信息资源,随着信息化时代的快速发展和科学技术水平不断提高,档案工作和档案安全越来越受到重视,当前档案安全与政治、经济、科技安全联系更加紧密,档案安全问题处在易发多发关键时期,需要我们转变思想观念,加强档案基础业务建设,严防风险隐患,夯实档案安全体系基础.

一、当前形势下加强企业档案安全的重要性紧迫性

企业档案是企业各项工作有价值的真实记录,包含了大量企业秘密、敏感信息,涉及资产、人事、科技等各个方面,具有极高的价值.维护档案安全是企业档案管理的底线,是档案工作的重要原则和目标.2016年,国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出了档案安全高效化的发展目标,《关于进一步加强档案安全工作的意见》提出建立档案安全责任清晰明确、风险治理切实有效、预防控制完备可靠、安全保障健全有力的档案安全体系,有效防范各种档案安全风险的目标任务.近年来,随着档案大数据和信息化的快速发展,档案安全内涵外延发生了很大变化,档案安全范围由档案实体升级为档案数据、信息和资源开发的安全问题,更容易受到社会安全稳定因素的影响.档案安全体系建设是档案建设的系统性、基础性工作,企业档案如果发生丢失、涂改、滥用等安全问题,企业利益会受到严重损害,甚至产生不可挽回的损失.各企业要把档案安全作为日常工作和档案工作的重点,高度重视,加强协调,时刻保持危机意识和戒备之心,积极构建提升全方位、全流程、服务对象全覆盖的档案安全体系.

二、企业档案安全存在的问题

1.安全意识还不够强.部分企业对档案管理工作重视不够,安全意识淡薄,还是传统的纸质档案安全理念,认为锁好了,放好了就是安全了,没有从信息化环境下充分认识当前的严峻安全形势.个别企业没有落实档案安全的主体责任,档案管理人才储备不足,甚至档案管理员还是工作,没有及时开展档案安全相关培训.

2.档案安全基础薄弱.部分企业没有建立档案信息安全管理制度,或者现有管理制度滞后,不适应当前信息化环境的安全管理要求.部分企业档案库硬件条件不达标,库房环境差,设备落后、系统老化,档案经费得不到保障,容易造成档案的丢失、损坏.部分企业没有档案应急处理预案,档案监管缺位,没有形成档案收集、移交、接受、整理、保管、利用全过程监管.

3.档案安全措施不到位.企业档案信息化安全主要包括机密性、真实性、稳定性三个特点[1],大部分企业的数字档案平台都借助网络运行,容易发生系统接口不匹配、存在安全漏洞、遭受恶意攻击等安全问题.部分企业对当前环境下档案信息安全保护的方式手段了解不多,部分数字档案资源信息系统与其他信息系统没有物理隔离,数据备份、迁移策略没有认真执行.

三、企业档案安全防护应用策略

1.切实提高责任意识.企业档案是企业资源的重要组成部分,维护档案安全就是维护企业资源安全.档案安全问题无时不在,所有档案参与者应该时刻绷紧档案安全之弦,牢固树立敬岗尽职尽责安全意识.企业要按照“谁主管、谁负责,谁实施、谁担责”的原则理清档案安全责任,“一把手”应该是档案安全的第一责任人,企业的高层分管领导对各自分管领域档案安全负有领导责任,档案形成人员和档案具体管理人员对档案安全负有直接责任.企业应该完善相应档案管理制度和内部管理标准规范,建立责任清单制度,进一步细化和分解落实责任,配齐配足档案管理专管理人员.对于在档案形成、保管、利用过程中失职渎职的要严肃处理,对于造成安全责任事故的要依纪依法追究责任.

2.加强档案基础安全建设.企业应该高度重视档案库房的规范化工作,严格执行办公、库房和阅览三室分开,严格按照防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”要求加强控制措施,安装监控和门禁,保障设备完好和正常运行.要定期维护档案管理所需计算机、服务器、扫描仪等硬件设备[2],定期更新系统管理软件,为档案提供安全的载体工具.企业内各职能部门档案形成和移交过程中,有档案价值的都要形成档案,“应交尽交”,档案管理部门在接收、保管档案时应认真核实所交档案,加强接收前的协调管理,认真进行档案盘点清查,做到“应收尽收”,在企业的职能部门、人力资源、固定资产、隶属关系发生变化时,要确保档案归属明确、流向清晰、保护得当[3],避免档案资源流失.有条件的企业,要全面清查各门类档案的数量、时间跨度,永久档案实行分级管理,要做好缩微、修复、仿真制作、数字扫描等工作,珍贵档案特藏室保管,已数字化的档案原件进行封存.

3.加强档案信息系统建设.实体档案部分损坏是局部问题,信息系统损坏是全局性隐患.已经建立数字档案和信息平台的企业要不断更新强化档案安全管理系统,建立安全防护体系,加强电子档案安全管理.要加大档案安全教育投入,定期开展档案安全教育培训,提升档案保密、备份和防病毒、防入侵等专业技术[4].网络环境下特别要注意电子文档的安全备份,做到定期备份,异地存放,重要档案资源要异地异质备份,及时检查、迁移,要实现电子档案备份的可验证、维护、迁移、管理,降低存储成本,确保信息安全.

4.强化档案风险隐患治理.企业要实行档案安全风险分级管控,对影响档案安全的各类风险进行全面排查登记,定期排查安全隐患,不定期开展专项排查,确保不漏下安全风险点,要提出安全管理措施并严格执行.实体档案和服务平台利用方面,要严格执行档案开放利用审核程序,建立档案信息审核、借还登记、权限管理、日常检查、监督反馈等制度,从档案管理各个环节把关,建立完善的制度保障体系.对于企业档案中的科技秘密等涉密档案,从收集整理到保管利用,都要保障档案安全性和真实性,有指定的保管人员,有单独的柜,查询利用时要严格执行涉密档案借阅审批制度,严防涉密信息泄露.应急处置是企业档案安全的最后一道防线,企业要建立完善档案管理应急预案,加强档案管理的应急培训和实战演练,提高应急速度和处置能力,切实维护档案信息安全.

参考文献

[1]胡京津,浅谈企业档案管理电子信息化所面临的信息安全问题,档案天地[J],2015.10

[2]李志,“互联网+”时代档案安全问题探析,知识经济[J],2017.07

[3]李明华,在全国档案安全工作会议上的讲话,中国档案[J]2017.07

[4]符昌慧,浅论网络环境下档案信息安全管理,档案建设[J]2017.05

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