原创《从电子档案的优劣势其管理的特殊性》
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【摘 要】电子档案是时展的产物,它有着纸质档案无法超越的先进性,但它的劣势也比较凸显,对电子档案管理要扬其长避其短,才能有效利用其优势并规避不利的管理风险,电子档案管理具有的特殊性是现公面临的新挑战.
【关键词】电子档案；档案管理；保管利用；安全保密
档案是国家机关、企事业单位、社会团体或者个人在其活动中形成的各种具有保存价值的原始记录.随着信息化技术水平的日新月异、OA等流程性管理软件、多媒体技术、数字化存储技术在日常办公中的普及应用,网络化、数字化、无纸化办公使得单位在生产经营活动中形成的绝大多数文件资料以电子化形式存在,电子档案发挥着越来越重要的作用,甚至有超越传统纸质档案的趋势.所以电子档案管理俨然成了现公管理中的新课题、新挑战,电子档案是信息科技发展的必然趋势.
一、档案电子化管理较之传统档案管理的优势
（一）电子档案更具共享性.传统的纸质档案是一种“有形的信息资源”,一般都是孤本原件保存,并且不主张原件借阅,原则上以复印件或副本借用优先,而且需要控制复印数量及范围,所以在有限的数量下,传统纸质档案的共享利用只能在较小的“空间”范围内进行.但是电子档案就不再受“孤本”的限制,电子档案在虚拟的计算机环境下,成为了“无形的信息资源”,打破了纸质文件“有形”限制,同一份文件可以实现在同一时间、不同地方被多个需求者以多种方式利用,这便是它所具有的共享性.
（二）电子档案利用更便捷性.电子档案以数字化形式存在,这一存在形式决定了电子档案可以更快捷方便地被分类整理、汇总统计、检索利用.而且利用方式更简便,借助一定的信息化处理技术,能实现全文检索,大大提高文件检索利用的效率.在档案专题性编研方面,电子档案更便于精准查找,有利于提高信息汇总的涵盖面和准确性.
（三）电子档案更低碳环保.电子档案的形成、保管、利用都依托计算机网络环境,降低了大量的纸张使用和消耗.特别是在利用环节,纸质文件的利用都是一次性的,但是电子档案就可以无损耗地重复利用,更低碳环保.档案工作者在整理立卷归档工作中,也可以省去很大的精力在拆钉、整理、装订、搬运、装盒、排架等繁重的体力劳动上,档案管理工作变得更经济高效.电子档案是纸质文件的缩微保存形式,大量节约了库房存储空间,降低了库房占用率.
（四）电子档案更利于档案原件保护.电子档案的利用是无损耗的利用,就是说电子档案的重复利用不会使得其原件产生损耗、老化的现象,正常的复制、打印操作是不会影响到原件使用寿命的.而纸质文件则不同,随着利用次数的增多,其纸质载体还有上面的内容信息都会遭受损耗,甚至发生纸张残缺、破损、字迹模糊、篡改等利用风险.所以,如果将纸质档案转变为数字化电子档案后,通过电子档案实现档案利用会更加安全.特别是对历史久远的、孤本的、珍贵的档案材料,电子化处理后无疑是对其更好的保护,更防止了档案原件被篡改的可能.
二、电子档案存在的劣势
（一）电子档案在其形成、保管、利用过程中必须要有软硬件设备的支持.电子档案的形成、读取必须在计算机系统或相应的办公设备及相应的操作软件支持下才能实现,对设备、系统、软件具有很强的依赖性.
（二）电子档案原始信息的易改性.档案的本质就是其原始性,但因电子档案在利用过程中修改、复制的便捷性,而且不容易留下痕迹,技术上难以防伪的特性,其原始性很难保证.保存过程中,如果遇到计算机中毒及设备故障,电子档案信息内容容易被破坏,电子档案在库房保管时也会无意或有意的受到损坏,保存电子档案的U盘、光盘、磁盘一旦受到外界强磁干扰,或因存储库房的温湿度的变化,都会导致档案内容的丢失和损坏,被破坏后不易修复或者修复成本很高.
（三）电子档案对安全保密的技术要求相当高.电子档案对电子设备、计算机网络的依懒性、以及复制的便捷性,使得电子档案的利用很不易于其安全保密,因此在其安全保密上的技术防范要求较高.
三、电子档案管理的特殊性
（一）收集方面.电子档案需要依托计算机及网络设备、信息技术软件支持,方得以形成、呈现和被利用,所以不同技术条件下形成的电子档案在收集时有特殊要求：对于没有纸质载体承载的、在信息技术环境下直接形成的电子档案,如：动态图像、音频文件、多媒体文件等,由于其信息的读取对软硬件设备的依赖性以及其内容的非直读性,决定了电子档案的收集不是纯粹的、孤立的收集,其生成的环境数据、匹配软件、属性标识、数据参数等信息必须与电子档案本身一并收集,因为它们是解读电子档案原始性的依据,它们记录了电子档案形成的过程,它们能保证电子档案本身的真实性.一旦电子档案信息读取环境发生变化,会导致信息内容无法被读取,所以软硬件或系统更新时,相关被更新的环境数据、版本、参数等须与电子档案同步更新备份.对于通过一定的设施设备由纸质档案转化而成的电子档案,则要与原本纸质档案之间建立准确的关联标识,注明转化的格式属性.
（二）移交方面.电子档案的移交方式既可以实体移交、也可以通过信息技术实现虚拟移交.要实现电子档案的实体移交,则需要先把电子信息内容转载到特殊载体上,如：光盘、U盘、移动硬盘、录音/像带等,移交清单上明确好制作日期时间、容量、制作单位、格式等项目内容.电子档案的虚拟移交,其实就是对其进行逻辑收集,它们的物理存储位置有可能未发生改变.但是这种移交方式需要有较高的技术支持来实现逻辑或者物理上的数据迁移,而且在移交流程中要运用数字签名技术,来确保流程的真实性.
（三）归档整理方面.电子档案的信息处理具有灵活性,这给电子档案整理归档带来了很大的便捷度,大量减少了档案工作人员的体力劳动,加快了整理归档的速度.电子档案归档要同纸质档案分类方式保持一致,电子档案还可根据内容形式进行分类标识,如分成数表类、图形类、图像类、影像类等.由于电子档案数据移动调整性强,所以可以实现实时归档整理.
（四）保管方面.电子档案形成过程的标识性信息能确保它的原始性和真实性,所以需要一并保存,在保管过程中要对电子档案信息做好仿写只读、多套异地备份的措施,按照八防要求管理,特别是做好防磁工作,调节好温湿度,防止载体受潮变形.定期对电子档案读取设备、软件的更新情况进行检查登记,定期对电子档案进行副本制作更新存储介质.
（五）在利用方面.电子档案的信息和载体是可以分离的,所以在利用的过程中要保证其载体与信息双安全.电子档案利用方式比较多样,其本身的不足对利用过程管理提出了更高的要求.电子档案查询系统要有稳定的技术环境支持和物理存储空间；严格设置查询权限；登陆账号分配要做到实名登记制；电子档案须有防复制的技术功能加以保护；管理系统后台留存管理日志,记录所有账号每次的登陆记录；电子档案载体借用只能是备份件借用,并做好只读设置,防止内容被篡改,且务必办妥借阅手续.
总之,电子档案是信息化发展的产物,虽有先进性,但其劣势也明显,电子档案的管理,不论对技术要求还是对人员综合能力要求上都远高于纸质档案.电子与纸质档案各具优势,二者都是档案管理工作中不可分割的部分,相辅相成,互为补充,才更能确保档案信息齐全完整安全.
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电子档案论文参考资料：
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