原创《信息化背景下报社文书档案管理》
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【摘 要】在当前报社运营及发展过程中,报社文书档案信息属于十分重要的资源,对报社良好稳定发展具有十分重要的影响,因而对报社文书档案进行科学合理的管理显得十分必要.在现代信息化背景下,为使报社文书档案管理得到更加理想的效果,应当结合信息化时代特点,积极探索现代化管理方式及手段,从而使文书档案管理效率及质量得以提升,为档案资源的更好利用奠定良好的基础.
【关键词】信息化；报社文书档案；管理
现代信息化时代背景下,社会上很多行业及领域均受到信息化影响,在档案资源管理方面同样如此.所以,在当前报社文书档案管理中,以老旧的档案管理方式及模式已经无法满足实际需求,因而在实际管理工作开展过程中,作为文书档案管理人员,应当清楚认识传统档案管理中的不足,且需要结合信息化背景选择科学合理的方法进行文书档案管理,从而使文书档案管理能够取得更加理想的效果,保证更好地利用档案资源.
一、新形势下文书档案信息化管理的重要作用及意义
（一）有利于档案管理工作效率的提升.在传统文书档案管理工作中,通常都是通过人工方式完成相关管理工作,其工作量比较大,并且所花费时间比较多,同时工作效率比较低,与当前社会发展实际需求无法适应.在当前信息技术不断快速发展的大背景下,计算机技术所表现出来的优势也越来越明显,可对比较有价值的一些已完成办理的文件实行实时逻辑归档,而办理完成的纸质文件可实现现行归档,可以“件”为单位实行整理,将以往归档过程中比较繁琐的一些工作取消,可使文书档案资料收集速度及整理工作速度得以加快,从而也就能够使文书档案管理工作效率得以提升.
（二）有利于保证文书档案工作的完整性.在当前文书档案管理工作过程中,信息化技术的应用可构建良好平台,使文件及档案能够实现统一管理,全部流程均通过网络流转,对于各个不同环节均能够进行严格控制,并且其工作实践可通过服务器统一进行记录,对于所有情况均可实行跟踪记录,并且全部修改均有痕迹进行保存,特别是对于全部数据而言,均能够实行严格保存,可实现有据可查.另外,利用信息技术能够对文档管理整个过程实行全程高效管理,在此基础上也就能够让文书档案管理工作的完整性得到较好保障.
（三）有利于实现信息交流及资源共享.在文书档案管理工作中,其最终目的就是对档案信息资源进行利用,从而使档案资源的作用能够得以发挥,因而实现档案信息交流及资源共享也就十分必要.在传统文书档案管理工作中,由于管理形式局限性影响,导致很多优势资源在实际应用过程中未能够实现资源共享,文书档案资源利用率比较低.而在当前信息化背景下,通过对信息技术进行合理应用,可使信息交流及档案资源共享得以较好实现,通过网络可使用户随时随地对档案资源进行查询及利用,并且能够使档案信息传递更加方便,使档案信息资源实现更好的利用.
二、信息化背景下文书档案管理中存在的问题
（一）文书档案信息化利用能力较差.在文书档案管理工作中,对于信息化运用而言,其并非单纯对单位内部文书档案实行信息化管理,而应当应用统一软件实行统一管理.然而,就目前文书档案管理实际情况而言,很多单位对于这一点并未能够重视,在信息化文书档案管理实现之后,未能够定期完善及修改信息化档案,还有些单位由于以往习惯影响仍用纸质档案保存,从而将信息化档案完善工作忽略,导致文书档案信息利用能力降低,对文书档案管理产生不良影响.
（二）文书档案信息化程度较低.在当前文书档案管理工作中,另外比较重要的一个问题就是信息化程度比较低,其体现主要就是未能够使信息化管理的作用得以充分发挥.就目前文书档案管理实际情况来看,很多单位中仍选择纸质档案管理方式,有些企业中虽然进行文书档案信息化处理,然而只是简单扫描,还有些单位甚至将纸质档案直接销毁,导致纸质档案与信息化档案无法实现共同发展,对文书档案管理质量产生不良影响.
（三）完善的配套制度较缺乏.在当前文书档案信息管理中,往往有档案胡乱使用的情况存在,相关配套管理制度比较缺乏,在档案信息实际利用过程中缺乏相关制度指导及理论依据,从而影响档案工作的管理及应用,未能够使档案信息化管理效果充分发挥.
三、信息化背景下报社文书档案管理有效途径及策略
（一）引进完善的信息化管理工具.首先,在当前信息化背景下,为能够实现文书档案的有效管理,应当对信息化管理系统积极开发,与相关单位之间加强合作,并且依据自身单位发展特点制定与自身实际情况相符合的有关管理软件,并且对多功能信息化管理工具进行完善,从而为信息化管理的实现提供硬件支持.其次,在文书档案录入及管理方面应当具备有效查询系统,保证能够对详细目录及全文关键字句进行查询,且应当对修改及完善具体期限进行制定,从而对文书档案内容定期实行修改及完善,保证所有文书档案均能够具有新颖实用性,从而使信息化管理能够发挥作用.再次,可对远程控制及安全系统软件等相关工具进行利用,从而对文书档案使用加强安全管理,从而使信息管理的安全性得以提升,使档案管理质量得到保证.
（二）完善文书档案管理制度.在信息化时代背景下,为能够使文书档案信息化管理得以更好实现,使文书档案管理质量得以提升,还应当对相关管理制度进行完善.在实际管理工作过程中,应当制定相关使用计划,并且应当有步骤地开展管理工作,就长远发展角度而言,在文书档案管理方面需要制定详细计划,从而更好地与社会发展需求相适应.同时,应当构建科学合理的标准管理制度,包括在档案构建之前人员培训制度、职责分配制度及监督管理制度与审核评价制度等内容,还有相关奖惩制度,且需要对这些制度不断进行完善,在各项管理工作实施中进行落实,在此基础上使文书档案管理工作的有效性得到较好保障.另外,在文书信息档案保存、查阅及下载等方面,也应当制定相关制度,并且在员工工作职责中落实,促使文书档案管理信息化能够实现更好发展,提升文书档案工作的质量.
（三）提升档案管理工作人员的水平.在报社文书档案管理工作中,档案管理工作人员素质对档案管理工作的良好实施具有重要影响,因而为了更好地开展档案管理,还应当提升档案管理人员的素质及水平.在实际管理工作中,档案管理部门应当对档案管理工作人员加强培训教育,使档案管理工作人员能够掌握信息技术,从而使其信息技术水平能够得以有效提升,促使工作人员能够更好地利用信息技术开展文书档案信息管理工作,使档案管理信息化得以更好地实现,从而也就能够使文书档案管理水平及质量得以有效提升,促使文书档案管理更好地发展.
四、结语
在现代信息时代大形势下,在各个单位中各种信息资源也逐渐占据越来越重要的地位,并且发挥着越来越重要的作用,因而在报社运营中对文书档案加强管理也就十分必要.在信息化背景下,为能够使文书档案管理得到更好的效果,应当通过有效途径及策略实现档案信息化管理,从而使档案管理水平及质量得以提升,确保档案资源能够得以更好的应用.【参考文献】
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档案管理论文参考资料：
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