原创《电大学生收缴费管理信息系统的分析和设计》
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摘 要：本文着重从电大学生学杂费收缴管理信息系统方面入手.对涉及收缴费管理系统的相关问题做了分析,并系统而详实地说明了电大收缴费管理的业务需求和功能需求.在需求分析的前提下,设计了相关系统模块,与此同时,对数据库关键表做了表结构设计.希望通过本文,能够为其他电大开展收缴费管理系统的建设工作提供借鉴.
关键词：电大收缴费；信息系统；分析设计
中图分类号：TP311.52文献识别码：A文章编号：1001-828X(2017)031-00-02
一、电大学校收缴费困境
在传统教育模式和制度,广播电视大学因为与别的全日制大学比较来说,根本没有特别强大的品牌力量,如果想尽可能地把生源争取过来,新生收缴费时间期限和手段,就会出现一系列问题,无法做到规范、严格,这样的话,开学收费开始到来的时候,既有用P0S刷的、又会出现众多收取的情况,如果是老生的话,虽然也对他们三令五申要求务必要用银行代扣缴费的形式,但是很多不合规的情况还是时有发生,例如交和POS刷卡等等.不规范的情况仍然十分常见,就更加严重地造成收缴费管理工作的复杂化.
二、如何在电大实施收缴费管理系统
伴随着互联网技术的飞速发展,且根据目前电大的实际情况,开发出收缴费系统服务器的设备,是十分必要的,并且势在必行.开发出此设备,便能够充分运用网络数据库智能优化处理技术,实现系统化而又实时互动的便捷高效的效果.这类收缴费信息管理系统,可以最大限度且特别有实战价值地极大方便学生缴费工作,与此同时,更能够极大地提高财务人员的工作效率,相关的管理服务水平也肯定会上一个台阶.
在电大财务工作和信息化管理工作的实际操作过程中,充分而合理地应用此收缴费信息系统,就可以十分方便快捷地进行经济核算工作,相关的成本效益分析也更加简便快速.
电大管理层面,在经营和决策的过程中,运用信息化和科技化手段,以信息处理的严密技术为依据,这样一来,势必会更加完善电大的收缴费管理系统的顺畅运营,也在很大程度上减少了相关财务人员的工作量,降低了工作强度,这样可以从根本上保证财务工作能够保质保量地有效完成,它能够适用于众多工作领域中,该系统都发挥了不可替代的关键性作用.
三、电大学生收缴费管理信息系统的需求分析
(一)明确相关系统的研发依据
电大学生收缴费信息管理系统,其设计和研发都是有理论和实践依据的,在其操作的过程中,是充分运用了结构化的模式,开展系统开发,其中的关键点是调整好系统的结构与控制力,把学生收缴费信息这些数据都实际操作到项目中,这样的话,就能够保证具体的信息数据和特定任务,都可以在事先所预定的时间里完成,同时也控制在既定的预算范围内.系统层面上,对于即将要设计出来和准备投入到实际操作使用的系统,要对其进行有针对性的系统化检测和实验,从而做出专业化的分析和总结.
(二)对该系统所期许的整体业务要求
对业务要求的目标,不仅仅是简便迅速地把学员收缴费工作做好,而且要最大程度上提高应收费用的同收速度,大幅度减少学员收缴费相关的繁重工作,避免工作人员耗费巨大的人力物力和精力,这样可以进一步降低人力和相关资源的更大投入,保证相关管理能够具备时效性和精确性.该收缴费信息管理系统计划的建立基础,是依据与之相关的银行网络支付平台,把学员自助缴费、缴费、银行批准代收费等多个系统联合起来,这一套相关的系统,大体上可以把学籍管理和学员预报名系统,还有教材管理和考试安排系统等,能够达成互相连接,实现无障碍资源互联,另外,这些系统的相关数据,也可以共享.从技术层面来讲,能够保证实现跟银行之间的即时对账以及核对,也能够开展财务统计和管理工作.
(三)收缴费信息管理系统所含业务
1.学生.这部分是该收缴费系统最直接的服务对象,同时也是最大的受益者,具体的实施办法有两种,分别有在网上可以自行缴费,也可以到学校现场操作缴费.
2.招生工作.新生在入学的时候,最开始做的工作就是预报名登记,该工作所使用的平台,就是借助网上预报名系统,这个系统把学生的基础数据进行收集,采用数字化的形式录入登记,给学员相关的收缴费管理信息系统供给基础数据服务.
3.教务处方面.教务处提供给相关单位的一系列相关基础信息,担负着收缴费数据转接业务.教务处学籍科是把学生的学籍,全部分门别类地进行汇总归档等,这是一个涉及到这些相关管理工作的有着特殊功用的职能科室.达到入学条件和标准的新生,以及还未缴费的老生,在做完缴费工作之后,按照教务管理信息系统,操作完成学籍的注册,这样的举措,也为相关学员的收缴费工作,做出了十分必要的,具备基础性的数据服务工作,通过这样的方式,可以保证所有学员的学籍管理的准确性和完整性.这就势必要求学籍的相关管理情况,能够跟学生的缴费数据以及相关业务,从根本上满足相互关联的条件.
4.教材科.这个部门专门负责发放学生的教材,有着特定的功能.电大院校里面的学生教材费,通常是代收的方式,所有学员的信息都能在该收缴费管理信息系统里面得以体现,并且每个新学年都会跟所需要缴纳的学费捆绑在一起,所需要代收的教材费,财务科会与教材科借助该系统的接口业务,把相关数据进行交换.
5.财务后勤.后勤科通常来讲业务都比较繁杂,特别是与财务相关的后勤,所涉及的工作更加繁琐和复杂.其中的工作包含有,列出所要收费的项目以及相应的标准信息,还有要具体操作收费事宜,对相关的账务管理要事无巨细地做好,其中任务量特别大,都属于基础性地财务工作.财务后勤处能够出色地完成这些相关工作,通常是通过人工收费和网上自助缴费这两者相结合的方式来开展的.一般来讲,人工收费有两种方式：和POS机刷卡,网上自助缴费通常是,银行B2C的模式,跟学校的收费管理系统从业务端口相互对接好,这样的话,所收缴的款项会全部进入到学校总的基本账户里面.这些工作完成之后,财务科以实际收取的学生费用为准,再把与学生工作相关的实时查询业务,以及票据打印业务,都与系统对接.再按照对账以后的实际结果,把相关数据交接给学校另外的职能部门.财务后勤处,也扮演着学校学费的统计与分析的角色,为电大院校管理层的相关领导做决策,给出精准又科学的数据基础.
(四)该系统的责任安排
1.收费操作员责任范围：他们主要负责收学费,然后到前台去打印相关票据.收费操作员一般是由学校财务人员委派的,属于活动岗位,他们把对新生所收的学费,交到柜台,现场一对一进行服务,利用收费系统进行收费操作,这个平台利用新生预报名系统把相关数据调取出来,然后在数据库里面,保存好相关学生的收缴费完成情况等基础信息.
2.学生：电大的老生,也即拥有电大学籍的在校学生,可以在学生收缴费管理信息系统上面进行直接缴费操作,利用网上平台,就可以很便捷地调用学籍管理系统,根据所在的数据库,知道里面学生的基本信息,然后通过银行B2C的方式,开始自助缴费.学费的收据或者相关票据,由负责此事的财务专员批量套打,这样的话,整个工作就顺利完成,学生就能够在规定时间内去学校财务室来领取相关票据.
3.财务人员：他们是收缴费管理系统的核心人员,他们在责任单范围内控制和管理等相关的整个收缴费过程,同时也为后台提供相关的信息服务管理.这个部门最关键的意义在于,他们所承担的职责,包括有学生的收费标准和具体事宜的构建和制定,还有相关的学费账务管理,以及特殊的异动收费管理、银行对账和收费统计分析等一系列工作.
4.教务注册管理员：他们的主要责任有,负责充分利用好教务学籍管理信息系统,具体问题具体分析,个性化读取该系统里的学生数据,根据实际情况,有针对性地对学籍进行注册事项的系统管理.
5.教材系统管理员：他们主要责任有,在教材管理系统里,有选择性地读取与收缴费相关的数据,有针对性地对学生教材所涉及的特定情况,开展统计分析和解决问题等综合管理.
6.网上银行系统管理员:他们主要负责提供网上的银行自助缴费的信息数据.
四、该系统的重要性
信息系统的有效运用,能够最大程度上帮用户提供出最准确且及时有效的信息.充分利用此系统,十分便于操作人员能够把相关数据存储起来,也有利于进行查询访问,数据修改等具体操作,这样一来,就能够尽可能地规避掉数据的冗余,还有严重脱节的情况,大幅度降低了相关数据对硬性程序的严重依赖,从根本上确保提高相关数据的安全性和共享性.
五、结语
该项电大收缴费信息管理系统所设计的理念,是针对电大院校的相关特征来进行设计和开发的,对电大的收缴费管理信息是一个创新性的升级和完善,给财务人员和相关管理人员带来特别便捷务实的手段.该系统的设计原则和总体思路体现为,它是把收缴费信息查询的准确性和高效性作为主要目的,主要的目标和设想,是为从根本上提高学生的缴费管理的方便性和有效性.
参考文献：
[1]罗宇龙.电大学生收缴费管理信息系统的分析与设计[J].信息系统工程,2014(1):50-53.
[2]钟玲.学生收费管理信息系统的设计与实现[J].科学导报,2013(11).
作者简介：田园(1972-),女,陕西渭南人,本科,讲师,主要从事成人学生的档案管理研究.
信息系统论文参考资料：
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