关于信息化管理类论文写作技巧范文和文档一体化文书档案信息化管理措施有关论文范文文献

《文档一体化文书档案信息化管理措施》

该文是关于信息化管理类学士学位论文范文和文书档案和信息化和一体化类参考文献格式范文。

【摘要】随着信息技术的发展,对文书档案进行文档一体化管理是必然的.其与传统的管理方式是不同的,这种管理方式比较方便、快捷.本文简述了文档一体化管理的意义,并分析了文档一体化文书档案信息化管理措施.

【关键词】文档一体化；文书档案；信息化；管理措施

一、文档一体化管理的意义

文件管理与档案管理有着密切的关系,它们属于同一个系统工程.文件管理是档案管理工作的前提,而档案管理工作则是文件管理工作的最终目的,文件管理工作将直接影响档案管理工作.档案管理人员与文件管理人员相互配合,由档案管理人员监管并指导归档工作,可以确保文件管理与档案管理工作的质量.文档一体化管理就是根据文件的生命周期等理论,使用计算机与互联网技术,统一规划文件与档案的管理工作,提高管理工作的规范性,进而充分发挥文书档案管理工作的作用,最终提高管理工作的效率.

二、文档一体化文书档案信息化管理措施

（一）提高管理人员的责任心与管理观念.管理人员对于文档的重视程度将直接影响档案管理工作的质量.在传统管理工作中,文书与档案管理工作是相分离的.不论是前端的管理,还是后端的管理,都是责任的延续.当前,很多单位并不是很重视档案管理工作,没有充分了解信息时代的特征与变化,也不了解文档一体化的管理工作.而一些专家学者,对于文档一体化也有着不同的观念,这就影响了文档一体化的发展.除了上述因素以外,领导是否重视也影响着文档一体化的发展.在单位中,文件与档案管理工作是由办公室来负责的,但是由业务方面来看,这两者存在着一定的区别.文秘是办公室的工作,但是档案管理是由上级档案部门指导工作的,在一些情况下可能会出现一些矛盾,缺少一体化的意识.因此,在实施文档一体化管理之前,应该培养工作人员的合作意识.第一,要加深各自之间的了解,增加两者之间的业务来往.两方面的工作人员应该重视对方的需求,只有了解对方的工作,才可以认识到文件与档案在物理形态方面是一致的,同时还都存在着继承性,给文档一体化工作奠定了基础.第二,要提高管理人员的职业素质.要定期对员工进行培训,扩展两个部门工作人员的责任范围,提高员工的责任感、专业能力与素质,为文档一体化工作的实施奠定基础.第三,由部门领导组织讨论.在实施文档一体化管理之前不仅要征询档案管理专家的意见,还应该结合单位的实际情况,讨论是否可以施行文档一体化管理工作,在讨论中培养员工的观念.

（二）组织建设及质量管理.组织建设就是要加强设计与统一协调管理,经过统一的管理、规划,从而有效地促进文档一体化的发展.两个理论是由整体性与连续性这两个方面提出的,证实了文档一体化是合理的,组织建设是实现整体性与连续性的重要基础.由部门领导与工作人员共同努力,掌控文档管理工作的全局,从而确保文档一体化管理可以顺利进行.组织建设就是要集中所有人的力量,充分发挥其优点,有效地规避传统管理工作中的不足之处.另外,还应该集中技术优点,建设数字档案馆与电子文件管理中心.电子文件中心是文档一体化的重要环节,而数字档案馆则是给电子文件中心提供了技术方面的支持.电子文件中心不仅可以确保文件的效力,确保文件的安全,还对文档一体化工作进行了质量管理.文件中心在文件运行的时候,应该保证文件的安全,从而方便工作人员管理档案,提高档案管理质量.

（三）制定标准及功能设计.文档一体化在实际工作中应该确保其是规范与标准的,因此要制定相关的法律规定.我国已经颁布了《中华人民共和国档案法》,且法律规定也越来越完善.为了促进文档一体化管理工作的发展,就应该建立完善的制度与标准.此外,还应该制定工作人员与技术的标准,在人员方面,要规定工作人员的责任与工作范围.要明确地规定工作人员的业务,尤其是需要合作的内容,应该积极地进行配合.要制定相关的法律规定,从而将责任落实到每一个工作人员身上.在技术方面,应该确定系统应该具有的工作.要研发具有兼容性的系统,提高利用率与文件的使用范围,系统功能的设计是制定标准的重要因素.制定的技术标准不仅需要满足文档一体化设计的需要,需要包含信息存储技术、网络技术等,还应该确保系统的安全性、智能性.

（四）适用范围与系统的更换.文档管理系统的应用越来越广泛,其文件管理与制作是远远高于传统管理工作的.即使是在“双套制”管理工作中,电子文件也有着高于纸质文件的优点.但是系统存在着一个严重的问题就是兼容性的问题,其不仅指的是不同文件格式之间的兼容性,还在于不同的子系统之间的兼容性.不论是在处理文件的时候,还是管理档案的时候,系统都应该具备传输、存储、检索等的功能.不兼容不仅会影响文档一体化的发展,还存在着功能重复方面的问题.为了方便传输公文与存储档案,就应该采用并联、串联等方法,增加文档管理系统的适用范围.

三、结语

综上所述,文档一体化是科技发展的必然产物.文档一体化不仅弥补了传统管理工作中的不足之处,还有效地提高了文档管理工作的速度与准确性,从而提高文档管理工作的质量.我们应该深入研究文档一体化,推广文档一体化管理系统的使用,在整个文档生命周期中管理文档,确保电子档案是真实的、有效的.

【参考文献】

[1]金丹.辽宁省高校档案信息化建设现状研究[D].辽宁大学,2014.

[2]贾亦真.我国民生档案管理现状与对策研究[D].黑龙江大学,2015.

[3]于红.《政府信息公开条例》的颁布促使文档管理一体化[J].兰台世界,2015(S2):12.

信息化管理论文参考资料：