原创《高校合同审核流程和软件实践》
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随着市场经济的不断发展和高校自主办学权利的加大,高校在培养人才和进行科学研究的同时,越来越多地参与到经济活动中.合同作为高校和社会经济活动联系的桥梁显得尤为重要.加强合同管理,特别是合同审核管理是防范风险,维护学校利益的有力保证.在全面推进依法治校的背景下,如何加强合同审核管理,理顺审核流程,推动电子化动态管理,充分发挥合同的作用,是亟待解决的问题.
高校经济活动有一定的特殊性,主要是围绕教学、科研和服务社会开展的.因此,高校合同的类型主要局限于仪器设备的采购、基建维修、委托加工、科技服务、资产租赁、物业管理、捐赠、人事合同等.就南京医科大学而言,因其医学类院校的特性,学校还会有大量试剂耗材的采购合同.因人事管理合同是非经济合同,科研合同一般由科技管理处专门负责管理,故本文不对这两类合同进行探讨.
一、问题的提出
根据江苏省省属高校审计机构设置情况调研结果显示,34 所高校有7所高校在单设的审计处下设立合同审核科、法规科、综合审计室等科室,负责学校合同审核工作.各高校都不同程度地设置了合同管理机构.目前,高校合同审核主要采用会审制,即由项目管理部门草拟合同,并由财务、监察、审计、招投标办公室等部门进行审核,审核通过后经分管校领导、校长批示后,签订合同.这种会审制可以积极降低合同风险,但是在合同审核过程中也遇到一些问题.
( 一) 合同主体不适合,加大履约风险
学校的法定代表人即校长或其委托的代理人是学校对外签订合同的有效主体.但在实际过程中,更多的是职能部门或者二级学院以本部门、本单位的名义对外签订合同,加盖学校公章,有时仅盖部门公章.因为合同签订的主体不具有独立的民事主体资格,合同很有可能是无效的.看似程序简易,却规避了合同审核的流程,万一有不利条款,全部责任只能由学校承担,容易给学校带来不必要的风险和损失.
( 二) 法律意识淡薄,合同审核流于形式
由于管理者法律意识淡薄,往往认为合同仅仅是“走走过场”,或者合同内容已经开始实施后,才根据对方的要求补签合同.合同的承办单位总是要求尽可能的缩短审核时间,最好能立等可取.对于合同审核人员就合同不明确的地方所提出的质疑,要么缺乏耐心,认为故意为难；要么认为已经口头谈好,不会出现意外情况,对之置之不理.合同审核部门作为学校的一个平级部门,其提出的审核意见能否被接受缺乏有力支持.
( 三) 审核流程多头管理,效率低下
合同审核一方面有效的从经费管理、监督、招投标等方面对合同内容进行把关,降低合同履约风险；但另一方面也容易出现沟通不畅、责任不清、互相推诿等现象,反而出现管理漏洞.在实际过程中,合同审核基本是由纸质审核单流转完成,项目管理部门需要由经办人一个部门、一个部门的去跑,直至整个流程结束.这种方式不仅消耗大量的人力物力,也难以对整个学校的合同签订情况进行统计,合同审核工作效率低下,难以统筹.
二、合同审核流程优化
针对上述问题,我们探索形成合同审核动态管理机制.通过优化合同审核的流程,进一步明晰各个部门的职责,减少不必要的步骤,提高合同审核的有效性.同时电子化管理可以让合同审核执行状态和存在的问题一目了然,避免人力的浪费,还可以实现数据的及时统计、查询等功能.
( 一) 建立完善的合同审核制度
1、建立授权委托书管理制度
校长作为高校对外签订合同的唯一主体,必须对其委托代理人（一般为各职能部门和二级学院的财务一支笔）进行授权.授权委托书要明确代理人姓名、代理事项、代理权限和有效期限,由法定代表人即校长签字,并加盖单位公章.如果委托代理人因为出国等特殊原因,在特定期限内无法行使代理权,要进行转委托的话,应征得法定代表人的同意,并进行书面委托.如果授权委托书是一年一授的话,应及时周延,保证授权的有效性.通过签署授权委托书,在全校范围内提高管理者对合同的重视程度,有利于合同审核工作的开展.
2、建立合同审核制度
通过建立合同审核制度,明确合同审核的内容、程序、责任追究等方面.只有流程明晰并具有实际操作性,才能有效的加强对合同审核的管理.比如南京XX大学为加强合同审核管理,于2013 年制定出台了《南京XX 大学经济合同审核管理办法( 试行)》,对合同种类、审核流程、签署权限等各方面作了细致的规定,是学校合同规范化管理的重要一步.
3、建立高校自身标准合同文本库和使用示范文本相结合
合同原则上应采用国家有关部门统一制定的格式文本.如基建合同就应使用《建设工程施工合同示范文本》,结合工程实际情况,在此基础上进行修改和补充.同时,学校也要根据自身特点,对经常发生的、内容基本一致的经济活动建立其标准合同文本,避免直接使用对方单位合同,使得合同条款最大程度保护学校利益,这也加快了合同审核的效率,夯实安全基础.
( 二) 合同审核程式化
合同审核程式化主要是指将合同审核,比如审什么？如何审？为什么这样审？细化成标准化的操作流程.一般的合同审核应当包括如下环节：
(1) 项目管理部门经办人起草合同,负责人审核签字；
(2) 如合同涉及到其他相关部门,送相关部门审核并签字；
(3) 财务部门审核,主要看其是否按照预算执行,支付条款是否符合财务制度；
(4) 招投标办公室审核,主要是达到招标范围的标的物有无按照要求招标,有无规避招标的情况；
(5) 法律事务办公室审核,主要是对达到一定金额的重大合同,对其文本的合法合规性、规范性等进行审核；
(6) 审计部门审核,主要负责对合同的可行性,合同条款是否维护学校利益等方面的审核；
(7) 项目管理部门按照审核意见进行修改后,送到合同管理部门进行复核；
(8) 按照合同标的金额,分别送分管校领导、校长审批签字；
(9) 合同章保管部门登记盖章备案.
高校合同种类繁多,金额大小不等,小则几千元,大到几百万甚至几千万元,如果不论合同金额大小均按照以上流程执行,不但审核任务繁重,审核效率也十分低下.因此高校合同审核应设定不同层次的签署权限.
以南京XX 大学为例,金额在5 万元以下的合同,由校长授权的项目管理部门负责人签字,送财务部门、审计部门审核后,即可签订.
物资采购金额在5 万元以上、20 万元以下的,基建维修项目金额在10 万以上、50 万元以下的合同,加送招投标办公室审核.
物资采购金额在20 万元以上、100万元以下的,基建维修项目金额在50 万以上、100 万元以下的合同,加送法律事务办公室审核,并报校长授权的分管校领导审核签字.
物资采购、基建维修项目金额在100 万元以上的,加送校长审核签字.三、合同审核动态跟踪管理系统
借全省教育系统内部审计信息化建设的契机,南京XX 大学深化开发合同审核模块,实现了合同审核的动态管理.系统通过权限分配,将各个环节任务分配到角色账号,实行网上审核.通过系统,可以对合同信息进行标准化管理,便于信息的收集,同时系统已经将整个流程程序化,关键节点都会跳出提示,按照合同签署权限自动流转进入相应的部门,各个节点一目了然,经办人也节约了在各个部门之间奔波的时间和精力.
( 一) 合同信息标准化管理
在项目管理部门经办人进行合同信息录入时,将各个关键信息进行标准化,字段主要包括：合同名称、合同类型、项目管理部门、部门负责人、往来单位名称、合同送审金额、是否招标、项目描述等.如果必填项没有填列,在提交时会出现对话框进行提醒.如图1 所示：
( 二) 分工明确,责任到人
在系统维护时,根据各部门上报的人员对其进行权限设置,比如经办人只能负责资料的录入,流程的跟踪等.同时还对不同复核部门的送审资料进行了设定.比如达到招标范围的项目,招标文件、招标记录等为必须的送审资料,如果部门没有作为附件上传,复核部门将退回处理.电子化的审核管理将责任明晰,合同审核进行到哪一步,延误在哪个部门手中清晰明了,有一定的工作压力,是促使合同审核流程中的各个部门提高工作效率的有效手段.同时,系统中为每个老师设置了提醒服务,只要合同流转到自己手中,系统即会发出提醒信息,在事项列表中呈现.
( 三) 方便统计,资料留档
通过合同审核动态管理系统,可以很轻松的对各项数据进行统计.比如每年的合同签订量,各家公司和学校的交易额排序,部门的合同签订量等,这都为学校以后的经济活动有序发展提供了基础数据支撑.例如,如果一家公司在学校一年的交易额达到一定的金额,学校可以考虑和其进行总体谈判,对各项费用进行明晰,降低总体收费,提高对学校各部门的服务质量.而学校各部门只需要根据学校谈判的金额直接进行采购即可.
同时,系统也形成了合同管理的台账,按照既定的分类进行编号,方便调阅.
纸质盖章合同作为备档资料即可.
最终,全部审核流程执行完毕,系统自动生成如下审阅单（见表1）：
通过制度的完善和管理软件的帮助,合同审核从最初起草到最后盖章各个环节流畅清晰,职责分明.通过动态跟踪管理,实现实时提醒,加快了工作进程,出现的问题也一目了然,方便针对性解决.同时查询功能的使用,极大的方便了数据统计和对比,为后期工作的开展提供了数据基础.
由于系统运行时间不长,仍需进一步完善.今后将努力实现系统和学校数字化校园的连接,这样老师们只要进入数字化校园系统,通过标签选择,就可以直接进入合同审核系统,避免二次输入账号,实现系统整合.随着高校合同管理的完善,合同审核系统可逐步延伸为合同管理系统,和学校财务系统对接,实现合同支付进度控制、合同执行绩效评价等功能.
审核流程论文参考资料：
本文评论，此文为关于审核流程方面的大学硕士和本科毕业论文以及合同和实践和高校相关审核流程论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料。
