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《电子档案在档案管理中的作用》

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浅谈电子档案在档案管理中的作用

文/福建省宁德市古田县广播电视事业局周茂玉

【摘要】随着计算机技术和网络技术的逐步发展,档案管理工作已经逐步从传统的纸质档案管理转为电子档案管理.与传统纸质档案管理相比较,电子档案管理更加快捷、方便、高效,同时能够有效避免纸质档案管理存在的一些问题.本文在分析电子档案在档案管理中作用的基础上,对加强电子档案管理及应用的有效策略进行探究,力争为电子档案管理工作的优化及完善提供参考.

【关键词】电子档案；档案管理；作用

进入21世纪以来,我国社会经济呈现稳健的发展态势.在这样的态势下,我国档案管理工作发生了很大程度的转变,即从原来的纸质档案管理逐步转向为电子档案管理.对于电子档案管理来说,其利用途径一般有三类：其一,提供拷贝；其二,通信传输；其三,直接利用.与传统纸质档案相比,电子档案管理更能体现出快捷、方便及高效的特点.

一、电子档案在档案管理中的作用分析

电子档案管理在实际档案管理工作中具备广泛应用价值.这里结合实际工作,简要总结电子档案在档案管理中的几点作用如下：

（一）能够使人力、物力得到有效节省.在以往的纸质档案管理工作中,部分档案过于重要或过于特殊,为了使这些档案不至于遭受损坏或遗失,就要投入很大的人力及物力.显然,这从经济角度上来讲,是不理想的,而且还存在一定的风险.但是,对于电子档案管理来说,依赖于强大的信息存储、利用功能,就能够快速、高效地实现档案的存储及传输,在归档质量及检索速度上也会有显著的提高,同时可以节省人力、物力.

（二）能够使档案处理更加快速、高效.在传统的纸质档案管理工作中要面对庞大的档案数据,在处理方面需要投入大量的时间及精力,但却因手工处理,往往事倍功半,难以达到快速高效的效果.而对于电子档案来说,采取信息化处理,就能够使档案的收集、存储、分类以及统计均显得快捷而方便,从而使档案处理体现出快速、高效的显著优势,达到事半功倍的效果.

（三）能够使档案文件共享交流更加方便.传统纸质档案受到多方面因素的限制,比如档案本人的权益、档案管理工作人员的职责所在,使得档案文件共享交流难以体现方便的优势.而对于电子档案来说,由于利用计算机技术、信息技术进行存储,在获得权益人允许及管理工作所需的条件下,便能够实现快速查询,进而使档案文件共享交流显得更加方便,就不会有遗漏或损坏等风险问题的发生.

（四）能够使信息交换更具安全性.以往在纸质档案管理工作中,有时会出现档案丢失或损坏等事故的发生,这些事故如果出现会给档案管理工作带来很大的麻烦,甚至是严重的后果.而对于电子档案来说,借助其信息化功能,能够在信息交换过程中显得更加高效和安全.在确保电子档案处于安全环境的条件下,其信息交换便显得更加顺利,这无疑为电子档案管理工作的顺利、有序开展奠定了基础.

二、加强电子档案管理及应用的有效策略探究

通过以上的分析论述,我们可以认识到电子档案在档案管理中的价值作用显著.但是,由于电子档案管理工作需面对巨大的数据源以及相应的工作环境安全等问题,因此,从电子档案管理及应用强化角度去考虑,应采取一些有效的加强电子档案管理策略.具体策略如下：

（一）构建完善的档案应用机制,注重安全性问题的排除.在电子档案管理工作中,档案实现信息化是非常重要的一项工作.要想使这项工作得以顺利、有效地开展,有必要构建完善的电子档案管理计算机信息系统.一方面,要对使用计算机条件下的稳健档案管理工作流程进行改进,使工作流程能够与档案管理的需求相满足.另一方面,要以文件处理流程为依据,做好档案信息化系统软件功能的设计工作.此外,要根据信息系统,构建健全的内部控制机制,确保电子档案的安全性得到有效保障.

在加强电子档案管理工作中,要充分考虑到潜在的一些安全性问题,同时采取相应的措施加以解决.1.电子档案管理面对庞大的信息数据,本身工作负荷巨大,而在这样的环境下,有可能存在计算机病毒及攻击等安全性问题.为了使计算机病毒得到有效防范,需安装正规的杀毒软件,定期对计算机进行杀毒；为了使攻击得到有效防范,专业技术人员需对计算机设置防火墙措施.2.在实际工作过程中,如果电子档案归档规范化程度不高,缺乏程序化管理,则电子档案的真实性将会受到质疑.因此,有必要统一管理方法,提高电子档案的规范化程度,并采取程序化管理措施,使得电子档案的真实性得到有效确保.3.对于电子档案来说,存在法律效力方面的问题.一般情况下,电子档案的法律效力是和其载体相关加以确立的.因电子档案缺乏固定的载体,所以在相关法律法规条款制度上存在很大的困难.因此,要借助法律机构的职能作用,确保电子档案的安全性.

（二）对电子档案的利用加以规范.为了使电子档案的利用更加规范、标准,一方面要加强电子档案利用的审批工作,设立严格的审批程序.相关人员如需对电子档案进行查阅、利用,必须经过相关档案主管部门的审批同意.另一方面,要加强电子档案的利用管理.电子档案储存部门在开展该项工作中,要对网络信息技术充分加以应用,务使档案收集管理活动得到有效保障,以便充分体现电子档案收集的及时、高效的优势,并使电子档案实现快速更新,进而使相关人员对电子档案的使用需求得到满足.当然,我们在利用电子档案的同时,也不能忽视纸质档案的一些优势,要做到在电子档案利用过程中结合纸质档案的优势,实现优势互补,进而对电子档案资源进行有效整合,通过创新电子档案管理模式,最终为电子档案需求利用效率和质量的提升奠定坚实的基础.（下转第138页）（上接第103页）此外,为了使电子档案的利用显得更加规范,还有必要遵循一定的原则：其一,如电子档案内容不属于完全开放的范畴,则需避免拷贝使用,设置访问权限.其二,对于部分电子档案,有必要采取加密处理措施,并定期或不定期对使用的密钥进行修改.

（三）努力提高电子档案管理人员整体素质.做好电子档案管理工作必须以提高电子档案管理人员的整体素质为基础,进而推进整个电子档案管理工作的优化和完善.一方面,要对电子档案管理人员加强思想教育,让管理人员充分认识做好电子档案管理工作的重要性,促其加强学习,并在实际工作中发挥积极作用.另一方面,要对电子档案管理人员进行业务培训,实行“理论＋实践”的培训模式,使档案管理人员在档案著录、标引、检索以及编研方面的能力得到有效提升.总之,要通过提高电子档案管理人员的整体素质,发挥电子档案在档案管理中的重要作用.

三、结语

通过本文的探究,我们可以认识到电子档案在档案管理中的作用显著.运用电子档案不仅能够使人力、物力得到有效节省,使档案处理更加快速、高效,使档案文件共享交流更加方便,而且还能够使档案信息处理更具安全性.为进一步强化电子档案管理工作,有必要构建更为完善的档案应用机制,对电子档案管理利用加以规范,同时提高电子档案管理人员整体素质等.相信从以上方面进行努力,电子档案管理工作将能够得到有效强化,并不断趋于完善.

【参考文献】

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