原创《企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求》
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文/昆明钢铁集团有限责任公司动力能源分公司 徐源
【摘 要】在社会经济的发展进程中,兴起了大量的企业.人力资源管理是企业行政工作中十分重要的一环,它关系着企业的正常运行.企业往往需要利用人事档案管理来实现对人力资源的管理.现阶段,企业在人事档案管理中普遍存在管理制度落后、管理人员不专业的问题,进而造成档案信息的错误记录或者丢失损坏.在新时期的企业人力资源管理中,要对当前的人事档案管理工作进行必要的改进,确保人事档案的真实性和保密性,从而为企业员工提供一个安全可靠的工作平台.本文主要对企业人力资源管理中人事档案管理工作的新要求展开分析,为企业的人事档案管理提供借鉴.
【关键词】人力资源管理；人事档案管理；新要求
企业的人力资源管理是对企业内部的知识信息的管理,通过优秀的人力资源管理可以为企业创造出更大的经济价值.但是人力资源管理具有一定的抽象性,往往需要依赖人事档案管理来进行.目前,知识经济已经成为企业发展的主要趋势,因此,企业必须要做好人事档案管理工作以实现对企业人力资源的利用.企业传统的人事档案管理比较落后,为了适应人力资源管理的新要求,对现行的人事档案管理要进行必要的改革,从而提高其管理的效率和质量,保证档案的真实、保密、安全,从而为企业人力资源管理提供依据.
一、企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求
企业在不同的经营发展阶段,其人力资源管理的内容和方式也会发生改变,这就会对相应的人事档案管理提出新的要求和标准.只有深刻地认识这些新要求,才能对人事档案管理工作进行有效的改进.
（一）建立企业文化.人力资源管理的本质是对人才的管理,而企业文化的建设推行正是人力资源管理中十分有效的手段,它可以增强人才的凝聚力以及对企业的归属感.因此,在人事档案管理中,企业以自身的企业文化为标准,制定与之相适应的管理制度,从而加深企业文化对员工的影响.
（二）丰富人事考核的内容.企业的人力资源管理中一定会涉及人事考核,它是评估企业员工价值的一种措施.人事考核往往要根据人事档案来进行.而传统的人事档案管理只重视对员工的调动、奖惩、学历、专业能力水平、人生经历等内容的记录,而对其性格、素质、绩效、职业道德等相对间接的内容有所忽视,从而使得人事考核的内容有所欠缺.因此,要通过人事档案管理的内容进一步多样化,令人事考核的指标更加丰富,提高人力资源考察的全面性.
（三）改善薪酬机制.员工薪酬的评估通常也要通过企业人力资源管理来完成,新时期,要提高人事档案管理对员工绩效记录的重视程度,以便人力资源管理部门进行合理的薪酬改革,建立以绩效为方向的薪酬汇报机制,从而调动员工的工作热情.
二、当前企业人事档案管理工作中的不足
人事档案是来源于一定单位的人事管理活动,反映个人经历、思想品德、业务业绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录,是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文件材料,是以个人姓名为特征组成的专卷或专册,具有全面性、历史性、真实性、保密性的特点,是动态、全面考察了解和正确选拔使用人才的重要依据,是国家档案的重要组成部分.目前企业的人事档案管理中存在着一定的不足,严重影响到了企业新时期的人力资源管理建设.
（一）企业对人事档案管理工作不重视.很多企业只有在进行人力资源管理时才会想到人事档案管理,因此,造成企业内部对人事档案管理工作的不重视.这会导致档案管理人员在工作时缺乏上进心、玩忽职守,从而致使档案管理工作中出现档案丢失损坏,或者人事档案的记录错误、遗漏,甚至有人对档案进行私自修改,制作虚假档案,进而导致企业在人力资源管理时无法得到正确的档案信息,作出正确的决策.
（二）人事档案管理的方式滞后.企业的人事档案管理工作离不开管理人员和管理方法.目前的管理人员存在管理意识落后的问题,一是没有服务意识.没有认识到人事档案管理工作是一项服务工作,管理中往往存在态度不好、敷衍了事等问题.二是没有合作意识.企业的人事档案涉及企业内部的所有职工,工作量很大,管理时只靠一个部门很难完成,但是现阶段的人事档案管理部门和人力资源管理部门相对独立,缺乏合作,使得人事档案管理的压力大大增加.在人事档案管理的方法上也存在过于僵硬、陈旧的问题,特别是信息技术的出现,使得档案信息从单一的文字形式转化为图像、影音等形式,而落后的管理方法中缺乏对信息技术的有效利用,使得人事档案的记录存在不全面、效率低下、失误率大等问题.
（三）人事档案管理制度不完善.企业没有根据自身的发展情况对目前的人事档案管理制度进行动态的完善,使得人事档案管理制度总是处在一种不完善的、落后的阶段.如,对人事档案管理工作涉及的各个环节没有给予制度上的指导和约束,使得管理人员“无法可依”,进而导致档案管理出现差池、混乱；还有在提取翻阅人事档案时,没有严格的监督、审批手续,使得档案的安全性和保密性无法得到保障.最后,企业对人事档案的开发力度不足,使得人事档案管理价值无法得到体现,进而影响到人力资源管理的成效.
（四）对人事档案的管理不当.企业在人事档案的实际管理中,存在很多对档案材料本身管理不当的问题.第一,档案材料弄虚作假.因为人事档案关系着职工的薪酬待遇,甚至发展前途,所以很多职工在人事档案中进行弄虚作假,或者和档案管理人员沆瀣一气,对档案信息进行不实的修改,如此人事档案便失去了真实性,更失去了在人力资源管理中的价值.如,部分职工将人事档案中的入职时间、最高学历、出生年月、不良记录等信息进行修改,严重影响到了企业人力资源管理计划,特别是对薪酬福利、退休解聘、人才补充、人事调动等方面,会对企业的健康发展产生不良影响.第二,档案内容简单重复.人事档案在宏观上记录着个人在社会活动中的经历,在微观上记录着个人在企业生产活动中的表现,是人力资源管理部门评价职工能力价值的重要根据,但是,很多档案管理人员对人事档案内容的记录不全面,或者只是泛泛而谈,而且在记录人事档案时,为了省事,会使用很多重复的表达方式,造成档案内容简单雷同,千篇一律,无法准确反映出不同职工的优秀成绩,进而失去了作为人力资源管理的参考价值.第三,人事材料分散.人事档案的内容组成比较复杂,不仅涵盖职工的工作经历、学历、职称、证书等方面,还要涉及职工在企业中的表现,如业绩材料、奖惩记录、职位变迁等,但是这些人事材料在企业中分别属于不同的部门管理,无法及时整合到人事档案管理部门,造成了部分人事档案材料的丢失,从而影响到了档案信息的完整性.
三、适应新要求下的人事档案管理改进措施
（一）改革档案管理制度.制度是管理的根本依据,因此,在企业进行人事档案管理时一定要对现阶段的管理制度进行改革.第一,加强对人事档案管理工作各个环节的督察,减少管理过程中的失误、不规范问题.第二,健全管理的规章制度,让管理人员“有法可依”.第三,在对人事档案进行开发利用时,要做好备案审批手续,并且对开发过程进行监督,以免对档案造成遗漏丢失、损坏、篡改.
（二）引入先进的档案管理理念.首先,对人事档案管理人员进行培训,为其树立服务意识,同时强化档案管理部门和人力资源管理部门的合作.其次,加大对信息技术手段的运用力度,建立一个人事档案信息数据库,储存在信息库的信息要具有真实性、准确性、全面性以及及时性和时效性.通过数据库,可以进行人员信息的查询、检索、统计、分析,生成各种名册和表格,减少人事档案管理的工作量,提高管理效率和质量,并且丰富人事档案管理的内容.
（三）企业要加强对人事档案管理的重视度.保密性和真实性是人事档案管理的核心,企业增强对人事档案管理的重视程度,提高管理人员的职业道德,改善其工作不认真、不负责的现象,从而确保档案的机密性和真实性.在对人事档案进行开发的时候,一定要深刻认识到人事档案的机密性和真实性,对于没有要求必须保密封存的档案要积极开发,将被动查阅转变为主动利用,为人力资源管理提供助力.
（四）培养专业型档案管理人才.很多企业所招聘的档案管理人员本身可能并非专业的档案管理人员,所以才会在人事档案管理工作中表现不佳,出现管理不当、能力不足等问题,因此,企业一方面需要在招聘时严格把关,尽可能聘请经验丰富,且专业能力强的人事档案管理人员,次之,也要聘请档案管理专业的毕业生,减少人员能力不足导致的档案管理失误.另一方面,要加大培训力度,对企业中任职的档案管理人员定期培训,为其补充新的管理知识和管理方法,提升人事档案管理人员的综合素质.
四、结语
综上所述,在知识经济的时代背景下,人才已经成为企业发展经营中最重要的资源.目前,企业通过人力资源管理来实现对人才的招聘、考察、调动、奖惩,从而令其在企业内部发挥出最大的价值,而人事档案管理则是人力资源管理的信息基础,只有做好人事档案管理,为企业的人力资源管理工作提供真实可靠的档案信息,才能保证企业在人力资源管理中作出正确有效的决策.为了令企业的人事档案管理工作与人力资源管理的新要求相匹配,需要对现阶段的人事档案管理进行一定的改革,解决其在管理制度、管理人员能力等方面的不足,让人事档案管理成为企业应用人才的基石.
人力资源论文参考资料：
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