原创《巧用电子表格和手机短信进行对账》
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笔者所说的这种方法是将电子表格的强大数据处理功能与手机短信时时数据传输功能结合,按资金性质及往来单位名称设计电子表格,按照日常发生的每笔业务逐项逐笔登记,并结合银行账户绑定的手机短信将未达账项(银行已到,单位未到)的业务按时间发生的先后顺序逐笔登记在电子表格内,并在表格备注内标注.
这种方法的应用首先需要财务人员根据单位资金性质及需要汇总的项目要求设计电子表格.例如笔者所在的吉林省松原市宁江区大洼农经站的资金有两个来源,一个是上级财政转入的各村经费,属于转移支付资金,包括村干部工资、办公费等;另一个来源是村集体自有资金,如资源发包、出租、出售收入、征地款等,属于代管资金.按照单位名称、入账时间、摘 要、资金性质(转移支付,代管资金)、备注设计电子表格,各明细账户期初余额要过入到这个电子表格中,之后把每天发生的业务按时间先后登记在电子表格内,如果发生的是转移支付收支,按行填完各项内容后,将金额数填在转移支付列内,收入填正数,支出写负数,以便于汇总计算余额,反之如果是代管资金收支,登记完各项内容后,将发生额填在代管一栏内,收入记正数,支出记负数.
其次,财务人员需要将银行账户绑定手机短信,将银行已来账、单位未入账的业务登记在电子表格内,并在备注一栏内标明“未到”,因为不知是哪个单位的来款,所以单位一栏暂不用填写,月未对账时,将备注一栏内标注“未回”的项目选出来,向开户银行索要进账单,并及时登记在电子表格内.
第三,电子表格基于期初各单位余额加本期收入金额减各项支出金额等于银行存款余额这个平衡公式设立的,所以电子表格初始化时,各单位要将资金期初余额录入,同时还要为余额单列出一栏,每天可以根据电子表格的汇总数与银行余额对比,如果电子表格汇总余额与银行账户余额相等,说明日常录入准确无误.
总的来说,这种对账方法优点有以下几个方面.
一是对账工作由被动变为主动,同时此表格还具有银行存款余额调节表的功能与作用.以前对账都要去开户银行打印对账单,结合对账单一笔一笔核对,现在通过电子表格的备注一栏可清晰明了地显示哪笔款项已到,哪笔未到,这样就可以有目标地向开户银行索要进账单,而不是盲无目的地逐笔核对,简化了对账程序,节省了时间,提高了工作效率,减少了财务人员的工作量.
二是能够实时提供各明细账户余额,作为控制各单位支取存款的依据,在采用这种方法之前,财务人员提供各单位存款余额数时,要经过下账、结账,同时总账和明细账对上以后,才能把准确的数据提供出来,这一过程至少需要几天时间才能完成,而采用这种方法利用电子表格的强大数据处理功能可以随时提供各明细账户余额,方便快捷.
三是可为手工记账纠错提供对账依据,电子表格是根据每天发生的业务序时登记的,同时设计时,各明细账户期初余额要过入到这个电子表格中,而且满足期初余额加本期收入减本期支出再减余额等于银行存款账户余额这个公式,如果电子表格累计余额与手机短信银行存款账户余额相等,也就说明日常录入是准确的,那么此表就可以做为手工记账参考依据,当记账出现错误时可以通过此表对比,直观地查出错误原因,省去了逐笔核对凭证的繁琐工作.
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