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《高职学院人力资源内控建设》

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摘要：2012年12月29日财政部发布《行政事业单位内部控制规范（试行）》,自2014年1月1日起执行,学院高度重视.为进一步提高学院的内部管理水平,规范内部控制,加强风险防控机制建设,保证学院教育教学管理活动合法合规,有效防范舞弊和预防腐败,提高管理的效率和效果.学院于2013年3月成立了由学院领导班子成员全体参与的内部控制体系建设领导小组和由院长担任组长的学院内部控制体系建设工作小组.学院根据自身发展和管理需要,同时开展了组织管理、人事管理、财务管理、教学管理等全面内部控制体系建设.人事处围绕学院内部控制体系总体目标,对现状进行梳理、诊断、整改、完善,进一步提高管理水平.2013年11月5日,学院内控工作组在外聘咨询公司的帮助下,经过了内部控制体系建设的顶层设计、全面访谈、阶段培训、流程梳理、问题研讨、总结归纳等工作程序,制定完成了《学院内部控制手册（试行版）》.

关键词：高职人力资源内控建设

内部控制,是指学院为实现控制目标,通过制度、实施措施和执行程序,对学院教育教学管理活动的风险进行防范和管控.

内部控制的目标主要包括：合理保证学院教育教学管理活动合法合规、资产安全和有效使用、财务信息真实完整,有效防范舞弊和预防腐败,提高管理的效率和效果.

一、人事处按照《学院内部控制管理办法（试行）》,进行人力资源内控建设

根据学院的发展和实际工作的需要,对人事处规章制度进行梳理,优化业务流程,提高效率.按照三层级流程划分原则,一级流程以管理职能划分为人力资源管理.在一级流程的基础上,二级流程按照业务管理条线划分,人力资源管理可以划分为人力资源规划、员工招聘、员工关系管理、薪酬绩效及员工发展与培训等.在二级流程的基础上,流程进一步划分到具体的业务单元,人力资源规划分为人力资源规划制定流程；员工招聘分为招聘计划制定与审批流程、内部聘任流程-教职工、社会招聘流程；员工关系管理分为劳动（聘用）合同签订流程、员工入职管理流程、员工离职流程、辞退员工流程；薪酬绩效分为工资调整流程、工资核算与发放流程、员工加班申请流程、教职工考评工作流程、考勤管理流程；员工发展与培训分为教职工继续教育管理流程、教师职称评定流程、新教师培训流程.

二、人事处内部控制自我评价

（一）内部控制自我评价工作的依据：国家财政部2012年发布的《行政事业单位内部控制规范（试行）》、国家五部委2008年发布的《企业内部控制基本规范》及2010年发布的《企业内部控制评价指引》；《信息学院内部控制手册》；以学院实际管理现状及核心业务流程为基础,突出高风险领域和内部控制重要环节.

（二）本次被纳入评价范围的核心流程为内部聘任流程-教职工、工资核算与发放流程、员工加班申请流程.

针对被抽查的3个流程进行了内控测试.由审计处牵头,咨询顾问配合,抽取了2015年1-10月发生流程所产生的表单、审批表、报告等流程痕迹（抽样率50%以上）,主要查看是否有流程步骤跳跃或缺失现象、是否按顺序签字、笔迹是否同一人、是否有流程表单缺失、表单设计是否与流程匹配、流程图是否与实际情况一致、相关制度是否符合内控要求及实际业务等等.一旦发现缺陷,及时进行了缺陷记录并填写《缺陷汇总及改进计划表-业务流程层面》.

（三）内控缺陷及改进建议.本次内控自我评价发现业务流程层面一般缺陷发现9个,主要反映出人事处在内部管理上存在如下不足：

1、人力资源管理工作还需加强.建议人事处进一步明确职责分工,建立长效培训机制,编制《员工手册》；

2、部分表单、签批文件发现缺漏签字、未按顺序签字、应盖章未盖章、未标明日期等现象.建议在日常工作中规范内部管理,严格执行业务流程.

三、与时俱进,根据人事处工作内容的变化,进一步加强内控建设

学院由三个中专校合并成高职学院后,学院的快速发展,《干部档案工作条例》的规定,每管理一千人的档案配备一名专职干部,保证人事档案工作专人专事.新设专人专职的人事档案管理干事岗位迫在眉睫,2016年在新一轮学院聘任中增加了人事档案管理干事岗位.但是人事档案管理制度不健全,学院按照上级单位内部控制体系建设文件要求,编制了《学院内部控制手册》,作为学院建立、执行及维护内部控制体系的指导性文件.《学院内部控制手册》中涉及人事处工作的流程有：人力资源规划制定流程、招聘计划制定与审批流程、内部聘任流程-教职工、劳动（聘用）合同签订流程、工资核算与发放流程、考勤管理流程、教师职称评定流程等16个流程,而没有一个干部人事档案方面的流程.人事处工作流程是不完善的.学院人事处的《人事文档管理工作规程》,适用于学院人事工作档案的建立、保管,以及学院教职工对人事资料及政策法规文件的查阅等活动.有关干部人事档案方面的制度规程没有建立,日常工作中仅有《人事档案查阅审批表》在实际使用.根据人事处工作内容的变化,与时俱进,进一步完善人事处工作流程,进一步加强内控建设.如：建立干部人事档案专项审核工作制度,健全人事档案工作制度,严格执行.干部人事档案审核工作组负责制定《干部人事档案专项审核工作流程》,包括：1、准备阶段：制定工作方案、明确审核人员、审核人员培训.2、审核登记阶段：个人填报、档案出入库、审核登记（初审环节、复审环节）、审核的具体内容（三龄两历一身份等8项）.3、调查认定阶段.4、问题处理阶段.5、验收归档阶段.6、检查总结阶段.可以参考干部人事档案专项审核工作流程图：

参考文献

[1]李三喜徐荣才《全面解析企业内部控制》中国市场出版社2010年6月

[2]企业内部控制编审委员会《企业内部控制基本规范及配套指引》立信会计出版社2012年4月

[3]《干部档案工作条例》

[4] 财政部发布《行政事业单位内部控制规范（试行）》2012年12月

人力资源论文参考资料：