原创《用7S管理方法打造优秀办公室现场7S管理模式探析》
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【摘 要】“5S”活动在日本企业中推行得十分广泛, 它相当于我国工厂里开展的文明生产活动.笔者在“5S”的基础上又提出“7S”管理方法,并在某办公室进行了现场推行,建立了管理体系,最终达到提高员工素质、提升企业形象的目的.
【关键词】“7S”；管理；办公室
一、概述
7S是基于现场管理的科学方法,目的是暴露问题、维持良好作业环境、降低成本、提高效益、进而形成全员改进的素养.7个以“S”为开头的词是员工的行为准则,班组成员需要遵循这些准则以创造一个适合精益管理的工作环境.7S包括：整理（Seri）、整顿（Seition）、清洁（Seiketsu）、清扫（Seis）、素养（Shitsuke）、安全（Safety）以及节约（Se）.7S管理能消除生产现场不利因素,达到保障安全生产、提高设备健康水平、降低生产成本、改善生产环境、鼓舞员工士气、塑造企业良好形象的目的.
二、现场7S管理
整理（Seri）,是指区分相关和不相关的材料,对不相关的材料加以处理.在整理活动中,首先要进行全面的现场检查,然后制定合理的准则,将材料区分为相关和不相关,关注的重点放在相关的材料上,减少对不相关的材料投入,并在工作中进行循环整理,形成良好习惯.
例如,实行办公区域定置管理,将办公室划分为不同功能区,分别为办公区、档案资料区、工器具放置区、员工休息区,旨在优化办公环境,提高办公区域的空间利用率.同时在企事业单位中办公室需要经常处理大量文件资料,通过对某办公室2018年上半年业务梳理,初步制定办公室整理准则.把所有收到的文件资料划分为“重要”“普通”“紧急”以及“无关”四类.把工作重点放在“重要”及“紧急”两类,减少对“普通”及“无关”文件的工作量.同时形成来文归类、定期整理的机制,通过不断循环更新形成有序的文件分类.
整顿（Seition）,是指将必需品整齐放置、清晰标识,以最大限度地缩短寻找和放回的时间.在整顿活动中,应明确物品放置地点、存放数量、存放容器、放置方式,并进行明确标识,达到易见、易取、易还的目的.
例如,对“整理”阶段已经分类的材料进行可视化的展现,每天按“紧急”“重要”“普通”“无关”四类将文件资料分别存入对应的“红、橙、黄、绿”四个颜色文件盒,并在文件盒上做好台账的更新入库工作.台账主要包括“文件名、收文日期、责任部门、办理时限、取阅人、取阅时间、归还时间”.每位工作人员都要求做好文件的出入库登记工作,通过可视化的整顿可以大幅减少查找文件的时间,提高办事效率.
清洁（Seiketsu）,是将工作场所内看得见和看不见的地方打扫干净,不仅包括环境的清扫,还包括设备的擦拭与清洁,以及污染发生源的改善.在清扫活动中,工作人员应首先贯彻落实整理、整顿、清扫工作的内容,接着按清扫对象准备清扫工具,然后彻底实施清扫.最后,对清扫中发现的问题进行整改.
例如,制定了物品摆放管理办法,统一摆放与取用标准,确定区域检查人员、责任人员、检查周期、改善时间等,将管理工作常态化,以检查促进习惯的养成.对文件本身、文件盒、文件台账档案进行清洁,通过对文件档案的清洁,可以保持文件不遗漏、资料不破损、台账档案不杂乱,从而提高工作效率.
清扫（Seis）,是指在整理、整顿、清扫之后,将上面3S实施的做法制度化、规范化,维持其成果.在清洁活动中,工作人员应首先贯彻落实整理、整顿、清扫工作的内容,然后推行机构确定各区域责任人,责任人负责相应区域清洁状态的监督检查,并将检查结果反馈,不断完善.
例如,在办公室工作中组建7S管理机构,确定文秘人员作为文件资料的收集初级分类者,部门主管为文件资料审核归档者,部门主任为文件的审批者,部门后勤为文档管理者.通过明确职责相应责任人就主要关注负责业务的执行及监督检查职能,部门内协同能力大幅提升.
素养（Shitsuke）,是指主要是通过宣传和教育,使员工遵守7S规范,提升人员素质、养成良好习惯,使办公室形成良好文化.在素养活动中,办公室首先应该让员工遵守相关规定,提高员工行为规范包括岗位规范、形象规范等内容.7S管理机构可利用周例会的时间向员工深入讲解7S活动推行规则,并采取培训、情景教育等形式加深员工对规则的理解进而提升自身素养.
例如,办公室7S管理机构加大宣传和教育工作,按周组织召开部门例会,在会上对7S管理进行宣贯与培训,也可制作宣传和教育手册,签订岗位责任书等手段不断提升工作人员素质,加深对规则的理解与认同.
安全（Safety）,是指消除安全隐患,预防安全事故,减少安全事件,保障员工的人身安全,维护企事业单位形象,减少安全事故造成的经济损失.为了达到7S中的安全要求,建立安全管理机制,开展安全培训教育,培养员工安全意识,提高员工的安全技能.
例如,办公室内部要加强安全教育培训工作,一方面定期组织开展地震、台风等应急演练.另一方面做好安全保密教育,对涉密内容进行严格管控.还要加强对舆论案例的剖析,提升员工安全责任意识.
节约（Se）,是指通过改善对物品、能源、时间和人力的合理利用,以发挥它们的最大效能,从而消除浪费节约成本.为了达到7S中的节约要求,办公室要加强节约教育、张贴节约标志、提高节约意识；在日常工作中,推行精益化管理方法,实施节约活动,减少现场浪费和运维浪费.
例如,办公室推行节能减排专项行动,采用“合理化建议”及“小改善、小发明”等活动发现办公室的业务过程的浪费环节,采取措施进行消除或减少.同时通过粘贴节能减排宣传画、进行节能先进个人等形式充分调动全员参与积极性实行全员改善.
三、结束语
7S推动初期的效果,主要体现在现场管理水平的提升、员工意识的改进和企业形象的改善上,7S活动对效益的贡献是一个长期的过程.但7个“S”并不是各自独立、互不相关的,他们之间是相互关联、密不可分的.整理是整顿的基础,整顿是整理的巩固和深化；清扫是保持并提升整理、整顿的手段,是对整理整顿的日常检查和持续改善；清洁是保持前3S成果并使之制度化；素养是通过持续推行前4S来培养员工自律精神,使员工养成遵章守纪的好习惯,自觉开展整理、整顿、清扫、清洁活动；安全和节约既是前5S的改善成果,又是前5S的拓展和提升.概括起来说,整理、整顿、清扫是手段,清洁是动力,素养是核心,安全和节约是目标和方向.所以,企业全面推行7S,能够在管理上取得显著成效,不断提高管理水平,有力推动企业可持续发展.
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