原创《高校教学档案的建立和管理工作》
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张铜庆 北京农学院
摘 要：教学档案是高校在日常教学工作与教学实践活动中形成的多种载体的文件资料,它是高校学术水平和教学质量的原始依据,对教育教学改革和教学管理有着重要的参考和利用价值.建立一套科学合理的教学档案管理体系,充分发挥教学档案在教学管理、教学研究和教学实践等方面中的作用,对提高学校教育教学质量、服务教学工作有着十分重要的价值.
关键词：教学档案 重要性 建立 管理
高校教务处是高校教学管理工作的重要部门,运用科学的管理体制和良好的运作机制促进高校教育教学质量全面提高.与此同时,教务处负责全校教学工作的统筹与管理,是高校教学活动的核心部门,承担着学校的教学工作,集教学资料收集、分类、管理于一身.在其年度工作运行中,日积月累地产生相关的教学资料,对这些文件、资料等进行科学归类、准确建档并加以合理利用,能够充分发挥教学档案的重要作用,有利于更好的开展学校教学管理工作,促进教学质量改革,进一步提高学校的教学管理水平和教学管理质量.因此,建立高校教学档案具有十分重要的价值和意义.
一、建立教学档案的必要性
1.教学档案的重要性
《中华人民共和国档案法》中明确规定,档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”.高校的“历史记录”则是教学活动中形成的教学文件材料,诸如教学计划、教学内容、教学方法、课程教学大纲、教学工作会记要等,经过收集、分类整理、归档后形成教学档案,在教学活动中发挥着重要的作用.教学档案作为教学实践过程的原始资料,真实地记录了学校的全部教学工作,完整系统地反映了教学活动的特点和规律,成为事后查证、研究和处理教学日常工作的重要依据,为学校教育研究和校史研究提供系统真实的材料.教学档案产生于日常教学工作,服务于整个教学过程,对稳定教学秩序、提高教学质量、提升教学管理水平具有十分重要的作用.
2.为教育研究、教学管理提供教学素材和教学信息
教学活动具有继承性,要在教学研究方面有所创造、有所前进,就必须继承前人已经创造的财富,充分运用前人的研究,创造出更大、更优的财富.教学质量的不断提高,依据的是运用教学资料不断总结教学经验,研究教育教学规律,改革教育教学方法.教学档案不仅真实的反映教学活动的特点和规律,而且蕴含着丰富的教学信息,科学管理并利用好这些原始资料,可以为教学质量与研究科提供教学评估、教学改革的素材,有利于监督和提升教师教学质量；可以为考务运行科提供学生的全国四六级考试、期末考试等信息和学生学籍资料,有利于学生掌握考试档案材料和在校信息；可以为院系提供学科建设、新增专业设置提供科学依据.
教学档案是教学过程的真实记录,全面的记载着教学活动的过程和状况,根据学校档案工作安排,每年除上交外余下与教学关系密切的文件资料需另存备用,作为教学管理部门迫切需要依据教学规律进行分类管理,以便相关部门、科室使用,如教学研究类书籍、历届学生手册、教学管理工作规范、教学计划、教育教学建设阶段性成果集、申报相关国家、市级教学成果奖的申报材料、学生学籍登记表、教学类会议材料等.
二、高校教学档案的现状
存在着部分院校领导对教学档案、教学文件材料重视不够,未能根据《中华人民共和国档案法》、《高校档案工作规范》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校教学文件材料归档范围》并结合本单位教学情况制定档案管理工作规章制度.日常教学活动中,各教学单位缺乏有效管理措施和监管制度,大多数教学和教辅人员缺乏建立和保存教学档案的良好习惯,没有把教学档案管理当做一项基础性工作来做,致使重要的教学档案材料流失；教学档案管理专业人员缺乏、部分教学档案管理人员专业素养亟待提高,绝大部分高校的教学档案管理人员是其他科室人员兼任或遇到教学评估时临时抽调而来,没有设置独立的教学档案科室和专门管理人员,院系的教学管理工作由教学秘书或办公室行政人员担任,每天忙于繁杂的事务性工作,很难有精力从事教学档案收集管理工作.以上现象限制了教学档案收集与归档管理,影响了教学档案重要作用的发挥,对教学质量和教学水平造成了严重的影响.
三、高校教学档案的科学化管理
高等学校承担着培养复合型人才、从事科学研究等工作的重任,高校的教学档案记录着教学活动的全过程,作为现阶段及今后教学研究工作的重要依据.建立教学档案有利于更好的保存和利用教学文件和资料,科学化管理可以保障教学档案工作的高质量、高水平完成,使高校档案管理工作科学有序.
1.强化法治意识,健全规章制度
高校教学档案管理部门要依据《中华人民共和国档案法》、《高校档案工作规范》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校教学文件材料归档范围》等相关法律法规,结合本单位实际情况制定《某某学校本科教学档案管理办法》、《某某学校教学类档案工作规范》、等规章制度,明确教学档案的归档范围、立卷与归档流程、管理和利用等具体工作,确保档案管理工作有规可依,有章可循.在规章制度的保障下,避免重复归档、减少档案管理工作出现失误,确保高质量的完成教学档案收集、归档、使用、借阅等管理工作.
2.切实加强领导,改善软硬件保障条件
良好的管理制度需要主管领导的大力支持,教学档案的主管部门和领导要把教学档案工作提到学校管理、教学管理的议事日程中来,纳入日常教学管理工作,给予各方面的支持.不断改善档案管理条件,建立专门教学档案存放室,与办公室、库房等房间分开,做好防盗、防水、防潮、防虫等保护性措施,延长档案使用寿命,确保教学档案的完整和安全.
3.加强队伍建设,培养专业人才
高校的教学档案来源广泛,不仅来自于教学单位,还有其他部门和一线教师,包含着教学计划、教育质量年度报告精品课程、特色专业、实验示范中心、教学名师、优秀校外人才培养基地、本科生科研训练计划等教学资料,既有工科类也有理科类,既有农学类也有人文社科类.迫切需要对档案管理人员宣传教学档案的重要性,进行定期培训、实践指导和组织参观学习等方式,充分调动其工作积极性,提高教学档案管理水平.培训工作的有序开展,能增强档案管理人员在档案管理工作中的自觉性,有利于对教学档案进行有效收集和科学分类,方便教学人员准确查阅,显著提高档案管理人员的业务能力和工作效率.
4.适应教育新形势,用现代化的手段为教学服务
在信息网络快速发展的新形势下,档案工作要与时俱进,充分依靠档案管理系统,把教学档案数字化、电子化,从传统的纸质文件向电子化文件过渡,提高教学档案利用率和准确率；档案管理人员要依据高校发展规律,积极主动地开拓档案信息资源,科学合理地运用现代科技手段,丰富教学档案内容,实现电子化归档和查阅,提高教学档案管理的信息化程度,为广大师生提供及时便捷的信息,有效地发挥教学档案在教学研究与质量、教学评估与改革中的作用,促进高等学校教育教学改革和内涵式发展有序前行.
参考文献
[1] 底红艳. 对高校教学档案管理的几点认识[J]. 晋图学刊,2002(3):67-68
[2] 李丽华. 浅谈高校教务处教学档案建立和管理的重要性[J]. 办公室业务,2013(3):73-74
[3] 杨大玉. 高校教学档案及其管理工作[J]. 兰台世界,2007(2):40-41
作者简介
张铜庆,1983—,男,河南三门峡人,从事高等教育管理研究.
管理工作论文参考资料：
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