原创《高职院校二级院系推行项目管理以内江职业技术学院中专部项目管理为例》
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摘 要：项目管理是用系统的观点解决I作任务的一种管理方法,作为一种新的管理模式,可以加快高校工作进程,提高效益.本文以内江职业技术学院中专部项目管理为例,就高职院校等于级院系推行项目管理进行阐述.
关键词：高职等于级院系项目管理研究
课题：本文系内江职业技术学院教科研项目“中专部教育教学项目化管理模式探究”（项目编号为：2015-7.项目组成员：吴小平、刘武周、王成琼、张玉婷、郑攀）研究成果.
项目管理近年来在国外正成为一种流行的管理理论和管理模式,随着项目管理理论的引进,项目管理的理念越来越多地渗透到高校的工作中,如科研课题一直采用立项的方式进行管理.目前高校包括高职院校依赖传统的线性管理模式,很难适应世界变革的潮流.事实上,在推进治理体系和治理能力现代化的时代特征下,在强调全面质量管理的高等职业教育变革中,高职院校二级院系的很多工作是可以转化为项目进行管理的,大量的成功事例也证明项目管理可以提高二级院系工作进程,提高办学效益.
一、项目管理内涵
项目管理是用系统的观点解决工作任务的一种管理方法.它通过一个临时性的专门组织,对项目进行高效的计划、组织、指导和控制,以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调和优化.高职院校二级院系的很多工作具有特定、一次性的特点,具备项目管理的属性,均可以转化为项目进行管理.
笔者所在的部门以“项目”作为独立的组织单元,通过项目的形式来保证组织的灵活性和管理责任分解,以目标为导向解决问题.通过实施项目管理,集中人力物力资源,发挥项目组成员的积极性,推动管理改革,提高教育管理水平.
二、项目管理实施路径
1科学设计,完善项目制设计
项目管理可以打破高职院校传统的管理格局,改变二级院系“管不住、接不住”的现实困局,通过众多高效、精干的项目组织,减少中间环节,促进二级院系不断满足学校与社会的发展变化的需要.
(1)确定项目管理原则.高职院校引进项目管理是为了促进传统管理方式变革,最大限度地利用现有的教育教学资源、规范管理行为、降低管理成本、提高工作效率,最终实现人才培养水平的提升.笔者所在的部门在项目管理推行的过程中,要求项目管理必须符合教育发展的规律,做到六个“结合”：项目管理与工作创新相结合,夯实基础与重点突破相结合,项目自我申报与个人工作职责、自身优势相结合,项目组自由组合与整体协调相结合,项目责任人负责制与系统整体协调相结合,项目实绩考核与项目实施过程考核相结合.
(2)选择项目管理形式.项目管理通常有项目式管理、职能式管理、矩阵式管理三种形式.项目式管理是以一个项目为中心,将人员、资源组织起来的临时机构：职能式管理是把项目作为原来职能部门的一项重要工作,职能式组织中的项目事宜是由职能部门负责人来协调解决；矩阵式管理是项目式管理、职能式管理两者的结合,形成以职能为列、项目为行的矩阵.笔者认为,矩阵式管理具备避免部门重复,响应快,与既定的部门分工、规章制度容易相容的优点,同时在运作一个项目的时候,需要从二级院系各个部门调动人力、财力等资源,因此矩阵式管理是最适合以项目管理为核心的高职院校二级院系的运作.
(3)组建项目管理团队.项目制具有一定的开放性,以资源、责任、权利为维度建立一个管理联合体,在项目组织形式上,应避免过于依附科层制的自上而下“等级制”.笔者所在的部门建立了项目管理领导小组,分设党建、教学、学生等若干个小组,鼓励部门教师根据自己的特长与爱好加入不同的小组,申报并完成相关任务.为了保证项目管理顺利实施,制定了“中专部实施项目化管理办法”.
2四个“注重”强化项目管理实施效果
(1)注重项目风险管理.项目管理是一项有风险的活动,风险控制应贯穿项目活动的起始.笔者所在的部门成立项目管理领导小组,从项目方案的制订到项目实施都严格把关,注重对项目活动进行总结,将风险点予以明确并进行化解,确保在执行类似项目时降低风险责任.
(2)注重执行力提升.以项目管理的方式推动二级院系提高执行力,借助资源和能力的集中整合,在一定阶段内实现组织执行力整体、大幅度、可固化的提升与改进.笔者所在的部门通过项目管理活动,将一些工作经验梳理成工作流程,固化成流程规章,通过规章制度的设计、人员的培训等多种方式提升教职工的执行力,取得了实实在在的效果.
(3)注重形成竞争机制.由于项目组存在一定的临时性,在一个时段可能存在若干个项目组.笔者所在的部门注重在项目组内和项目组之间形成竞争机制.在项目组内,大家必须发挥聪明才智,不断进取,不断提高,创造性地开展各自工作,才能保证项目圆满完成.在项目组之间,会形成竞争压力,尤其是为了今后争取到更多更好的项目,就必须把手头的项目做得更好.
(4)注重项目质量评估.项目质量评估的作用之一是对项目进行实实在在的评价,评估结果作为兑现项目奖惩的依据,作用之二是及时研究,提炼总结,在未来的工作中推广创新经验,不断提高项目化管理工作水平.笔者所在的部门建立了项目报告机制、评价机制和质量监控机制,通过项目质量评估这一方式改进项目管理工作.
三、完善体系,创设项目运行环境
1强化二级院系主导角色
二级院系在推行项目管理中占主导地位.应确定项目管理的领域、范围,配备项目管理的资源,对项目申报、立项、过控、验收、评估与激励全程把控.在操作层面把握好两个“关口”,一是把好“立项关”,把资源配备给能干成事的团队；二是把好“验收关”,确保项目质量,发挥项目人力、财力效益.同时利用好两个“手段”,一是利用好“奖励手段”,对于有价值的规范做法、经验技巧,以方法命名、照片张榜、经费支持等方式给予项目责任人表彰和奖励；二是利用好“惩罚手段”,对于不开展项目活动、不认真管理的团队、教师予以惩戒.
笔者所在的部门建立了中专部项目管理台账,明确项目第一责任人和直接责任人,明确具体职责和工作要求.实施了过程控制,按照工作进度,从项目的立项、实施、评估等环节入手,加强指导,定期对各项目实施情况进行督查.通过每周例行工作会及时分析和研究解决项目化发展过程中存在的问题,按照抓重点、抓关键环节、抓控制路线和整体联动、推动全局的工作思路,整合中专部的资源,统筹推进,集中突破.项目管理领导小组采取评审、问卷调查、测评等不同形式,对项目进行验收.对按时完成、目标预期实现的,进行结题评估,考核评估后,对确有难度、完成进度不理想的,进行整改或重新研究确定其可行性并及时调整.
2强化项目组主体责任
项目组在推行项目管理中起主体作用,对项目申报、立项、过程、验收、经验分享负责.各项目负责人根据自身实际和工作基础,选定各自的项目,编制项目实施方案,拟定项目实施的指导原则与目标、组织保障、各项目小组工作职责、项目开展方式、开展时间、期限等.立项成功的项目组按照项目实施方案将具体工作内容、工作进度、考评标准等进行细化、分解,制定项目实施计划.在项目任务完成、目标实现后,项目组在全面自查、认真总结的基础上,形成项目实施总结报告.项目验收合格后,及时研究,提炼总结,在未来的工作中推广创新经验,不断提高项目化管理工作水平.
3强化项目成员自我发展意识
通过项目管理,改变原先的“科层制”结构,促进不同领域的教师开展经常性的讨论,相互学习,充分发挥各自的优势,对提升教师个人业务能力、提升教师团队整体水平大有裨益.在这个过程中,要鼓励每个教师参与到一个又一个项目组中,鼓励教师领衔一个又一个项目组,鼓励教师在项目管理过程中发现问题、解决问题,鼓励教师分享项目管理经验,让每个教师有项目管理的思维,随时随地能够把自己“摆进”项目的组织中去,在项目管理的过程中提升个人业务水平,从而整体提升教师团队水平.
4培养良好的部门文化
推进部门发展的不靠“关键少数”,要靠强烈的部门文化.笔者认为,推行项目管理应与部门文化打造相结合,在推行项目管理过程中不断凝练部门文化,通过强烈的部门文化反过来推进项目管理方式变革.如笔者所在的部门在长期的办学过程中,凝练了“安全第一、轻松学习、快乐生活”的工作理念,形成了“严而不死、松而不乱、疏堵结合”的管理原则,沉淀了“严格下的关爱”的管理文化,最终形成了“和而不同、崇德尚美”的部门文化,部门从“视而不见、知而不行”到“行而不达、知行合一”,执行力大大提升,在短短的两年时间,办学规模提高了一倍,办学水平稳步提升,家长及社会的认可度大大提升.
综上所述,高职院校二级院系可以通过项目管理的方式拉动业务工作,加快工作进程,提高办学效益.事实上,世界上没有万能的管理方法,项目管理亦不例外.对一个具体的单位或部门来说,管理模式的改革是复杂的,涉及方方面面,往往牵一发动全身,需要结合本单位或部门自身情况,实事求是、客观地运用合适的管理办法,进行有益的探索与尝试.
项目管理论文参考资料：
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