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关于管理工作相关专升本论文范文 和办公室档案管理工作方面论文如何写

版权:原创标记原创 主题:管理工作范文 类别:本科论文 2020-03-29

《办公室档案管理工作》

本文是关于管理工作类论文写作参考范文跟档案管理和办公室和工作有关硕士学位论文范文。

【摘 要】本文基于当前时代背景,以办公室档案管理工作为研究对象,对工作中存在的问题进行了分析,并提出了解决办法,希望能够为办公室档案管理的规范化、现代化建设带来帮助,为提高办公室档案管理水平发挥作用.

【关键词】办公室档案;管理;问题;措施

档案是人类历史发展到一定阶段的产物,是处理完毕的、具有参考价值的、系统的历史文件,它具有历史的和现实的重要意义.办公室档案管理工作包含着多方面的内容,其中既有档案的形成、整理和收集,又包含使用便捷、价值得到更好发挥的内容.随着时代的发展和进步,办公室档案管理工作也迎来一个全新的时代.过去传统的管理方法,已不能适应时代的需要.采用先进的管理理念和科学的管理方法,使办公室档案管理工作适应时代的需要,满足人们对档案资源的需求,使之更好地为领导决策、为人们日常工作提供参考和借鉴,是做好档案管理工作的最终目的. 为此,档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作.那么,如何做好档案管理工作呢?笔者作为办公室的一名文秘工作人员,在实践中,通过不断总结,寻找其中的规律,得到了一些粗浅的见解,愿与大家共同分享.

一、办公室档案管理工作存在的问题

(一)公文形成不规范,档案管理人员不专业.单位公文在形成过程中,由于拟定来源不一(有职能科室拟定,有相关领导拟定,有相关秘书拟定).会产生这样那样的问题,如文种使用不当,请示、报告不分;附件标识混乱,行文程序混乱;公文印制不规范,用纸有大有小,给后来的档案装订和管理带来很大不便;公文主题词标注不准确,不利于检索查找.档案管理组织和管理机制不健全,无专人负责.办公室档案管理工作由其他部门和人员兼管,档案管理工作没有实施岗位责任制,管理制度不健全.一旦出现问题,易出现推脱责任、相互扯皮等现象.

(二)风险意识不强,防范措施不力.当今时代,是科技飞速发展,互联网无处不在,大数据、新知识大爆炸的时代.办公室档案管理工作在利用这些新科技给工作带来极大便利的同时,也迎来了安全风险成倍增加的现实.但目前很多办公室档案管理工作人员专业知识不足,安全意识不强,风险防范措施不力.如数据库建设不规范,登录设置过于简单,新录入资料备份不及时,电脑硬件质量不过关,造成信息泄露,资料遗失的事件时有发生.

(三)档案管理工作的基础设施不到位.档案管理工作是一种系统性的、规模较大且耗时较长的工作,需要一定的人、财、物的投入和建设,其投入后的获益不是马上能够显现的.良好的档案管理所呈现的单位工作效益提升的局面,是需要时间来验证的.但某些领导往往认识不到这一点(这需要档案管理人员进行领导层的开发),在相关的投入和建设上不到位.如纸质资料库房空间、温度、湿度不符合相关要求;电子档案硬件质量不过关,防尘措施不到位,具体操作人员专业知识不熟练,频繁更换岗位等.这些都是基础设施建设不到位、不完善的具体体现.

二、整改措施

(一)加大档案管理工作方面的投入.根据目前办公室档案管理建设的要求,首先,要加大对该项工作相关方面的人才、物资的投入.不断完善和优化各种设备,为办公室档案管理工作提供坚实的人才和物质保障.其次,加强办公室档案管理软件方面的建设.将数字化、专业化档案管理作为办公现代化的重要内容来抓.加大对人才引进工作的力度,配备一批具有相关知识,热爱档案管理工作的专业人才.在单位形成良好的管好用好档案的工作氛围.

(二)规范公文处理,把好公文形成关.公文是档案的前身,当其处在传递、运转、承办和执行过程中,具有现行效用,不能称其为档案.档案一般是指完成了上述程序,留存、归档、备查的历史文件.因此公文形成是档案工作的初始阶段,要格外重视.规范公文处理,把好公文形成关,是做好档案管理工作的基础.而公文拟制则是公文形成的重要环节.不同单位的公文拟制部门不同,有的单位的公文是由办公室统一拟制的,有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发.由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同,对公文起草工作相关要求的理解存在差异,导致起草的文件质量也就大不一样.因此,一名专门负责公文拟制的人员,平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理,依照有关规定,全面审核,特别是对那些突出表达主题思想的关键字、词、句等要严格把关,发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行协商,尽量将各种问题都解决在核稿阶段,以保证公文的质量及后续形成档案的质量.

(三)做好公文的评估分类.公文形成后,经过一段时间的执行处理,待文件涉及的事务处理完毕,文书人员即可以对公文的保存进行价值评估.根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理,去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁,而是放到别处);将涉及对全局指导性的规章、规则、指示、指令及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来,纳入存档范围,以备以后随时查阅和调用.评估工作对文书人员是个严峻的挑战,它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力,能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档,使所保存的档案既具保存价值又不把琐碎无用的材料混入保存内容,徒增保存成本.而要做好该项工作,可以从以下几个方面进行:1.对档案工作要有正确的认识和敏锐的鉴别能力.要熟练掌握从公文到档案的转化技巧,实现文秘工作和档案工作的交融,要加强档案部门对文件管理的超前控制,保证档案的质量.减少档案部门和公文形成部门繁琐的移交手续,避免重复立卷,使工作流程更加科学化、合理化.2.要有高度的职业责任感.档案工作人员要有较强的职业悟性,要随时将“档案”装在自己的头脑里,要有对历史负责的态度,使档案工作平时化、平常化.因此,务必要按照《档案管理办法》的要求,规范地、科学地、负责任地处理好每一份文件,对每一份文件作出科学的评估,恰如其分地将其纳入归档和保存的范围.3.要不断提高自己的专业素质和综合修养.文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性.在日常工作中,文秘人员要重视档案知识的学习,加强档案意识的培养,常备一些专业书籍,以便需要时查阅.真正做到边工作,边学习,在工作实践中逐步提高自己的理论水平和实际操作能力.在平时工作中,很多档案工作人员兼任秘书工作,这对档案的形成、保管是个有利条件,要充分利用.由于我局成立较早,在整理档案过程中,已经形成了一套较科学的归档方法,具有一定的规律性,文秘人员不应该随意更改.但也要结合本单位的具体发展实际,依照档案管理部门的统一规范和要求,进行科学的创新,不断提高本单位的档案管理水平,尽量做到查找简便、快捷、安全.

(四)做好电子档案的管理工作.目前,在互联网、大数据等新技术的影响下,办公室档案管理已经逐渐脱离了传统的纸质管理方式,电子管理成了办公室档案管理的重要方式,是办公室档案管理方面的一项革命性变革.但与此同时,又面临着信息安全等方面的问题.如何驱弊就利,扬长避短,既发挥电子档案管理的高效、便捷、易于查找,又防范风险使之稳妥可靠呢?笔者认为应从以下几方面着手:1.电子档案收集方面.档案收集、录入是项细致、专业的工作,要从档案的内容、属性多方面进行分析.内容方面:根据内容的重要性来对它们进行保存时间的界定.做好种类、属性、总目录和子目录的划分.电子档案信息存在易丢失的弊端,操作者要熟练掌握相关软件的使用方法、计算机硬件的特性.对保存内容及时备份,对特别重要的保存内容要多机或多硬盘保存(并同时保存原始纸质文本),避免在保存操作过程中因机器硬件故障,或误操作遗失保存内容,造成不可挽回的损失.2.电子档案整理和归纳方面.目前档案的整理与归纳大部分都使用计算机操作,档案的整理与归纳主要以电子文档的方式保存.档案管理的工作人员要有熟练的相关软件操作技巧,基本的电脑硬件知识,丰富的互联网安全知识,确保电子档案的安全,在联网操作时尤其要严防、病毒入侵和信息泄露.3.加强电子档案的保密工作.除了确保系统标准化之外,还要加强电子档案管理的保密工作.档案保密是档案管理的重中之重,要格外重视.信息技术的发展给人们带来极大便利的同时,也给信息的泄密增大了可能.档案保管操作人员要增强保密意识,严防信息泄露,进入有关资料数据库的设置要足够复杂,要指定专人小范围内掌握,并安装正版杀毒软件.不在非工作用机上登录,在满足工作便利的前提下,尽可能不与外网链接,确保档案的安全万无一失.

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此文总结,上文是关于档案管理和办公室和工作方面的相关大学硕士和管理工作本科毕业论文以及相关管理工作论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料。

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