原创《如何做好事业单位的档案管理和服务工作》
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文/济宁市鱼台县财政局 杜晓兵
【摘 要】随着社会的发展,大数据时代的到来,不仅对数据的处理是一项挑战,还对当今知识管理系统提出了更高的要求.档案管理与服务工作的开展受到了越来越多的关注,在事业单位中,档案管理并不只是对职员档案进行简单的管理分析,还要结合当前的社会现状和环境背景,通过加强管理效果和服务工作来提升事业单位的管理效率,档案管理与服务工作的完善还是对当今社会知识管理理念的改革,在提高管理效率的同时,更新了现代人对数据处理的观念.通过本文的讨论,笔者主要讲解了档案管理与服务工作的构建原则以及在事业单位中做好档案管理与服务工作的策略.
【关键词】事业单位；档案管理；服务工作
随着大数据时代的到来,人们对档案数据以及知识的管理已经不仅仅停留在传递检索以及保存的阶段,现代数据的发展趋势是依靠科技技术将知识进行重组和利用,从而获得更多有价值的内容.近几年来,公共档案部门依靠“档案知识管理”体系得到了迅猛的发展,在满足了人们对知识需求的同时,还保护了档案知识的原始性和真实性.
一、档案管理
档案管理与服务工作体系最早源于20世纪90年代左右,是一项以信息科技为支撑,在科技的基础上建立数据知识挖掘技术、群件技术,在对档案信息内容进行收集和组配后,建立各类型各层次的档案信息资源库,从而满足人类发展的知识需求.具体是将知识管理作为档案管理的根本导向,同时进一步将档案管理作为知识管理的基础,使之能相互作用,同步发展.档案信息的基本属性包括原始性、真实性、准确性、延展性,在一般的档案信息处理系统中,数据内容原始性、真实性和准确性都能得到基本的满足,但在数据的利用以及价值的挖掘上,却有不少的缺陷.而档案管理与服务工作的完善就能很好地解决数据延展性发展的问题.
二、档案管理服务的原则
档案管理与服务工作的原则主要包括资源集成原则、功能集成原则、系统集成原则.其中,资源集成原则主要指的是在信息的网络管理中,首先应该对前端、中端、末端进行全方位的管理,在科学的管理中施行文件信息档案信息的一体化管理.这就要求管理工作人员应该正确自身对档案知识组成内容的观点,在对档案文件信息进行管理时,也不能忘记对其他数据资源的管理,要制定以文件档案管理为中心,对数据内容进行全方位管理的方案.功能集成原则指的是结合对知识管理和档案管理两项功能统一的原则.档案知识管理主要包括电子文件知识管理和数字文件知识管理,是相关部门档案管理中的核心内容和最具价值的信息源,不仅关乎着档案信息的历史展现,还与档案知识管理未来的发展有着密切的联系.在以往的档案知识管理中,常常会遇到大量的收集整合问题,随着社会的发展,档案信息内容逐渐增加,原始的收集整合方法再也不能满足庞大的档案管理的需求,需要有更加完善的管理方式和实施原则.笔者认为,只有在功能集成的原则下,才能在保证信息内容的真实性、完整性的同时,提高档案知识的挖掘价值,更好地为人类社会的发展奠定基础.系统集成原则指的是档案管理与服务工作中各项组织内容不能脱离完整系统的业务活动,不然则会出现档案知识分散、难以统一管理的现象.
三、事业单位档案管理与服务工作的优化开展
在今年的企业内部管理发展中,最主要的就是办公自动化系统（OA）,而决定OA系统质量的就是文件管理系统（RM）、档案管理系统（AM）、知识管理系统（KM）之间的关系.在发展中常见的系统关系主要有：AM系统KM系统完全独立于OA系统之外、AM系统与OA系统相关联、RM系统和AM系统内嵌入OA系统之中、KM系统作为OA系统中的子系统、基于KM系统的OA系统等.通过分析和比较,在进行档案管理的过程中,应该选择将档案管理作为OA系统的子系统,从而实现知识收集和价值延伸,以及文件档案发展一体化.而对知识管理而言,最理想的系统关系应是将知识管理作为组成OA系统的基础思想理念,并渗入OA系统中各项子系统中.因此得出档案管理与服务工作完善的构建策略应是：在以知识管理为基础的OA系统中,进一步实现档案管理一体化,以及功能集成化.档案知识管理主要的任务就是实现资源内容的充分融合,提升档案的管理服务水平,促进档案信息内容价值的最大化,因此,一定要有完善的体系来实现.工作人员在进行档案管理的过程中,要先思考企业主要以哪种方式利用,从来源开始区分全宗,按照时间顺序把全宗排序后,再在全宗之中归类,以便于以后的查考利用.档案学和档案管理方面的书比较陈旧,有些书虽经典,但已不适用于已经将信息技术应用到档案工作中的实际情况,还是以系统的书本知识为主.另外在实际操作的时候,需要制定一套适用于单位自身的三合一制度（这部分可以在网上搜索一下,再根据实际情况略作修改）,明确需要收集和归档的范围,与各单位沟通好,及时移交和归档,做好鉴定工作,明确档案分类.
四、结束语
随着时代的发展,档案管理与服务工作作为企业信息内部管理的重要管理系统之一,在当今社会发展中起着重要的作用.档案工作是建设中国特色社会主义事业和全面建设小康社会不可或缺的组成部分,是发展先进生产力和建设先进文化的一项基础性工作.档案管理与服务工作的完善在保证了知识内容的准确性的同时,提高了知识的挖掘利用价值,为当今社会信息内容的发展提供了正确的方向,促进了社会的发展.
档案管理论文参考资料：
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