原创《电商采购平台的现状问题分析与建议以军工科研财务电商采购为例》
本文是有关采购大学毕业论文范文与电商采购平台和现状问题分析和军工类大学毕业论文范文。
张静1,周莉2
（1.中国工程物理研究院化工材料研究所,四川 绵阳 621999；2.中国工程物理研究院计量测试中心,四川 绵阳 621999）
[摘 要] 我国21世纪的四大发明——高铁,网购,支付宝和共享单车,在电商大趋势下,现如今从个人网购已经发展到单位电商采购,作为科研事业单位,80%以上是集中采购,京东企业平台购通用物资和中科院喀斯玛平台采购科研物资,政府已经开始实施电商集中采购,军工科研院所也赶上了电商的浪潮,被巨浪冲击,被拍打着加入了电商采购的大队伍,不然就要落后,竞价、单一来源等政府采购均可以在电商平台下实现,随着智能化的大趋势下,只靠人力核算和谈判严重影响了效率,可谓是20%的工作含金量却耗费了80%的工作时间,投入产出比相当不合理,透支未来的材料,以满足当前科研项目的任务,影响了科研人员的研究效率和效果,如何借助电商智能来解放人力,是当前我院所发展亟需解决的问题.
[关键词] 科研单位；电商采购；信息化建设；财务工作；效率
[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2018.23
1 背 景
本文主要从整合电商采购相关的文件规定和数据资源出发,针对电商采购的两个平台的运维报告进行梳理和体系化,结合我院所电商采购的实施情况,与文件中的方案目标进行差距分析,试图查找管理与执行层面的问题,尝试提出解决对策及措施.
1.1 《某科研院所物资采购管理改革调整方案》
2017年,集中力量解决科研物资采购效率低下问题.修订物资采购管理制度,发布集中采购目录和限额标准,针对零星科研用物资,引进电商平台,实现采购模式由线下到线上的转变.
2017年－2018年,遵循政府采购法精神,结合国家科研物资放管服政策及国家内控规范要求,解决调整后目录内、限额标准以上物资采购流程理顺问题,发布院采购全流程内控规范,优化流程、提高效率.
2018年之后,持续提升.跟踪国家采购政策调整,对线上物资采购管理和供应商监管进行持续优化；对线下物资全面推进信息化实施,进一步提升院采购管理工作质量.
1.2 《关于物资采购电商平台正式启用的通知》
单位应全面梳理采购业务活动流程,明确电商采购模式下采购经办人、相关职能部门的岗位职责；加强分级授权,对金额较低的采购需求简化审批流程,充分发挥电商采购便捷性特点.
单位应做好政策宣贯与操作培训.使相关人员尽快熟悉和掌握网上采购的操作流程,确保相关采购工作顺利实施.
单位应对电商平台采购物资实行统一验收、统一结算.
1.3 人生若只如初见
初衷都是最美好的,跟上时代的步伐,控制好物资采购风险.自8月21日起我所严格执行电商采购相关的文件规定,据此提出电商采购财务报销的具体要求,摸索并践行的同时,了解到院内确实存在单位未按照规定时间开始电商采购.初期掀起了一片唏嘘抱怨,出现结算回款的及时性问题,总体上采购规则实施和配套条件在试运行的半年里满足了电商采购的基本要求,但仍存在许多具体的现实问题和难题需要解决克服.
2 问题源自机制、体制与意识
2.1 电商平台内外沟通机制不畅、资源不足、品质问题
2.1.1 整体物资沟通机制
由于科研院所的保密要求,我院实施电商采购存在物理条件上的约束,首先是互联网与涉密网的物理隔离,办公时间采购的时间成本较大；另外办公区域不能带手机,联系不及时；解放科研人员,委托采购中沟通不详,采购的物资不符要求,导致沟通环节增加,沟通成本增加,沟通效果不佳.内部统一验收和配送,存在配送资源不足和联系沟通问题.
2.1.2 资源不足、地域问题
B2B的平台,货源充足是关键,首先电商平台入场时没有对我院的物资采购进行大数据统计,凭空想象年采购量为5千万,结果我们试运行5个月采购量就超过3千万,普遍反映存量不足的情况下,影响的是我们科研院所的工作研究效率,若货源充足,预计早早超过5千万采购量.
我院的机构不止在绵阳,北京、成都等城市都有分支机构,因此,电商入驻时还应对我院机构设置和所在地点进行调查,很多物资通过绵阳的商家采购,效率低下,地域应根据机构所在地放开.
2.1.3 品质矛盾问题,甄别商户问题
喀斯玛商城的商品过高,商品无信息或信息过于简单,无法根据需要选购.京东慧采平台的部分商品比京东主平台高,同时比线下高,同价同型号的商品出现品质不一样的问题.
喀斯玛平台上已经发现无资质的供应商在平台上供货；京东慧采无法在线与商家直接沟通,而且普遍反映第三方供应商的物流配送和商品质量存在问题.
2.1.4 京东慧采账号设置问题
京东账号设置不能随着客户机构的变革而个性化,最主要是及时性,我所账号多,但可以根据其他大客户的成功运营经验在设置账号前进行了解,提出管理建议,不能利用事业单位垂直化体系从上往下来强制推行,账号设置可以号留单位人变动,但变动后的人员信息要随之更新.
2.2 责任意识缺失,主动性不足,公私信用分离
电商采购从个人网购发展到集体企业,结算方式也从个人的信用到了集体信用,但从电商采购的实际工作中,着实感受到责任意识的缺失,疗养费、差旅费等涉及个人公务卡的报销速度与电商采购报销的速度形成鲜明对比,不主动追踪索取订单,出现遗失和尸体货物的现象,溯源则为责任心、主动性和公私区别对待的问题.
3 问题导向的对策分析
3.1 机构改革,变革中顺应发展
十八大以来,国家密集出台政策,打破军品研制行业壁垒,如采购信息网——2015年,全军武器装备采购信息网上线.截止2017年9月发布各类信息11000余条,竞争性装备采购项目7200余项,解密国防专利3000余项.再如军民融合规划——2017年11月,国务院发布《关于推动国防科技工业军民融合深度发展的意见》,进一步打破“民参军”所有制藩篱.
我所也顺应发展,进行了机构改革,所机构及职责改革,科研生产相对分线,全面进入新模式,更加突出“核心”保障.财务与经济处犹如部门名字转变,强化“账房先生”向“经济经理”角色的新转变、新定位、新要求.作为变革中的一员小虾米,能感受到我所在财务与经济方面的重大开创,主要以经济运行分析和所预算编制进行事前事中的财务经济控制预警,从军品管理、科技成果转化、军民融合、企业监管等各领域开展经济活动业务,通过信息化建设保质提效,逐步完成财经处角色的转变,真正意义上发挥经济经理的作用.
3.2 流程再造,管理中责权明晰
机构改革中用人的最重要的一点应该是因材施教、因地制宜,新任的电商采购小组组长,已经开始对电商采购问题进行分析,逐步对电商采购流程进行再造,力争目标达到：零库存、零欠帐、及时配送.
同时,材料仓储系统信息化建设还需要定期培训、回访、反馈、按周或按月出运维报告,可借鉴浪潮财务核算系统和电商采购平台运维报告,信息化覆盖物资部采购的90%以上的材料,逐步从手工作坊到电子化,再到信息化,争取到达智能化,真正实现出入库信息化全覆盖,提升材料核算的信息化、及时性和可核查性.
3.3 考核激励,执行中脚踏实地
3.3.1 责任边界,信用机制,脚踏实地
摸索并做实流程中每个环节的细节,明确职责,划清边界,责任到人,谁采购、谁负责——对电商采购平台的各采购帐号建立信用记录,3次以上延误报销,帐号冻结,所网公示,考核中加强责任意识,做实每一笔经办的业务.
3.3.2 遇到问题,提出建议,给予奖励
建立容错纠错的机制,执行中遇到问题及时反馈,鼓励提出管理建议和对策方法,在后续的专项奖励中体现,充分发挥主观能动性.
3.4 外部协同,沟通中提效共赢
3.4.1 对院内单位——充分沟通、统一战线、共同进步
我们确实应该借鉴其信息化物资核算模式,进一步加快材料信息化核算的步伐,同时结合院里的实际,在业务讨论会里,充分暴露问题,问题导向找到解决方案,才能实现提效共赢,进而摸索出一套财务信息化或智能化措施或模式来迎接和适应每一次新变革.
对比电商采购调整方案里的配套要求,从我了解到的,各单位确实自成一路,大不相同,但殊途同归,大趋势是要达到“2018年以后对线下物资全面推进信息化实施,进一步提升院采购管理工作质量”,任重道不远.
3.4.2 对电商平台——顺畅沟通机制、关闭第三方、用户评价
从两大电商平台的运维报告可以看出,运维人员的问题分析和问题处理能力——高效,如京东1-3名运维的经理对全院和院外绵阳其他企业进行结算对账回款,整理和传递数据的效率令人咋舌,电商采购平台的运维方式和理念值得学习借鉴,实现协同共赢的良性循环.
（1）顺畅沟通机制,主动学习、个性化服务
从管理效率、沟通效果、信息化、物流配送和问题解决等方面来讲,京东和喀斯玛职业并专业,我们院所完全可以和他们进行深入的合作,对我们电商采购的管理流程进行管理咨询和技术支持,请其对我们进行适时培训和技术开发,并提议组团参观最前沿的采购平台,学习先进的物流配送技术、仓储系统运维和财务信息化建设等,全方位的合作,真正意义上与时代网购接轨,开创合作双赢的局面.
平台运行已半年,对我院的需求特点、体量及机构设置也有所了解,利用大数据做份中物院特色的电商平台运维建议书,供我们参考.
（2）充足货源、关闭第三方、用户评价、监察考核
完善健全京东自营的商品种类,充足货源,尤其在节假日满足大批量的采购；建议京东关闭第三方通道,避免出现品质不合格、物流配送不到位的问题.
强烈提出用户评价制度,借鉴淘宝订单评价的模式,采购人员对每个订单的商品描述、配送、质量等方面进行评价,我院监察部门通过定期的评价报告和品质调查报告,对电商平台的服务进行考核,提出改善意见,并进行处罚和.
建立监察机制,电商平台是顺应时展的产物,但运行过程中必会出现问题,随着喀斯玛的无资质供应商出现,供应商故意抬高的行为,平台加强供应商的资质审查的同时,作为客户方也要反向监察,我院监察部门应介入调查,采取互联网方式或者移交工商管理局等,以规避廉政风险的电商平台自身的廉政问题.
电商采购从个人推广到企业,意在实现企业采购如同个人网购一样高效、便捷,简单纯粹的目的,与政府采购和控制廉政风险同步,发展大趋势不可逆,但术业有专攻,电商采购相关人员需要专业培训,健全监管机制,做实细节,执行和提效才有保障.作为体制内的国防科研事业性质的经济体,经济效益与社会效益,组织发展与国家发展,集体发展与个人发展之间的关系,我想应该是共赢并行的,发展的愿景更纯粹一点,即为国防事业服务,科研技术研究是核心,一切在规矩内围绕核心运转和发展,我想共赢提效就可以水到渠成.
参考文献：
[1] 严石林.物料采购与供应管理（物流管理专业用） [M]. 北京：人民交通出版社,2012.6.
采购论文参考资料：
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