原创《文书档案管理的特点和策略》
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文书档案具有一定的客观性,可以反映企事业单位发展过程中,科学决策、研究开发、问题处理、生产经营、强化管理等方面成果.文书档案管理在档案管理中起着重要作用,是一种具有服务性、政治性和技术性的管理工作.进入新时期,社会环境发展了深刻变化,构建完整、准确的管理系统,及时搜集和整理档案,是社会发展的必然要求.因此,必须深入研究文书档案管理的特点,并提出创新性策略.
一、文书档案管理的特点
首先,文书档案管理具有综合性特点.档案管理通常需要经过内部机构进行综合管理.从档案类型来看,主要包括科学研究档案、党务工作档案、人事档案、设备档案、基础建设档案等.从档案的来源来看,主要包括上级部门印发的文件,以及企事业单位制定的指导性、规章性、业务性和政策性文件.其次,文书档案管理还具有专业性特点,在实际工作中形成的文书档案,可以反映总体工作情况,因此,文书档案内容具有一定的专业性特点.比如,企事业单位指定的长远发展计划,以及业务拓展等,都具有较强的专业性.再次,文书档案管理具有保密性.文书档案管理主要是为企事业单位的相关工作提供指导和帮助,因此,文书档案一般都仅供单位内部人员查阅,开放程度较低,具有很强的业务性和保密性特征.最后,文书档案管理还具有阶段性特点.目前,企事业单位的行政管理科室相对较多,这导致文书档案较为松散,为了增强文件的完整性和连续性,目前,企事业单位的文书管理周期多为半年或一年.
二、文书档案管理中存在的问题
首先,文书档案管理制度不规范.调查显示,当前许多单位的文书单杠管理都存在不规范现象.比如,档案目录设置不科学,档案号编制不准确等.一些单位甚至仍旧采用陈旧、传统的管理模式,未能根据时展需求及时转型,导致档案管理制度混乱无序、不严密.文书档案的作用难以发挥.其次,检索效率较低.当前,我国文书档案检索主要包括计算机检索与手工检索两种方式.且调查表明,许多单位依旧以手工检索为主,手工检索效率相对较低,需要耗费大量时间.目前,文书档案的内容与数量不断丰富,所以,必须及时革新检索方法,提升检索效率,才能满足时代要求.这就要求文书档案管理人员必须在工作中合理采用计算机检索,提高检索内容的准确性,并节约检索时间.再次,文书档案管理人员的素质有待提升.目前,部分单位为了节约成本,在文书档案管理中采用形式,让不具备专业素质的人员管理文书档案.比如,由秘书负责文书档案管理,秘书本职工作内容庞杂,很难专注于文书档案管理.这无疑将严重影响文书档案管理的质量.因此,单位必须聘请具备专业素养的专职人员负责文书档案管理工作.
三、文书档案管理创新策略
首先,要提升文书档案管理人员的素质.管理人员的素养对单位文书档案管理效率具有直接影响.所以,应当制定完善的管理制度,并组织文书档案管理人员定期参加培训,培训结束后还应当进行相关考核,针对考核情况制定相应的奖惩制度,对考核优秀的人员要给予相应的奖励或晋升机会,对考核表现不佳的人员则应当予以批评或惩罚,以此督促文书档案管理人员积极参与培训,掌握最新的文书档案管理知识和技能,提高自身的专业素养.其次,要制定规范的文书档案管理制度,这是文书档案管理的基本行为准则,也是保证单位文书档案管理工作顺利开展的基础.因此,企事业单位应当结合自身的实际情况,及时创新文书档案管理制度,对传统档案管理制度中的排列、销毁、收集、鉴定、分类、借阅和整理等环节进行有效创新和改革.制定出符合时展需求和单位实际情况的文书档案管理制度.改革和创新文书档案管理制度,一方面有助于提升单位档案管理工作的规范性,确保文书档案管理工作的各个环节都可以更加规范化、标准化和统一化.增强文书档案管理工作的完整性与高效性,为单位查阅、存储文书档案提供更大的便利,进而提升单位的整体工作效率.再次,要创新文书档案管理手段.随着信息技术的不断发展,我国逐渐进入信息时代,文书档案管理也面临着新的挑战.传统的手工文书管理方式已经很难满足信息时代的需求.所以,必须及时革新文书档案管理模式.首先,应当充分认识到文书档案信息化管理的重要性,合理运用信息技术提升文书档案管理的完整性、安全性.改变以往的纸质管理模式,进而转变为信息管理形式.对文书档案整理编号,并进行安全设置,这一方面有助于增强文书档案信息的安全性,另一方面也有助于及时调取档案信息.其次,还可以运用二维码、条形码等形式检索与录入信息,这可以有效提升信息的应用性,进而提升文书档案管理的工作效率.在当前的文书管理中,要充分认识到信息技术的重要性,构建网络管理模式,利用信息技术提升文书档案管理的效率.
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